Na kanwie dyskusji, do której wszyscy obecni obiecali wrócić oraz nadać jej możliwie szeroki rozgłos, publikujemy dwie opinie. Zaproszenie do skomentowania tematu przyjęła Małgorzata Korycka-Purchała, która uczestniczyła w dyskusji. Ponadto obszernej odpowiedzi na zadane pytanie udzielił Marek Kowalczyk (tekst "Czym jest projekt). Liczymy, że to początek szerszej debaty.

Zapraszamy do dyskusji!

Projekt: nie stosować pochopnie

Projekty to przedsięwzięcia jednorazowe, niepowtarzalne, złożone. W zasadzie wiele naszych aktywności, nawet z życia codziennego, ma cechy projektu. Czy jednak za każdym razem warto wytaczać całą machinę biurokratyczną towarzyszącą metodykom zarządzania projektami? Wydaje się, że dobrze zdefiniowana struktura organizacyjna przedsiębiorstwa, z dokładnie określonym zakresem kompetencji i odpowiedzialności, a także procedurami budżetowania i mechanizmem korzystania z przydzielonych środków finansowych, pozwala na wypełnianie większości celów biznesowych bez konieczności powoływania kosztownych struktur projektowych. Zatwierdzenie projektu wiąże się z oddelegowywaniem pracowników, zatrudnianiem kierowników projektów, a w sytuacji powoływania dużej liczby projektów koniecznością zarządzania portfolio projektów, co implikuje kolejny narzut administracyjny. W konsekwencji menedżerowie komórek organizacyjnych tracą pracowników oddelegowanych do projektów przy jednoczesnym dotychczasowym obciążeniu zadaniami.

W ostatnich latach w dużej instytucji finansowej została zbudowana i wdrożona korporacyjna hurtownia danych w ramach powołanych struktur organizacyjnych odpowiedzialnych za zarządzanie informacją. Hurtownia powstała jako narzędzie do realizacji zadań biznesowych, a więc dostarczania organizacji informacji niezbędnych do prowadzenia biznesu. Przedsięwzięcie to nie było realizowane w formalnej strukturze projektowej.

Powoływanie kolejnych projektów niejednokrotnie jest powodowane chęcią dodania przedsięwzięciu splendoru, zaspokojenia ego kierownika lub sponsora, pozyskania dodatkowych zasobów ludzkich, a także zdobycia budżetu, którego nie przewidziano w procesie planowania.

Oczywiście, bywają ogromne projekty, obejmujące swoim zasięgiem całą firmę, takie jak: zmiany organizacyjne dotyczące korporacji, centralizacja lub wymiana głównego systemu informatycznego, które trudno przeprowadzić bez pełnego zastosowania metodyki projektowej. Zarządzanie projektowe wpisane jest również w specyfikę niektórych firm konsaltingowych.

Wydaje się jednak, że bezkrytyczne nałożenie macierzowe projektów na tradycyjną sztywną strukturę organizacyjną niepotrzebnie komplikuje zarządzanie w firmie.

Małgorzata Korycka-Purchała