Nienaganne źródła danych

Źródła większości danych dla systemu ABC/M stanowią bazy systemów informatycznych, takie jak baza systemu ERP, baza systemu CRM, czy też bazy innych systemów ewidencyjnych, stosowanych w organizacji.

Dla danych, które nie są rejestrowane, należy opracować sposoby mierzenia lub ustalania ich wielkości szacunkowych.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

Dane o rzeczywistych kosztach zasobów pobierane są z reguły z księgi głównej systemu finansowo-księgowego. Jeśli jednak ewidencja analityczna w planie kont w zakresie kosztów jest słabo rozbudowana, to źródła danych dla kosztów płac będzie stanowiła baza systemu płacowego, dla kosztów materiałów pośrednich - baza systemu gospodarki materiałowej, a dla kosztów amortyzacji - baza systemu środków trwałych. Pozostałe koszty zasobów pośrednich winny być pobierane z bazy systemu finansowo-księgowego.

Dane o kosztach materiałów bezpośrednich są potrzebne w przypadku, gdy jednym z celów stosowania systemu ABC/M jest przeprowadzane analiz rentowności produktów. Koszty bezpośrednie nie są rozliczane w modelu ABC, lecz są wprost przyporządkowywane do produktów (tak jak w tradycyjnym rachunku kosztów). Jeśli przedsiębiorstwo wytwarza wiele produktów, to z reguły w planie kont systemu księgowego nie istnieją dla każdego z nich konta analityczne. Szczegółowe informacje o kosztach materiałów bezpośrednich mogą być wtedy pobrane z bazy systemu do rozliczania produkcji (systemu, który rejestruje wydanie materiałów bezpośrednich do produkcji)2.

Analizy rentowności produktów lub innych obiektów kosztowych wymagają dostarczenia danych o przychodach ze sprzedaży w odpowiednich przekrojach. Podobnie jak w przypadku kosztów materiałów bezpośrednich dane takie rzadko kiedy znajdują się w bazie danych systemu finansowo-księgowego i muszą zostać pobrane z bazy systemu sprzedaży lub gospodarki wyrobami gotowymi.

Nośniki kosztów zasobów mają z reguły charakter stały (procent łącznego czasu pracy poświęcany wykonywaniu poszczególnych działań, liczba pracowników wykonujących poszczególne działania, powierzchnia lub kubatura pomieszczeń związana z wykonywaniem poszczególnych działań). Niektóre jednak nośniki mają charakter zmienny, np. liczba godzin poświęcanych wykonywaniu poszczególnych działań, czas pracy urządzeń związany z poszczególnymi działaniami. Jeśli do rozliczania kosztów zasobów wybrano również takie nośniki, to należy ustalić sposoby mierzenia ich wartości i opracować sposoby zasilania modelu ABC.

Drugi etap rozliczania kosztów w metodzie ABC wymaga wprowadzenia do systemu aktualnych wartości dla nośników kosztów działań, czyli wartości rzeczywistych miar wielkości przerobu działań, w przekroju zdefiniowanych obiektów kosztowych. Źródła danych dla przykładowych nośników kosztów działań podano w tabeli 1.

Jak wynika to z tabeli, wiele nośników kosztów działań jest rejestrowanych w bazie systemu transakcyjnego przedsiębiorstwa (np. ERP). Aby załadować bazę systemu ABC/M w aktualne wartości miar przerobu każdego działania dla zdefiniowanych obiektów kosztów, należy jednak wykonać procedury przygotowujące elektroniczne zestawienia tych danych w odpowiednim formacie i eksportujących je do modułu obsługującego model ABC. Dla miar, które nie są rejestrowane w systemie informatycznym, należy opracować sposób ich ewidencji i eksportu do systemu ABC/M. Prostym w obsłudze narzędziem, które można wykorzystać w tym celu, jest arkusz kalkulacyjny.

Eksploatacja systemu ABC/M przebiega w tradycyjnych trzech fazach (rys. 3).

W fazie pierwszej następuje zasilenie modelu w dane o kosztach zasobów, przychodach ze sprzedaży i wartościach nośników. Faza druga polega na przeliczeniu modelu. Trzecia faza to faza prezentacji, która polega na tworzeniu i dystrybucji raportów (tabele, wykresy) oraz przeprowadzaniu różnorodnych analiz i symulacji. Uaktualnianie modeli ABC i raportowanie nowych wyników można wykonywać co tydzień, miesiąc, kwartał, rok lub gdy zachodzi taka potrzeba3. Analizy ABC, związane z zastosowaniami strategicznymi, winny być wykonywane rzadziej niż analizy ABM, które dotyczą pomiarów efektywności działań, czyli mają zastosowanie w bieżącym usprawnianiu procesów.

Przypisy:

1 Jeśli ewidencja księgowa kosztów zapewnia szczegółowość na poziomie produktów lub ich grup, to należy pamiętać, że ustalany na koniec okresu tzw. techniczny koszt wytworzenia został obliczony według metod kalkulacyjnych z tradycyjnego rachunku kosztów pełnych. Informacja ta jest zatem nieprzydatna z punktu widzenia budowy modelu ABC/M.

2 Dane takie mogą być zapisane np. w bazie systemu gospodarki materiałowej (dokumenty RW - rozchodu wewnętrznego) lub systemu zleceniowego (zlecenia produkcyjne).

3 Według badań firmy ABC Technologies, przeprowadzonych na grupie 552 użytkowników oprogramowania do obsługi ABC/M, uaktualnianie modeli i raportowanie nowych wyników wykonuje się najczęściej co kwartał - 40% badanych; comiesięczne raportowanie stosuje 27%, coroczne 18%, cotygodniowe jedynie 2%, a pozostałe 13% organizacji dostarcza nowe raporty wtedy, gdy zachodzi taka potrzeba (M.Nair (2001) Activity-Based Costing: Who's Using It and Why.http://www.bettermanagement.com/library ).