Czas na outsourcing

Kwestie podatkowe

Czas na outsourcing

Pojedyncza największa zarządzana flota (dla jednego klienta) I kwartał 2005 r.

Zależnie od wyboru sposobu finansowania floty samochodowej, różnie wyglądają też kwestie księgowo-podatkowe w firmie. Przy zakupie floty ze środków własnych inwestycję tę można wpisać w koszty w ciągu pięciu lat amortyzacji. Jeśli zaś sprzedamy środek trwały, po tym okresie pojawia się nam dodatkowo zysk, od którego trzeba odprowadzić podatek dochodowy. Przy korzystaniu z kredytu jest podobnie - dodatkowym kosztem uzyskania przychodu mogą być tylko odsetki i inne prowizje bankowe związane z kredytem. Co ważne, można je odpisać od podstawy opodatkowania tylko wtedy, gdy istnieje czytelny związek między sfinansowanym z kredytu wydatkiem a celem osiągnięcia przychodu.

W przypadku leasingu (także FSL) katalog korzyści podatkowych jest zdecydowanie bogatszy. Zgodnie z zapisami w ustawach o podatku dochodowym (PIT i CIT) przedsiębiorca może nawet 2,5 razy szybciej wliczyć w koszty (a więc i obniżyć podstawę opodatkowania) wydatki na zakup środków trwałych, jakimi są auta. Warunkiem jest zawarcie umowy leasingu na czas nie krótszy niż 40% okresu przewidzianego prawem podatkowym na standardową amortyzację. Co więcej, przedsiębiorca może także od razu wliczyć w koszty uzyskania przychodu wszystkie koszty związane z tą umową leasingową, niezależnie od ich wysokości. W efekcie leasingowane auto nie jest amortyzowane przez 60 miesięcy (tak jak w wypadku kredytu i zakupu nowych pojazdów ze środków własnych), ale może być rozliczone w całości nawet w ciągu 2 lat (w przypadku pojazdów używanych okres amortyzacji wynosi 30 miesięcy - przyp. red.).

Ponadto, w przypadku leasingu biorca nie zalicza samochodu do środków trwałych i nie posiada zobowiązań z tytułu kredytu, co znacznie poprawia wskaźniki finansowe oraz bilans.

Inaczej jest przy zwykłym wynajmie. Tutaj koszt stanowi iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki ryczałtowej (lub faktycznego kosztu eksploatacji, jeśli jest niższy - przyp. red.). Pojawia się więc dodatkowy problem związany z ewidencjonowaniem przebiegów. Warto zaznaczyć, że gdy samochody mają duże przebiegi, efekt końcowy jest porównywalny z kosztami leasingu. Wynajem natomiast ma jednak kilka zalet. Umowa najmu nie jest regulowana ustawowo, tak jak leasing, i nie musi być zawarta na okres przynajmniej 2 lat. Poza tym inaczej ujmuje się oba typy umów w bilansie firmy.

Zmiany w zatrudnieniu

Przejście na outsourcing wymaga reorganizacji struktury zatrudnienia w przedsiębiorstwie, co zazwyczaj musi oznaczać redukcję zatrudnienia w dziale zajmującym się obsługą floty. Nie oznacza to jednak, że osoba zarządzająca flotą w firmie (fleet manager) nie będzie potrzebna. Jest to możliwe jedynie w wypadku małych parków samochodowych, gdzie może wystarczyć bezpośredni kontakt między opiekunami klienta w firmie zarządzającej a kierowcami i działem finansowym klienta. Jednak takie sytuacje nie są częste, w dodatku mogą rodzić konflikty między użytkownikami samochodów a pracownikami firmy zarządzającej. Dlatego zazwyczaj menedżer floty jest potrzebny, choć znacznej zmianie ulegają jego obowiązki.

W wypadku skorzystania z outsourcingu zadaniem menedżera floty będzie tworzenie polityki flotowej, czyli optymalizacja liczby samochodów potrzebnych firmie, ustalanie zasad przydziału aut i wyposażenia przysługującego pracownikom zależnie od ich pozycji. Oczywiście do jego obowiązków będzie należał także nadzór nad współpracą z firmą zarządzającą flotą samochodową, negocjacje oraz analiza bieżącego wykorzystania parku samochodowego.

Do realizacji powyższych zadań potrzebny jednak będzie jeden strateg, a nie wieloosobowy zespół zajmujący się żmudnym ewidencjonowaniem setek faktur i dziesiątkami kwestii związanych z utrzymaniem floty.

Wygoda i redukcja kosztów

W porównaniu do tradycyjnych form pozyskiwania samochodów dla firmy (gotówka, kredyt i klasyczny leasing) wprowadzenie outsourcingu floty samochodowej może przynosić roczne oszczędności od 10 nawet do 30% - wynika z badań branżowych i doświadczeń firm oferujących tę usługę. Oczywiście, żadna firma zarządzająca nie zagwarantuje akurat takich oszczędności, a w wyjątkowych wypadkach może się nawet zdarzyć, że w krótkim okresie koszty mogą wzrosnąć. Jednak za otsourcingiem przemawiają korzyści, które trudno przeliczyć na pieniądze - firma skupia się na swej głównej działalności operacyjnej, pracownicy zaś mają pewność, że służbowe auto, od którego może zależeć np. podpisanie bardzo ważnego kontraktu - jest sprawne, umyte i zatankowane. W wypadku korzystania z usług firmy zarządzającej naprawy są znacznie szybsze, a na ich czas uzyskamy natychmiast samochód zastępczy, dochodzenie odszkodowań od ubezpieczyciela staje się mniej uciążliwe, a organizacja i przeprowadzanie zakupów nowych pojazdów mniej stresujące. Jeśli więc nawet okaże się, że uzyskane oszczędności nie sięgną tych 30%, to outsourcing i tak może się opłacać.

Outsourcing floty jest korzystny zarówno dla mniejszych, jak i dla dużych firm. Małe przedsiębiorstwa, posiadające tylko kilka samochodów, nie mają szansy wynegocjować we własnym zakresie korzystnych rabatów w serwisie czy u dostawców części. Z kolei firmy z dużym parkiem aut tracą mnóstwo czasu i pieniędzy na uporządkowanie faktur czy na monitoring związany z serwisem i bieżącymi naprawami.

W wypadku dużych przedsiębiorstw bardzo istotnym argumentem za takim rozwiązaniem jest też możliwość dokładnego planowania kosztów. Właściciel floty uiszcza stałą miesięczną opłatę za leasing, na którą składają się uśrednione wszystkie koszty dotyczące floty. Tym samym ryzyko zmiany poziomu poszczególnych kosztów spoczywa na zewnętrznej firmie zarządzającej, a nie na kliencie. Wysokość miesięcznej opłaty nie jest jednak, tak jak w przypadku kredytu, liczona od całej wartości inwestycji, lecz od różnicy między kosztem netto zakupu a aktualną wartością pojazdu.

Full service leasing - jakie korzyści?

Ograniczenie kosztów - dzięki przyspieszonej amortyzacji i efektom skali osiąganym przez wyspecjalizowaną firmę zarządzającą (niższa cena zakupu pojazdów, ubezpieczeń, serwisu itp.) koszty obsługi floty samochodowej mogą być nawet o 30 proc. niższe.

Planowanie kosztów i zmniejszenie liczby przetwarzanych dokumentów - firma korzystająca z tej usługi dostaje tylko jedną - dwie faktury miesięcznie, obejmujące zarówno koszty wynajmu, jak i obsługi floty samochodowej.

Możliwość skupienia się na podstawowej działalności - decydując się na współpracę z firmą zewnętrzną, nie musimy podejmować setek decyzji związanych z wyborem ubezpieczyciela, serwisu, wymianą floty itp.

Szybsza i prostsza procedura pozyskania samochodów - firma leasingowa nie bada zdolności kredytowej, lecz ocenia ryzyko według kryteriów wiarygodności leasingowej; nie ma więc przeszkód, by z leasingu skorzystać zaraz po zarejestrowaniu firmy lub w sytuacji zachwianej zdolności kredytowej; leasingodawca nie wymaga także zbyt wielu dokumentów, a przy zastosowaniu procedury uproszczonej zadowala się dokumentami rejestracyjnymi firmy.

Poprawa wizerunku firmy - korzystanie z nowej i zadbanej floty, szczególnie jeśli chodzi o samochody służbowe członków zarządu, wyraźnie wpływa na prestiż firmy. Dla niektórych przedsiębiorstw - na przykład z sektora farmaceutycznego lub IT - jest to szczególnie istotny element budowania wizerunku.