Od początku sierpnia można już korzystać z e-faktur. dla firm oznacza to oszczędności i wygodę, ale także konieczność zaopatrzenia się w bezpieczny podpis elektroniczny

W krajach Unii Europejskiej przepisy dotyczące faktur elektronicznych są zróżnicowane i często bardziej liberalne niż w Polsce. Popularne jest korzystanie z technologii EDI (Electronic Data Interface), która nie narzuca regulacji. Polskie rozporządzenie jest bardziej restrykcyjne, pozostawia mniejszą swobodę, a w dodatku rozróżnia pojęcia faktury papierowej i elektronicznej, czego nie ma w dyrektywach. W Polsce ustawa weszła w życie ponad dwa i pól roku temu, ale Ministerstwo Finansów dopiero niedawno wydało przepisy wykonawcze. Na wystawienie i przesyłanie faktury w wersji elektronicznej trzeba mieć pisemną zgodę odbiorcy. Faktura musi być też opatrzona tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym, uznawanym (na mocy ustawy z 2001 r.) za równoważny podpisowi odręcznemu. Można także przesyłać faktury w ramach działającej już od dawna elektronicznej wymiany danych w technologii EDI.

"Proces adaptacji i dostosowywania się firm potrwa kilka tygodni lub miesięcy. Nowe rozwiązanie na razie nie zrewolucjonizuje naszej pracy, ale będzie na pewno cennym ułatwieniem. Nasza firma jako innowacyjna przyjmuje faktury elektroniczne" - mówi Tomasz Wieczorkowski, dyrektor generalny sektora administracji publicznej w Infovide. Niektórzy eksperci obawiają się, że konieczność stosowania bezpiecznego podpisu, który jest znacznie droższy od zwykłego, zniechęci wiele firm i e-faktura nie upowszechni się szybko. Do końca ubiegłego roku w Polsce wydano zaledwie 5 tys. kwalifikowanych certyfikatów. "Zainteresowanie bezpiecznym podpisem elektronicznym ostatnio wzrosło. Firmy głównie pytają, czym jest taki certyfikat.

Upowszechnienie faktur elektronicznych może okazać się procesem długotrwałym, ponieważ będzie wymagało od przedsiębiorstw zmian organizacyjnych" - uważa Przemysław Rawa, specjalista w Krajowej Izbie Rozliczeniowej. "W Polsce wciąż jesteśmy przywiązani do papieru i zwykłych faktur. Przedsiębiorcy chyba jeszcze nie do końca wierzą elektronicznym ułatwieniom. Ale będą musieli się do nich przekonać, bo za dwa lata wszyscy rozliczający się elektronicznie z ZUS będą zobligowani do korzystania z takiego podpisu" - twierdzi Tomasz Wieczorkowski.

Ile kosztuje faktura

Bezpieczny podpis wydają w naszym kraju jedynie cztery podmioty: Krajowa Izba Rozliczeniowa, Unizeto, Państwowa Wytwórnia Papierów Wartościowych i TP Internet. Podpis przypisany jest do osoby, nie do firmy, więc przedsiębiorstwa najczęściej kupują dwa-trzy certyfikaty. Cena kompletnego zestawu służącego do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego to 300-500 zł (12-20 zł miesięcznie). Po upływie dwuletniego okresu ważności certyfikatu dalsze korzystanie z podpisu kosztuje ok. 150-200 zł (6-8 zł miesięcznie). Nie są to wielkie kwoty, zwłaszcza że korzystanie z e-faktur może przynieść firmie znaczące oszczędności. "Firma, która wystawia miesięcznie 2 tys. faktur (pracują przy tym dwie osoby plus koszt kopert, papieru, tonera do drukarki, znaczków pocztowych), w ciągu roku wydaje na faktury 127 tys. zł. elektroniczne kosztowałyby ją zaledwie 10 tys. zł rocznie (12,6 razy taniej). W firmie wystawiającej tysiąc faktur miesięcznie koszty wystawiania tych dokumentów w wersji elektronicznej spadłyby 10,6 razy, a w firmie wystawiającej 500 faktur - 8,5 razy" - wylicza Janusz Kurowski, dyrektor finansowy Macro-Softu. Obsługa faktury elektronicznej jest prosta i nie wymaga szkolenia księgowych.

Prawo bez zmian

W aspekcie prawnym elektroniczna faktura zmienia niewiele. Skutki jej wystawienia oraz otrzymania są takie same jak w przypadku faktury papierowej. Rozporządzenie nie podaje jednak definicji daty, firmy będą więc prawdopodobnie przyjmowały za datę wystawienia dzień, w którym e-fakturę sporządzono, a za datę otrzymania - moment zapoznania się odbiorcy z jej treścią lub moment, w którym dotarła do jego skrzynki e-mailowej. Sprzedawca, który pozyskał od nabywcy zgodę na otrzymywanie e-faktur, mimo wszystko ma prawo do wyboru między dokumentem papierowym a elektronicznym. Warto pamiętać, że jeśli wystawca prześle fakturę w formie elektronicznej, ewentualną fakturę korygującą lub duplikat również musi przesłać w tej formie. Firmy, które chcą wystawiać elektroniczne faktury przed końcem br., muszą złożyć pisemne zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego, a jeśli w grę wchodzi także podatek akcyzowy - do naczelnika urzędu celnego. Jeśli stosują EDI, powinny również określić rodzaj używanego standardu.