Zastosowanie ABC/M wymaga opracowania mapy, która ukazuje przepływ kosztów w organizacji i rozliczenia kosztów zasobów na działania oraz w drugim etapie na koszty obiektów kosztowych. Podstawę modelu ABC/M organizacji stanowią zatem zwykle trzy moduły: moduł zasobów, moduł działań oraz moduł obiektów kosztowych.

Tworząc model, definiuje się zasoby, opracowuje listę działań i ich hierarchię, definiuje obiekty kosztowe, nośniki kosztów zasobów i nośniki kosztów działań. Następnie opracowuje się sieć powiązań między zasobami, działaniami i obiektami kosztowymi, tworząc w ten sposób model przepływu kosztów w organizacji. Kolejnym krokiem jest zasilenie modelu w dane o kosztach zasobów oraz w dane o wielkościach zdefiniowanych nośników kosztów. Standardowe przeliczenie modelu dostarcza informacji o kosztach działań i kosztach obiektów kosztowych.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

W stadium budowy modelu ABC/M dla organizacji gospodarczej należy w szczególności:

1. zdefiniować obiekty kosztowe

2. zidentyfikować działania i procesy

3. zidentyfikować zasoby (ich koszty)

4. zdefiniować mapę przepływu kosztów

5. zdefiniować nośniki kosztów (zasobów i działań)

6. określić wartości nośników kosztów zasobów, które są stałe

7. określić praktyczne miary wielkości przerobu działań

8. zdefiniować komputerowy model ABC/M

9. zdefiniować i wykonać zasilenia modelu ABC/M.

Kolejność definiowania poszczególnych elementów modelu winna być odwrotna w stosunku do kierunku późniejszego rozliczania kosztów, tj. rozliczania kosztów zasobów na czynności, a następnie na obiekty kosztów. Budowę modelu ABC/M należy rozpocząć zatem od zdefiniowania obiektów kosztów, dla których będziemy chcieli kalkulować koszty i przeprowadzać analizy rentowności. Od tego, jakie obiekty kosztów wyróżnimy (produkty i usługi, grupy produktów i usług, klienci, grupy klientów, dostawcy, kanały dystrybucji itp.), będzie zależało, w jaki sposób zostaną połączone w działania i procesy, zidentyfikowane czynności, konieczne do wytworzenia i dostarczenia klientom produktów i usług. Z jednej strony definicja procesów i działań wynika bowiem ze zidentyfikowanych czynności, z drugiej jednak musi uwzględniać obiekty kosztowe, dla których czynności te są wykonywane.

Pierwsza część mapy przepływu kosztów, która ukazuje przepływ kosztów od zasobów do czynności, a także definicja nośników kosztów zasobów zależy w ogromnej mierze od ewidencji kosztów w księdze głównej systemu finansowo-księgowego. Dane dokumentujące zdarzenia gospodarcze są gromadzone w księdze głównej na wielu kontach księgowych, w tym na kontach kosztów. W zależności od skali prowadzonej działalności, możliwości i ograniczeń stosowanych systemów informatycznych, zaszłości historycznych oraz zgłaszanych przez zarząd firmy potrzeb analityczna ewidencja kosztów jest mniej lub bardziej rozbudowana. Prowadzona jest ona w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami w ujęciu rodzajowym lub kalkulacyjnym. Układy te mogą uwzględniać szczegółowość na poziomie kosztów rodzajowych, miejsc powstawania kosztów oraz nośników kosztów w postaci produktów lub ich grup1. Dzięki identyfikacji przekrojów ewidencyjnych kosztów zasobów będzie można ustalić, jakie konieczne rozliczenia wewnątrz modułu zasobów należy wykonywać oraz jakie ścieżki rozliczeń będą prowadziły od zasobów do poszczególnych działań.

Mapa powiązań

Kluczowym zagadnieniem w modelu ABC/M jest zdefiniowanie mapy przepływu kosztów, która ukazuje podstawowe powiązania między zasobami a działaniami i między działaniami a obiektami kosztów, a także powiązania wewnętrzne w modułach, tj. między zasobami, między działaniami oraz między obiektami kosztowymi (rys. 1). W następnym kroku każdemu elementowi modelu (zasobowi, działaniu i obiektowi kosztowemu, o ile jego koszty są dalej rozliczane) należy przyporządkować nośnik kosztów (klucz rozliczeniowy) stanowiący miarę, według której będą rozliczane jego koszty, na te elementy modelu, do których prowadzą ścieżki powiązań.

W stadium budowy systemu należy też przygotować zbiory danych stałych, które zawierałyby informacje o wartościach nośników kosztów. Jeśli np. dla podziału kosztów wynagrodzeń pracowników działu zaopatrzenia między wykonywane przez nich działania przyjęto procent czasu pracy poświęcany poszczególnym działaniom, to należy ustalić, ile procent kosztów wynagrodzeń przypada na zdefiniowane działania. Jeśli dla rozliczenia kosztów energii cieplnej między poszczególne działy ustalono m2 lub m3, to należy określić, ile z nich przypada na poszczególne działy. Podobnie, aby liczyć koszty działań niewykorzystanych (czyli niewykorzystanych zasobów produkcyjnych), należy ustalić praktyczne miary wielkości przerobu działań. Są to wielkości informujące, że np. zdolność produkcyjna działania "przyjęcie materiałów X" wynosi 1000 sztuk miesięcznie, a "kompletowanie wysyłki" 200 palet. Oba typy wymienionych wyżej danych mają charakter stały, a ewentualne zmiany będą wprowadzane do bazy systemu ABC/M rzadko.

Efekty opisanych wyżej prac należy przełożyć na komputerowy model ABC/M.

Ostatni etap prac w stadium budowy systemu ABC/M obejmuje wykonanie zasileń modelu (rys. 2). Należy ustalić, skąd i w jaki sposób będą dostarczane do modelu ABC dane o:

• kosztach pośrednich zasobów w układzie zasobów, które zdefiniowano w modelu ABC

• kosztach materiałów bezpośrednich, w przekroju produktów zdefiniowanych jako obiekty kosztów w modelu ABC

• przychodach ze sprzedaży w przekroju obiektów kosztów, które zdefiniowano w modelu ABC

• nośnikach kosztów zasobów, które mają charakter zmienny

• nośnikach kosztów działań, czyli rzeczywistych miarach przerobu działań w przekroju zdefiniowanych obiektów kosztów.