CIO: Czy w tym przypadku również można zastosować ogólne zasady komunikacji, czy można wesprzeć się konkretnymi przykładami lub ćwiczeniami, które usprawnią cały proces?

I.J.: Szkolenia są istotną częścią całego procesu. Powinny jednak zostać dopasowane do stopnia zaawansowania komunikacyjnego odbiorców. Pracownikom działów IT polecam przede wszystkim rozwijanie umiejętności przekładania języka technicznego na język biznesowy. Każdy komunikat da się przekazać w taki sposób, aby zrozumiał go przeciętny odbiorca. W tym celu jednak należy zmienić podejście. Jeśli będziemy traktować użytkownika jako zło konieczne, będziemy w komunikacji z nim używać żargonu technicznego. Kiedy jednak przestanie być dla nas petentem, a stanie się współpracownikiem, z którym chcemy się porozumieć, będziemy w stanie przełamać bariery i komunikować się w sposób zrozumiały. Takie pozytywne nastawienie może być stymulowane poprzez systemowe rozwiązania. Warto np. ocenę usług wewnętrznych świadczonych przez dział IT włączyć do cyklicznego badania opinii pracowników. Budowanie zaangażowania całej firmy w projekty informatyczne będzie wówczas jednym z elementów pracy specjalistów IT.

Zobacz również:

• Ruszyły testy satelitów Starlink działających w trybie „direct-to-cell”
• Z tych powodów wiadomości SMS powinny przejść na emeryturę
• 9 cech wielkich liderów IT

CIO: Wielu szefów działów ma świadomość, że warto aktywnie działać na rzecz poprawy efektywności swoich rozmów, swojej komunikacji. Jak sami możemy stać się bardziej komunikatywni dla swoich współpracowników?

I.J.: Zazwyczaj problem tkwi w braku świadomości, że nasza komunikacja wymaga poprawy. Dlatego najskuteczniejszą metodą, którą wszystkim polecam, jest prośba o feedback. Warto pytać osoby z naszego otoczenia - kolegów z pracy, przełożonych czy znajomych - jak wygląda nasz sposób komunikowania. Wystarczą trzy proste pytania: "Czy wyrażam się w sposób zrozumiały?", "Co utrudnia zrozumienie mnie?" i "Co mogłoby pomóc?" Wiedza na temat własnych ograniczeń jest niezbędna, aby rozpocząć proces poprawy i odpowiednio dobrać działania rozwojowe. Czasami wystarczy przełamać lęk przed podjęciem procesu komunikacji. W innych przypadkach pomocny jest coaching.

CIO: Podsumowując, jakie są zalety efektywnej komunikacji w firmach? Czy można wyróżnić branże, w których ma ona największą wagę?

I.J.: Efektywna komunikacja pomaga firmie zmierzać w kierunku wspólnego celu. Jeśli wszyscy pracownicy rozumieją się między sobą i mają świadomość celu, łatwiej jest go zrealizować. W całym tym procesie rola IT jest istotna. Polega na wypracowaniu rozwiązań, które pomogą usprawnić procesy biznesowe. Ma to znaczenie w każdej branży. Trudno bowiem wyobrazić sobie dziś firmę, która potrafi obyć się bez narzędzi IT.

Przewagę w pokonywaniu barier komunikacyjnych mogą mieć firmy, które specjalizują się w sprzedaży usług lub produktów informatycznych. Z uwagi na ich wąską specjalizację i jednorodność przepływ informacji pomiędzy działem IT a pozostałymi departamentami może być w ich przypadku ułatwiony.