Efektywność pod nadzorem mierników

Dane mogą być tworzone i zbierane przez wyznaczoną osobę, na przykład z użyciem wypełnianych formularzy. Mogą to być automatyczne instrumenty, mogą to być również programy lub bazy danych. Jeśli chodzi natomiast o częstotliwość, to zbieranie danych źródłowych i obliczanie wartości miernika różnią się między sobą. Ogólnie, dane źródłowe są zbierane z większą częstotliwością.

Odpowiedzialność

W ostatnim etapie określane są osoby odpowiedzialne, zaangażowane w proces mierzenia. Należy w szczególności określić:

  • Kto będzie zbierać dane?

  • Kto będzie obliczać rzeczywiste wartości miernika?

  • Kto będzie porównywać wartość rzeczywistą z zaplanowanym celem?

  • Kto będzie podejmować decyzje co do niezbędnych dalszych działań?

  • Kto będzie wprowadzać owe decyzje w życie?

    W szczególnym przypadku całą odpowiedzialność może na siebie wziąć jedna osoba, co ułatwia wykorzystanie technologii informatycznych do zbierania i przetwarzania danych. Może to być jednak silna grupa, złożona z wielu osób.

    W każdym razie najważniejsza jest rola decydenta, uzbrojonego w odpowiednią władzę. Rola ta jest niezbędna wówczas, gdy trzeba podjąć decyzje odnośnie:

  • sposobów skorygowania przebiegu procesu, wykazującego odchylenie od normy

  • sposobów dalszego doskonalenia procesu, którego cel nie został jeszcze osiągnięty.

    W dalszej kolejności muszą być wdrożone mechanizmy przetwarzania danych. Może to dotyczyć opracowania i wprowadzenia nowego formularza, stworzenia bazy danych lub nowego programu. Później zaczyna działać cykl zbierania danych, mierzenia i oceny.

    Dane źródłowe przetwarzane są z ustaloną częstotliwością w wartości mierników. Wartości te są analizowane i porównywane z zaplanowanymi.

    Jeżeli potrzebne są działania korekcyjne lub doskonalące, podejmowane są odpowiednie decyzje, po czym zmiany w ramach procesu wprowadzane są w życie. Cykl zamyka ocena celów w świetle dotychczasowych rezultatów. Jeżeli ich zmiany są potrzebne, następuje powrót do trzeciego etapu projektowego i kontynuacja cyklu z nowymi planowymi wartościami mierników.