Proces rekrutacji

Dane osoby ubiegającej się o pracę mogą być przetwarzane przez administratora danych osobowych (pracodawcę) na podstawie Kodeksu pracy, art. 22. Przepis wskazuje, że pracodawca ma prawo żądać od aplikującego (oraz pracownika) takich danych osobowych, jak:

1. imię (imiona) i nazwisko;

2. imiona rodziców;

3. data urodzenia;

4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);

5. wykształcenie;

6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Niezależnie od tego pracodawca może żądać od pracownika (w myśl Kp): innych danych osobowych zatrudnionego, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeśli pracownik korzysta ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy; numeru PESEL.

W rozmowie rekrutacyjnej może reprezentować pracodawcę pracownik mający odrębne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wydane przez administratora danych osobowych. Zlecenie usługi firmom zewnętrznym, które przeprowadzają rekrutację za pracodawcę, przedstawiając mu gotowy zbiór danych osobowych, nie zwalnia pracodawcy od odpowiedzialności, gdyż jest on nadal administratorem danych.

Zobacz również:

• Bezpieczeństwo aplikacji zdrowotnych - jak chronić prywatność?
• IBM Security QRadar SIEM pomoże zarządzić globalną strukturą odpowiedzialną za bezpieczeństwo
• 8 błędów strategii danych, których należy unikać

Dane osób, które brały udział w rekrutacji, ale nie zostały zatrudnione, nie powinny być przechowywane przez administratora. Wyjątkiem są firmy rekrutacyjne, które zbierają i przechowują dane, aby mogły zostać wykorzystane w innych procesach rekrutacyjnych.

Monitoring pracowników

W myśl art. 47 i art. 49 Konstytucji RP zawsze obowiązuje prawo do prywatności oraz gwarancja wolności i ochrony komunikowania się. Pracodawca jednak ma prawo do kontroli wykorzystania czasu pracy i jakości pracy każdego zatrudnionego. Monitoring pracowników powinien być przeprowadzony zgodnie z prawem, musi mieć jasne reguły, być proporcjonalny do wyznaczonych celów, a jego zasady powinny być przejrzyste. Pracownicy powinni być o tym wcześniej poinformowani, dobrze jest wpisać informację o monitoringu do regulaminu pracy. Mimo kontroli, zawsze obowiązuje tajemnica korespondencji (art. 23 Kodeksu cywilnego, art. 8 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka, art. 267 Kodeksu karnego i art. 11 Kodeksu pracy); pracodawca ma prawo jedynie do kontroli korespondencji służbowej. Pracodawca może wprowadzić zakaz używania Internetu do celów prywatnych w czasie pracy, może też śledzić czas spędzony przez pracownika na przeglądaniu stron w sieci. Przepisy regulują także inne kwestie dotyczące monitoringu pracowników. Pracodawca nie może sprawdzić trzeźwości zatrudnionego alkomatem, jeśli ten nie wyrazi zgody. Zakazane jest instalowanie kamer w miejscach, w których pracownik ma prawo do prywatności. Zastosowanie poligrafu jest sprzeczne z Konstytucją. W przypadku stosowania testów psychologicznych/kompetencyjnych niezbędne jest wyrażenie przez pracownika pisemnej zgody. Pracodawca może natomiast publikować na stronach internetowych firmy dane pracownika związane z jego życiem zawodowym.

Dokumentacja na żądanie

Zgodnie z art. 94 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia akt osobowych każdego pracownika i przechowywania ich w warunkach, które nie grożą ich uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracownik nie ma prawa do samowolnego usunięcia dokumentów ze swoich akt osobowych albo do odmowy zwrotu pobranej do wglądu dokumentacji. Zatrudnionych, którzy mają dostęp do akt osobowych, obowiązuje tajemnica obejmująca, oprócz danych, sposoby ich zabezpieczania. Po ustaniu stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat. Każdy ma prawo do kontroli przetwarzania danych, które go dotyczą. Jeśli pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie informacji na temat zgromadzonych na jego temat danych, pracodawca musi ich udzielić w ciągu 30 dni. Prawo to przysługuje także byłemu pracownikowi. Powierzenie przetwarzania danych osobowych firmie zewnętrznej nie zwalnia pracodawcy z obowiązków administratora. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do kontroli przetwarzania danych, bycia informowanym, żądania uzupełnienia i sprostowania danych, żądania zaprzestania przetwarzania danych. Pracodawca jest zobowiązany do wydania pracownikom działów kadr upoważnień do przetwarzania danych osobowych (w formie pisemnej, z podaniem zakresu przetwarzania danych). "W przypadku ochrony danych osobowych pracowników powinna obowiązywać zasada: lepiej więcej niż mniej" - uważa mec. Sylwia Puzynowska.