Poprzeczka ustawiona została wysoko. "Wyzwaniem była różnorodność środowiska oprogramowania. Odmienne aplikacje i systemy stosowano zależnie od kraju, w którym operuje dana marka i typ restauracji" - mówi Przemysław Poppe. AmRest działa bowiem jednocześnie w segmencie restauracyjnym casual dining (lokale z obsługą kelnerska) oraz QSR (Quick Service Restaurants, czyli fastfoody), reprezentując takie marki, jak KFC, Pizza Hut, Rodeo Drive, Burger King, Starbucks, freshpoint, Applebee’s, w sześciu krajach o różnych kulturach informatycznych i możliwościach infrastruktury.

Ostatecznie wybór padł na rozwiązanie firmy Micros. Po analizie oferty zainteresowane działy rozpoczęły kalkulację ROI związaną z wdrożeniem systemu, oscylującym na poziomie 50%. Projekt zamykał się w kwocie 12 mln zł i obejmował instalację ponad 1500 terminali i oprogramowania. W początkowej fazie plan zakładał koncentrację na nowych restauracjach i nowych rynkach, w drugiej zaś fazie uruchomienie systemu w pełnej wersji w Polsce i w Czechach.

Zobacz również:

• Bez ludzi nie ma sukcesu
• 9 cech wielkich liderów IT

Obecnie system pracuje w ponad 50 restauracjach w 5 krajach (Bułgaria, Węgry, Serbia, Polska i Czechy). "Początkowe cele zostały osiągnięte" - zaznacza Przemysław Poppe. Na pierwszy kwartał 2009 r. przewidziany jest pełny roll-out w Polsce i w Czechach w 200 restauracjach, w drugim i trzecim kwartale planowane jest wdrożenie w restauracjach w Stanach Zjednoczonych i w Rosji.

Ramię w ramię

Równolegle realizowane są kolejne projekty. Wszystkie w sposób czytelny podporządkowane strategii realizowanej przez AmRest. Wzrost spółki nadal jest najważniejszym celem. Niedawno firma weszła na rynek amerykański, przejmując 104 restauracje. "W czasach kryzysu restauracje typu QSR (Quick Service Reastaurant) zyskują klientów. Jesteśmy swoją strategią i pozycją rynkową zobligowani do podążania za tym trendem" - mówi Przemysław Poppe.

Wsparcie rozwoju i wspomaganie dochodowości to najważniejsze obszary działalności IT. Do projektów mających na celu wsparcie biznesu należy projekt integracyjny w Stanach Zjednoczonych - uzyskanie dochodowości dokonuje się przez up-selling, digital minibandy i inne narzędzia komunikacji. "Jesteśmy w trakcie unifikacji komunikacji. W pierwszej kolejności dokonało się wdrożenie telefonii IP we wszystkich obszarach, w których jesteśmy obecni. Pozwala ono na oszczędności w kosztach podróży, które zastąpią teraz spotkania w przestrzeni wirtualnej" - mówi Poppe.

Z powodzeniem prowadzone są prace nad wdrażaniem narzędzi do raportowania. Czas, w którym informacja dociera do systemu centralnego i może być przetwarzana, udaje się reagować, dzięki temu zmniejszył się z 72 godzin do 15 minut. Informacje o transakcjach, zamówieniach, czasie dostaw, wyświetlane na tablicach w restauracjach, pozwalają menedżerom i pracownikom szybciej orientować się w sytuacji i reagować.

Z poczwarki w motyla

Kiedy Przemysława Poppe zaczął sprawować funkcję dyrektora IT, jego dział liczył zaledwie 4 osoby. Dziś zarządza grupą ponad 30 osób w 7 krajach. Praca działu IT oparta jest na metodologii ITIL zarówno w części usługowej IT, jak i w zarządzaniu zmianą. Dział IT pracuje z biznesem na podstawie SLA, a wyniki te są na bieżąco obserwowane. "Nasze podejście - ‘make it simple’ - dotyczy także tej sfery relacji z biznesem. Najważniejsze mierniki to terminowość, dotrzymywanie ustaleń i . Na niektóre, naszym zdaniem, zbyt szczegółowe narzędzia do oceny satysfakcji wzajemnych kontaktów, interakcji nie ma czasu" - mówi Przemysław Poppe. "Szkoda czasu" - poprawia się szybko.

Spełnia się oczekiwana zmiana pozycji IT w firmie. Biznes zaczął dostrzegać korzyści płynące z projektów IT. Ciekawie odzwierciedla to zmiana w proporcji źródeł inicjatyw projektów realizowanych zasobami IT. ERP czy POS to system IT, jego projekt, ale w głównej mierze to system i projekt użytkownika. "Na początku wiele pomysłów wychodziło od nas. My byliśmy głównym źródłem innowacji. Obecnie biznes zwraca się do nas z zapytaniami, pomysłami - propozycjami, podkreślam, a nie rozkazami - które dyskutujemy" - opowiada Przemysław Poppe.

Wrocławskie dobre wibracje

Dyskusja sprawdza się także w obrębie samej organizacji IT. Jest ona konieczna z racji międzynarodowej i obejmującej różne marki struktury firmy. "Każda marka, każda krajowa organizacja IT, ma swoje uwarunkowania kulturowe. Spajamy te różnice, poznajemy, staramy je się zrozumieć i przedstawić nasze wymogi, ale nic nie narzucamy. Raczej jest to negocjowanie i poszukiwanie w dobrej wierze wspólnego mianownika. Wiara w ludzi powraca z kolei ich zaangażowaniem opartym na przekonaniu, że biorą udział w wyjątkowym, jedynym w swoim rodzaju przedsięwzięciu" - mówi Przemysław Poppe. Niezależnie trwa przepływ pracowników, doświadczeń pomiędzy krajami i organizacjami IT oraz departamentami biznesowymi (np. menedżerów projektów z działów biznesowych).

Centralnym ośrodkiem IT, w założeniu obecnej strategii, jest Wrocław. Całe scentralizowane IT będzie lokowane we Wrocławiu - także dla amerykańskiej części firmy. "Wszystko możemy zrobić bezinwestycyjnie" - wyjaśnia Poppe. Pełna centralizacja powinna dokonać się w ciągu 12 miesięcy. Zintegrowany zostanie także dostęp do części narzędzi systemu POS. Przesłanką do centralizacji była efektywność gospodarowania zasobami i kosztami.

Przemysław Poppe jest organizacyjnie blisko firmowych finansów, raportuje do CFO. Budżet IT jest dobrze zasilany. Obecnie największa jego część przeznaczona jest na wdrożenie SAP. Wszystkie budżety IT podlegają krytycznej ocenie działu finansowego. Wszystkie projekty mają założone ROI na poziomie powyżej 20%.

IT dźwignią sukcesu

Strategia działu IT jest pochodną strategii firmy, dzięki czemu cele stawiane IT są przejrzyste i wspomagają biznes. Poziom realizacji celów jest mierzony co 6 miesięcy. Cele ustalane są rocznie na podstawie Balanced Scorecard i kaskadowane do wszystkich pracowników działu IT.

"IT - tak to widzę - staje się czynnikiem przewagi konkurencyjnej. Jesteśmy o krok przed konkurencją w kilku obszarach. Wiemy, że inni mają postępy w tym czy innym zagadnieniu, ale - ta ocena nie pochodzi od nas - postrzegani jesteśmy całościowo, jako organizacja, jako wzorzec, punkt odniesienia w branży pod względem organizacji IT" - podsumowuje Przemysław Poppe.

RAMKA