Niektórych dyrektorów finansowych wizyta audytora uspokaja, innym przeszkadza, jeszcze innych utwierdza w przekonaniu, że i tak wiedzą lepiej, co mają w księgach. Wszyscy jednak życzą sobie, by uwzględniał on specyfikę firmy i nie postępował według utartych schematów.

Dyrektorzy finansowi nigdy nie ufają bezkrytycznie temu, co stwierdzą audytorzy i konsultanci. "Poziom firm konsultingowych i audytorskich jest na polskim rynku bardzo zróżnicowany, dlatego też należy być bardzo ostrożnym, podejmując decyzje na podstawie ich sugestii" - mówi Rafał Orawski, dyrektor finansowy BPSC SA.

Według dyrektora finansowego firmy 3M, Krzysztofa Niedziałka, współpraca z zewnętrznymi konsultantami i audytorami powinna bazować na wzajemnym zaufaniu. Szybko jednak dodaje: "Nie oznacza to bezkrytycznego zaufania do opinii prezentowanych przez konsultantów". Dariusz Lewandowski, dyrektor finansowy Premium Foods, przyznaje, że spojrzenie dyrektora finansowego i audytora często się różni, ale - jak mówi - "nie mam jednak wyboru, muszę ufać audytorowi, w przeciwnym razie nie mógłbym go zatrudnić".

Kryteria wyboru

Z zaufania powinno wynikać przestrzeganie zaleceń audytorów. Gros dyrektorów finansowych, z którymi rozmawialiśmy, na pytanie, czy wypełnia rekomendacje audytorów, odpowiedziało: "zasadniczo tak". "Przestrzegamy zaleceń, jeżeli rzeczywiście mogą przynieść oczekiwany skutek i są zgodne z polityką firmy oraz stosowanymi praktykami" - mówi Rafał Orawski. "Doświadczenia renomowanych firm, różnorodność prowadzonych projektów, przekrój branż, w jakich świadczą usługi, to z pewnością bogactwo sprawdzonych pomysłów i rozwiązań, z których mogą skorzystać kolejni ich klienci".

Wybór audytora zależy od wielu czynników. Niektóre firmy zwracają uwagę głównie na koszty: "Decyduje przede wszystkim kryterium finansowe" - mówi Dariusz Lewandowski. "Od dłuższego czasu pracujemy z jedną firmą, do której mamy zaufanie, to ogranicza ryzyko wydostania się informacji na zewnątrz". Inne firmy mają audytorów narzuconych przez zagraniczne centrale. "Jesteśmy spółką amerykańską, mamy korporacyjnie wybranych dwóch audytorów, zewnętrznego i wewnętrznego, pochodzą, z firm z wielkiej czwórki" - mówi Adam Pieniacki, dyrektor ds. finansowych York International. Jeszcze inne przedsiębiorstwa stawiają na otwartość audytora, na gotowość "wgryzienia" się w specyfikę działalności firmy. "Podjęliśmy decyzję o zatrudnieniu właśnie tego audytora, ponieważ był on gotowy szybko przystąpić do kontroli tak specyficznej spółki jak nasza" - tłumaczy Daniel Bogusławski, dyrektor finansowy SodexhoPass. "W tej chwili zna on już bardzo dobrze naszą organizację i nie chcielibyśmy go zmieniać. Co roku audyt przebiega inaczej, poza dziedziną finansową za każdym razem obejmuje też jakiś inny obszar organizacji, np. informatykę czy bezpieczeństwo".

Dla Rafała Orawskiego najważniejsze przy wyborze audytora jest jego doświadczenie i renoma, cena zaś pozostaje na drugim miejscu: "Bardzo ważnym czynnikiem są dla nas doświadczenia innych firm, które w przeszłości współpracowały lub aktualnie współpracują z danym audytorem czy doradcą, bo jak mówi przysłowie, najlepiej uczyć się na cudzych błędach". Podobne podejście jest w 3M. "W takiej firmie jak nasza (część międzynarodowej korporacji - audyt prowadzą firmy obsługujące całą grupę) głównymi kryteriami wyboru są: reputacja, wiedza, doświadczenie oraz profesjonalne podejście do klienta i jego potrzeb" - twierdzi Krzysztof Niedziałek. "Ogromne znaczenie ma jakość świadczonych usług, choć ważne są również oferowane warunki".

Najważniejsi są ludzie

Co sprawia, że dyrektor finansowy zyskuje zaufanie do danej firmy doradczej czy audytorskiej? Odpowiedzieć można krótko: profesjonalizm i talent konsultantów i audytorów, sprawdzona osobiście jakość usług oraz dobre wzajemne relacje.

"W dzisiejszych czasach liczy się już nie tylko bezbłędne wykonanie obowiązków, ale także nietypowe rozwiązania, które mogą przynieść firmie dodatkowe korzyści, przewagę konkurencyjną na rynku, słowem, istotna jest wartość dodana, jaką wnosi audytor" - uważa Rafał Orawski. "Spółki są gotowe zapłacić firmie doradczej dużo wyższe wynagrodzenie, jeśli w zamian otrzymają dodatkowe korzyści".

Dla Krzysztofa Niedziałka najistotniejsza jest terminowość i wysoka jakość świadczonych usług, wynikająca ze zrozumienia potrzeb klienta. Dla Adama Pieniackiego, ważny jest przede wszystkim człowiek: "Istotny jest zakres umowy z audytorem, ale decydują ludzie. Ważna jest wiedza merytoryczna, znajomość przepisów, ale także dociekliwość, chęć poszukiwania realnych problemów w firmie. Audytorzy powinni znaleźć błędy, które my przeoczyliśmy. Ich praca jest dodatkowym zabezpieczeniem naszej działalności". Według niego, negatywne cechy audytorów to: wybiórcze podejście do problemów, działanie według schematów, bez wnikania w specyfikę firmy. Podobne zdanie ma Daniel Bogusławski: "Dobry audytor to taki, który doskonale orientuje się w przepisach i potrafi przekazać swoją wiedzę klientowi oraz dobrze mu doradzić. Słyszymy o firmach audytorskich, które wysyłają do przedsiębiorstw niedoświadczonych pracowników, aby na miejscu uczyli się zawodu. My na szczęście takich doświadczeń nie mamy".

Wielu dyrektorów finansowych uważa, że audytorowi potrzebna jest zarówno twarda wiedza na temat przepisów, jak i orientacja w biznesie. Powinien on umieć znaleźć równowagę między spojrzeniem księgowego a spojrzeniem człowieka biznesu.

Kłopotliwa wizyta

W dobrze zorganizowanej firmie wizyta audytora nie oznacza dezorganizacji, tygodni dodatkowych obowiązków i stresu. "Każda wizyta audytorów wymaga dodatkowego zaangażowania działów finansowo-księgowych, ale nie musi oznaczać dezorganizacji ich pracy" - mówi Krzysztof Niedziałek. "Wiele zależy od właściwego zaplanowania tych prac i merytorycznego przygotowania wszystkich osób uczestniczących w procesie aydytu".

Dariusz Lewandowski kładzie nacisk na współpracę w przygotowaniu wizyty audytora: "Aby zmniejszyć dyskomfort pracy w chwili pojawienia się audytora, najpierw musimy mieć szczegółowy plan jego pracy, wtedy dopiero może on rozpocząć wykonywanie obowiązków. Najpierw otrzymuje komplet informacji, a w ostatniej fazie prowadzimy dyskusję na temat wniosków. Nie ma więc wielkiego zamieszania". Podobne zdanie ma Daniel Bogusławski: "Wszystkie wizyty są ustalane z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, nasz zespół jest do nich przygotowany i przyzwyczajony. Nie dezorganizuje nam to pracy, raczej motywuje do wysiłku. Zresztą bardziej komfortowa jest wizyta audytora niż np. kontroli skarbowej".

Plusy i minusy

Dyrektorzy finansowi bardzo różnie oceniają pracę audytorów. Niektórzy witają ich niemal entuzjastycznie i traktują jak mężów opatrznościowych, inni raczej z obojętnością (tak po prostu musi być), jeszcze inni krytycznie odnoszą się do ich pracy.

"Wizyta audytora uspokaja przede wszystkim właścicieli, ja mam zaufanie do wyników mojej pracy, wiem, co dzieje się w moim dziale, wiem, w którym miejscu znajduje się firma" - podkreśla Dariusz Lewandowski. Bardziej entuzjastycznie do audytów podchodzi natomiast Daniel Bogusławski, firma, w której jest dyrektorem finansowym - SodexhoPass - ma audytora z "wielkiej czwórki". "Zdarza się, że do niektórych kwestii mamy ostrożniejsze podejście od audytora" - przyznaje. "Dyskusje, jakie prowadzimy, są bardzo kształcące, bo ważne jest spojrzenie na firmę z zewnątrz. Mamy zastrzeżenia jedynie do wysokich cen usług audytorskich, ale jest to specyfika tego rynku. Po wizycie audytora jestem spokojniejszy, zyskuję pewność, że wszystko w naszym dziale dobrze funkcjonuje. Do tej pory audytorzy wykryli w naszej firmie kilka błędów poza działem finansowym. Audytor patrzy na przedsiębiorstwo bardziej systemowo, również od strony biznesowej. Dobry doradca powinien wsłuchiwać się w potrzeby organizacji, przestrzegać reguł i przepisów, ale też wykazywać elastyczność wobec potrzeb klientów. Podczas audytu zderzają się dwa spojrzenia na firmę, w efekcie powstają często bardzo ciekawe pomysły".

Adam Pieniacki z kolei uważa, że audytorzy powinni bardziej kompleksowo spojrzeć na firmę: "Dużym wyzwaniem na przykład byłoby włączenie do standardu audytu przeglądu systemu finansowo-księgowego. Gdy pojawiają się różnice zdań, gdy istnieje możliwość różnej interpretacji przepisów, audytorzy niejednokrotnie interpretują je na swoją korzyść, tak aby zminimalizować swoje ryzyko, powołując się przy tym na tzw. najlepszą praktykę. Dostrzegam konflikt interesów między audytorem a badanym podmiotem".