Business Intelligence zmienia oblicze

Nowe wyzwania dla Business Intelligence: działalność w skali międzynarodowej i outsourcing

Korporacje nieustannie szukają nowych metod działania w pogoni za obniżką kosztów i zwiększeniem przychodów. Wszelkie ich poczynania w tym zakresie - czy to będzie outsourcing, czy lepsze spożytkowanie zasobów zagranicznych, czy też oparcie funkcjonowania firm na ERP - mają bezpośrednie przełożenie na aplikacje BI. Stale rosnąca liczba czynników zmiennych, z jakimi mają do czynienia organizacje (np. w związku z outsourcingiem), wpływa na ich zdolność zapewnienia odpowiedniej jakości informacji i sprawowania kontroli nad nią bez uszczerbku dla ochrony poufności danych, jak również na możliwości zapewnienia właściwych standardów bezpieczeństwa i poprawnej oceny prawnych aspektów działalności biznesowej w skali globalnej.

Wiele firm usiłuje poradzić sobie z coraz bardziej złożoną rzeczywistością, stosując tzw. monitoring działalności biznesowej (Business Activity Monitoring, BAM) będący swoistym przedłużeniem BI. Prace nad stworzeniem typowego produktu dużej skali zazwyczaj zajmują od 10 do 16 miesięcy. Jeśli firma zleca opracowanie takiego produktu zewnętrznemu dostawcy usług, musi być w stanie śledzić postępy jego prac w czasie rzeczywistym, by móc natychmiast reagować na wszelkie poślizgi czy problemy, tym samym nie dopuszczając do zawalenia harmonogramu. Temu właśnie służy BAM. Rozwiązanie to umożliwia firmom uzyskanie wglądu w prace zlecone na zewnątrz niejako "na żądanie". Taka możliwość dostępu do pełnej informacji stała się ważnym wymogiem we wszelkich umowach SLA.

Istotną okolicznością są tu również prawne uwarunkowania działalności firm. Ich szefostwa muszą dbać o rzetelność swoich informacji, czyli w praktyce muszą mieć jak do nich docierać i potrafić skutecznie je weryfikować. W warunkach działań zbiorowych nigdy nie jest łatwo stwierdzić, czy poszczególne narzędzia rzeczywiście docierają do odpowiedniej informacji i czy wszyscy uczestnicy działań postępują według tych samych zasad biznesowych.

Wiele organizacji IT opracowało swoje własne aplikacje BAM śledzące wydarzenia biznesowe i nadzorujące zespołowe działania w ramach outsourcingu czy współpracy z zagranicznymi oddziałami bądź partnerami. Uważam, że w tworzeniu skutecznych rozwiązań BI oraz BAM najlepiej będą sobie radzić jednak dostawcy rozwiązań ERP. Przemawiają za tym następujące dwie okoliczności:

  • Integracja BI z procesami biznesowymi na zasadzie zamkniętej pętli. Dostawcy ERP zdążyli już gruntownie poznać , umieją nimi sterować i je rozumieją, co ułatwia im tworzenie rozwiązań działających jednocześnie w obrębie wielu funkcji biznesowych. Potrafią dobrze "wpleść" rozwiązania BI w działania biznesowe przy okazji konfiguracji systemów ERP pod kątem danej firmy. Inni dostawcy muszą najpierw "wgryzać się" w specyfikę działalności biznesowej takiej firmy, oglądając ją z zewnątrz, podczas gdy dostawcy ERP już w tej działalności od dawna "siedzą".

  • Wspólna platforma. Dostawcy ERP zapewniają jedną platformę dla wszystkich aplikacji, w tym także dla BI, podczas gdy w tradycyjnym podejściu platformy BI obejmowały jedynie bazy danych i systemy operacyjne.
Trzeba mocno podkreślić, że BI i BAM w pełni pokazują, co potrafią, jedynie gdy stosująca je organizacja odejdzie od prostego zbierania danych (czyli klecenia raportów) i zacznie usprawniać swoją działalność, śledząc wyjątki i trendy oraz odpowiednio reagując na zdobytą w ten sposób wiedzę. Samo przyglądanie się działaniom biznesowym przy braku mechanizmów podejmowania decyzji spowoduje, że wszystkie te wyszukane komunikaty, alerty i wykresy generowane w czasie rzeczywistym przez BAM zdadzą się psu na budę. Udziałowcy firmy i analitycy dostaną jedynie do ręki mnóstwo efektownych tabel i wykresów.

I coś takiego dzieje się częściej niż można by przypuszczać.

Warunki niezbędne sukcesu

Samo monitorowanie działalności biznesowej rzadko kiedy przynosi jakąś wymierną korzyść biznesową. Wyjątkiem jest tu sytuacja, gdy dana organizacja wyznaczyła sobie jasny i konkretny cel, pod kątem którego analizuje swoją działalność. Taki wyraźny cel postawił sobie na przykład gigant handlu detalicznego Wal-Mart. Firma ta wypisała na swych sztandarach hasło: "niska cena każdego dnia" i wszystko, co robi, podporządkowała realizacji tego celu. Wal-Mart tak pilnie śledzi swoją działalność, że jeszcze zanim jakiś zakupiony towar wyląduje na skrzyni samochodu dostawczego, informacja o tym zakupie trafia do hurtowni danych firmy, dział planowania zaś dokonuje analizy stanu zapasów w sklepach i tak programuje łańcuch dostaw, by dana partia towaru trafiła do właściwego sklepu, tym samym utrzymując stan zapasów na opłacalnym poziomie.

Każde rozwiązanie BI, jeśli ma być skuteczne, musi spełniać następujące warunki:

  • musi istnieć jasno sprecyzowany cel biznesowy do osiągnięcia za jego pomocą;

  • procesy biznesowe winny być ściśle powiązane z BI;

  • należy zastosować jednolitą platformę dla BI i aplikacji biznesowych;

  • trzeba dysponować elastycznym i dobrze zmotywowanym zespołem pracowników;

  • należy myśleć w kategoriach globalnych i działać zgodnie z tym podejściem.
Rozwiązania BI nie mogą być dokładane "na doczepkę", a powinny od początku stanowić strategiczny element każdego modelu biznesu. Umowy SLA należy dostosować do stale zmieniających się wymogów w zakresie nieustannego monitoringu działalności biznesowej, tak by pracownicy na czas otrzymywali potrzebne im informacje biznesowe. Wreszcie, firmy powinny wykorzystać istniejącą już infrastrukturę ERP i na jej bazie stworzyć zintegrowane systemy analizujące działania zespołowe i monitorujące działalność biznesową.