Business Intelligence przybywa inteligencji

Gdy firma przestała kupować towary dla poszczególnych domów towarowych osobno i zaczęła dokonywać zakupów od razu dla całej sieci, łatwy dostęp do informacji tyczącej sieci jako całości stał się palącą potrzebą. Dziś Belk jest w stanie na bieżąco śledzić sprzedaż każdego asortymentu ubioru w rozbiciu na fason, rozmiar i kolor. Każdego tygodnia firma wysyła swym partnerom handlowym 400 e-maili z wyczerpującymi danymi odnośnie sprzedaży ich produktów. Handlowcom Belka łatwiej jest teraz składać zamówienia odzwierciedlające rzeczywisty popyt, bowiem na ekranach swoich komputerów mają dane o sprzedaży poszczególnych produktów wyświetlone tuż obok linków do ich dostawców.

Bywa i tak, że jakiś produkt sprzedaje się aż za dobrze. Firma TruServ może coś na ten temat powiedzieć. Pewnego razu któryś z jej handlowców tak dobrze dogadał się z pewnym chińskim dostawcą parkowych ławek z drzewa tekowego i kutego żelaza, że w sklepach TruServ można je było zaoferować już za 29,95 USD sztuka. Sklepy złożyły zamówienie na 17 tysięcy ławek, ale handlowiec postanowił zaryzykować i zamówił ich u dostawcy aż 40 tysięcy. Po czym okazało się, że na ławki było 92 tysiące chętnych. "W naszym łańcuchu dostaw rozpętał się istny horror" - opowiada Hastie. "Dzięki BI zorientowaliśmy się, że krzywa popytu na ławki poszybuje w kosmos gdzieś w trzecim czy czwartym tygodniu promocji. Nasi handlowcy i dział importu wychodzili z siebie, by nastarczyć klientom tego towaru". TruServ musiała zamówić całą masę ławek u krajowych dostawców (godząc się na dodatkowe koszty), ale w ostatecznym rozrachunku wyszła w tej aferze na zero. "BI zawczasu daje pojęcie o powodzeniu każdej promocji, tak więc jest kiedy zadziałać w łańcuchu sprzedaży, by zapewnić powodzenie danej akcji" - mówi Hastie. "Jeśli coś sprzedaje się lepiej niż zakładano, możemy w biegu korygować prognozy i zamawiać dodatkowe dostawy danego asortymentu".

Trafić z ceną w dziesiątkę

Ustalenie ceny zapewniającej maksimum możliwego zysku od dawien dawna zaliczało się do umiejętności wręcz artystycznych. Dziś jednak, dzięki zdolnościom szybkiej obróbki danych prezentowanym przez rozwiązania BI, sprawy mają się inaczej. "Sugerujemy naszym odbiorcom ceny detaliczne w oparciu o bardziej profesjonalnie ustalane przesłanki" - mówi Mike Altendorf, wiceprezes firmy Ace Harware. Choć sklepy tej sieci zachęcane są do kształtowania swoich cen w zależności od lokalnych uwarunkowań, to jednak BI pozwala pokazywać ich właścicielom, o ile mogłaby wzrosnąć ich marża brutto, gdyby zdecydowali się podnieść ceny detaliczne do poziomu proponowanego przez Ace. W przypadku wielu sklepów wzrost ten przekraczał 50 tys. dolarów w skali rocznej. Ace liczyła na to, że w ciągu jednego roku osiągnie wzrost marży brutto na poziomie 19 mln USD. W rzeczywistości wzrost ten wyniósł 175 mln USD.

Firma Fairchild Semiconductors wytwarza 50 tys. produktów i ustalanie cen dla każdego z nich "na piechotkę" było tak żmudnym zadaniem, że podejmowano się go raz na kwartał. "Ceny wyznaczane były niekoniecznie w sposób jednolity. Z pewnością nie było w tym wiele matematyki" - zauważa Bill Hall, wiceprezes firmy. "Wiele cen ustalanych było kiedyś na wyczucie". Teraz w firmie funkcjonuje rozwiązanie oparte o narzędzia BI, dzięki któremu bez żadnego problemu można zmieniać wszystkie ceny raz na tydzień, uwzględniając aktualną sytuację na rynkach światowych, koszty produkcji, zdolności produkcyjne i stan zapasów. Jeśli Fairchild nie jest w stanie wyprodukować odpowiedniej ilości jakiegoś świetnie sprzedającego się towaru, rozwiązania BI podpowiedzą, czy warto podnieść jego cenę, wskażą, komu dostarczyć deficytowy towar z największym zyskiem w krótkim horyzoncie czasowym oraz którzy z klientów domagających się tego towaru mogą wygenerować największe zyski w dłuższej perspektywie. Jon Watkins, CIO Fairchilda, twierdzi, że jego firma wydała na BI "ze dwa miliony" i że inwestycja ta już się zwróciła dzięki samym tylko zmianom cen na produkty firmy.

Wettermann z firmy Nucleus radzi wszystkim CIO przymierzającym się do rozwiązań BI, niezależnie od tego, czemu by one miały służyć, by najpierw wzięli się za rozwiązania przynoszące szybkie korzyści. Wtóruje mu Tyler z Quaker Chemical: "Na początek stwórzmy jakąś nieskomplikowaną infrastrukturę. Zawsze da się ją rozbudować, ale zejść poniżej pewnego poziomu złożoności się nie da. CIO mają skłonność do nadmiernie rozbudowanych rozwiązań". Lepiej jest zbudować coś prostego, udostępnić to coś użytkownikom i poczekać, aż oni sami powiedzą, czego jeszcze im potrzeba. "Nie bawmy się w dostarczanie raportów" - powiada Tyler. "Dawajmy ludziom do ręki narzędzia".

7 zaleceń dla wdrażających rozwiązania Business Intelligence

Rebecca Wettemann, wiceprezes ds. badań w firmie Nucleus Research, radzi, jak w miarę bezboleśnie wycisnąć maksimum korzyści z BI:

  1. Dane do obróbki powinny być "zdrowe".

  2. Należy dobrze przeszkolić użytkowników rozwiązania.

  3. Rozwiązanie należy wdrażać szybko, a dopracowywać je dopiero "w praniu". Nie spędzajmy zbyt wiele czasu, projektując "idealne" raporty, potrzeby użytkowników bowiem będą się i tak z czasem zmieniały. Zaprojektujmy raporty, które szybko przyniosą możliwie duże korzyści i dopiero później zajmijmy się ich dopracowaniem.

  4. Od samego początku twórzmy sobie zintegrowaną hurtownię danych. Dopilnujmy, by nie wmanewrować się w jakąś nierealną strategię obróbki danych.

  5. Zanim zaczniemy wdrażać nasze rozwiązanie, jasno określmy spodziewany zwrot z tej inwestycji. Przedstawmy konkretnie korzyści, jakie zamierzamy z jego pomocą osiągnąć, a następnie co kwartał lub pół roku konfrontujmy nasze zamierzenia z rzeczywistością.

  6. Nie traćmy z oczu celów biznesowych naszej firmy.

  7. Nie kupujmy sobie rozwiązań BI tylko dlatego, że wydaje nam się, że nam się przydadzą. Wdrażajmy je dopiero, gdy nabierzemy przekonania, że istnieją gdzieś liczby, które powinniśmy odnaleźć, i gdy już mniej więcej zorientujemy się, gdzie te liczby mogą być. Jak mówi Wettermann: "to może być szukanie igły w stogu siana, ale powinniśmy przynajmniej wiedzieć, na którym polu stoi ten stóg".