Utrzymanie wysokiego poziomu i powszechnego charakteru edukacji skłania do spojrzenia na uczelnię jako organizację, a może nawet przedsiębiorstwo. Wymaga to z kolei dostosowania jej do współczesnych struktur, funkcji i celów zarządzania. Uczelnia musi posiadać model zarządzania obejmujący trzy obszary aktywności: badań naukowych, dydaktyki i administracji, dostosowany przy tym do realiów prawnych właściwych dla sektora edukacji i nauki. Bez wsparcia informatycznego wyższa szkoła jest dziś skazana na niepowodzenie.

Co to znaczy IT na uczelni?

Procesy administracyjne przebiegają na uczelniach podobnie jak w innych jednostkach gospodarczych. To spowodowało, że historycznie informatyzacja szkół wyższych rozpoczęła się od wdrożeń systemów informatycznych adaptowanych z biznesu, wspomagających właśnie pracę działów kadr i kwestury. W latach 90. pojawiły się firmy oferujące już systemy dla uczelni wyższych. Zaczęły powstawać systemy wspomagające proces edukacyjny. Wdrożenia takie, mające charakter "systemów-wysp", podnosiły sprawność działania w danej jednostce, ale komplikowały przebieg procesów w całej organizacji.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT

Taki stan rzeczy odchodzi w przeszłość, podobnie jak w sektorze komercyjnym. Większość wyższych uczelni na wzór firm decyduje się na wdrożenia systemów klasy ERP, obejmujących swym zasięgiem całą jednostkę i wszystkie procesy, pozwalając na ich integrację. Systemy typu ERP dla uczelni składają się przeważnie z trzech głównych modułów tematycznych: dziekanat, kwestura, kadry i płace. Wspomagają więc nie tylko administrację, ale i proces edukacyjny i w dużo mniejszym stopniu proces naukowo-badawczy.

Moduły edukacyjne to na przykład: kartoteki studenckie, indeksy elektroniczne, plany zajęć, elektroniczna księga dyplomów, różnego rodzaju raporty, elektroniczne dokumenty służące kontaktowaniu się studentów z władzami uczelni. Moduły dla kwestury to typowe moduły finansowo-księgowe obsługujące wszelkie zdarzenia podlegające zasadom ustawy o rachunkowości, uwzględniające jednak specyfikę uczelni. Wspomaganie procesu naukowo-badawczego sprowadza się do pojedynczych procedur i aplikacji raportowych dotyczących rejestrowania prowadzonych badań. W związku z tym, że organizacją badań zajmują się rożne jednostki katedry, sekretariaty kolegiów (wydziałów), działy nauki, koniecznością staje się budowanie platformy wymiany informacji o badaniach. Obecnie wiele danych jest wielokrotnie wprowadzanych do dokumentów. Przetwarzanie odbywa się w oparciu o edytor tekstu a w najlepszym wypadku arkusz kalkulacyjny. Systemy obsługi badań naukowych powinny być częścią systemów zarządzania uczelnią chociażby dlatego że badania tworzą pracownicy uczelni. Dane o pracownikach są zawarte w bazie takiego systemu i nie ma potrzeby powielania ich w oddzielnych systemach zbierających dane o badaniach i publikacjach.

Gdzie jesteśmy?

Czołowe uniwersytety są na etapie wdrażania systemów typu ERP oferowanych przez firmy komercyjne. Istnieje również konsorcjum uczelni wdrażające wspólny system zarządzania uczelnią. Od 2000 r. na Wydziale Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego tworzony i rozwijany jest system USOS (Uniwersytecki System Obsługi Studiów) do obsługi procesu dydaktycznego. Jego zaletą jest to, że do konsorcjum wdrożeniowego zgłosiło się tak wiele uczelni. Trzeba mieć nadzieję, że zaowocuje to kiedyś jednolitymi, wspólnymi bazami danych.