Business Intelligence przybywa inteligencji

Tyler obniżył priorytet przechodzenia na wspólny system ERP, planowanego na okres trzyletni. "Tak naprawdę to systemy ERP nie są zbyt mądre" - tłumaczy. "Gdybyśmy nie dołączyli do naszej hurtowni danych narzędzi analitycznych, to nie bylibyśmy w stanie funkcjonować na skalę globalną. Byłoby tak, że menedżer odpowiedzialny za całość sprzedaży i rozliczeń produktów musiałby biegać po dane do czternastu różnych źródeł informacji".

Rozwiązania BI nie tylko ułatwiają dostęp do informacji, ale też potrafią przydać się podczas negocjacji z kluczowymi dostawcami i klientami, dając aktualną, wyrażoną ilościowo ocenę rozważanych transakcji. Gdy szefostwo firmy Motorola postanowiło obniżyć koszty zakupów o dwa miliardy dolarów w 2002 r., pilną kwestią stało się sporządzenie skonsolidowanego raportu na temat światowej sieci dostawców firmy. Zastosowano rozwiązanie PowerAnalyzer firmy Informatica do analizy danych dotyczących zakupów, by zorientować się, czy działy zaopatrzenia firmy na całym świecie korzystają w odpowiedni sposób z wynegocjowanych umów z dostawcami. Narzędzie to automatycznie powiadamia handlowców o przekroczeniu progów zakupów, powyżej których przysługują firmie upusty. "Na monitorze od razu powinien się pojawiać komunikat, że następna partia towaru za 100 tys. dolarów kupowana od danego dostawcy powinna być dostarczona z pięcioprocentowym rabatem" - wyjaśnia Chet Phillips, dyrektor ds. IT w Motoroli. "A jeśli ma się do czynienia z dziesiątkami tysięcy dostawców, to jest tu czego pilnować. Tego rodzaju informacje należy podawać pracownikom na tacy". W 2002 r. Motorola oszczędziła więcej niż swoje planowane dwa miliardy dolarów, a Phillips twierdzi, że aż 140 mln z tej sumy firma zawdzięcza właśnie PowerAnalyzerowi. Firma zaczęła teraz zbierać dane o zakupach dokonywanych przez kooperujących z nią producentów. Motorola zamierza nakłonić dostawców do rozciągnięcia wszystkich swoich umów z gigantem również na jego poddostawców, którzy część osiągniętych w wyniku tego dodatkowych zysków przekazywaliby swojemu klientowi.

Łapać okazje, wspierać decyzje

W murach każdej firmy aż się roi od okazji do oszczędności poprzez optymalizację procesów biznesowych czy lepsze ukierunkowanie decyzji. Rozwiązania BI przynoszą pokaźny zwrot z inwestycji, gdy wyciągają na jaw wpadki biznesowe (w rodzaju utalentowanych śpiewaczo świstaków w firmie TruServ). Pracownicy urzędu miasta Albuquerque w stanie Nowy Meksyk dostali do ręki narzędzie firmy Cognos, które podpowiada im, jak ograniczyć liczbę rozmów przez telefony komórkowe, nadgodziny i różne inne wydatki operacyjne. W ciągu trzech lat miasto zaoszczędziło w ten sposób dwa miliony dolarów. Z kolei Toyota, posługująca się rozwiązaniem BI firmy Brio, zorientowała się, że w 2000 r. dwukrotnie zapłaciła swoim spedytorom faktury o łącznej wartości 812 tys. dolarów.

Firmy posługują się także rozwiązaniami BI, by uzasadniać lub podważać decyzje, które do tej pory były zazwyczaj podejmowane "na nosa". Jak zauważa Wettemann z firmy Nucleus, "posunięcia mające sprzyjać wzrostowi firmy są zbyt często podejmowane na wyczucie, w oparciu o dane szacunkowe lub arbitralnie przyjęte założenia, bowiem zbyt dużo czasu i pieniędzy należałoby poświęcić na każdorazowe wyszukanie rzetelnych danych. Rozwiązania BI potrafią szybko dostarczyć dane, które wesprą - albo i nie - nasze intuicyjne przeczucia".

Pracownicy Jelly Belly Candy dobrze wiedzą, jak trafić w subiektywne gusta amatorów swoich słodyczy, jednak gdy sprzedaż ich łakoci spadła po zamachach terrorystycznych z 11 września, szefostwo firmy zapragnęło dociec powodów tego niepowodzenia, posiłkując się czymś więcej niż tylko swoją intuicją. "Nie byliśmy w stanie skutecznie analizować powstałej sytuacji, mając wszystkie dane w postaci wydruków na papierze" - mówi Dan Rosman, dyrektor firmy. Dzięki BI udało się potwierdzić przypuszczenie, że wiele specjalistycznych sklepów ze słodyczami sieci Mom-and-Pop (połowa obrotów firmy) padło w obliczu konkurencji ze strony potężnych supermarketów sieci Target czy Wal-Mart. Widząc teraz wyraźnie, co się święci, szefowie Jelly Belly Candy zwiększyli obsadę działu handlowego zajmującego się klientami krajowymi z czterech do dziesięciu pracowników. W efekcie tego posunięcia firma zanotowała w okresie 2001-2003 spadek obrotów z sieciami specjalistycznych sklepów o 11%, ale za to wzrost obrotów na rynku krajowym jako całości o 17%.

Analizy przeprowadzane za pomocą BI potrafią także natchnąć firmy do rozkręcania nowych form biznesu. Dzięki danym uzyskanym za pomocą narzędzi BI firma Quaker Chemical zorientowała się niedawno, że jej strategia sprzedawania niewielkich ilości produktów wielkiej liczbie klientów nie zdaje egzaminu. Poszedłszy po rozum do głowy, jej szefowie opracowali - z myślą o swoich drobnych klientach - strategię współpracy z detalistami oferującymi usługi dodatkowe. W każdym rejonie wyszukali partnera oferującego tego rodzaju klientom podobne (ale niekonkurencyjne) produkty. "Tym sposobem weszliśmy w ten segment rynku mniejszym kosztem" - podkreśla CIO firmy Irving Tyler. Klienci detaliczni generują dziś ok. 5% obrotów Quaker Chemical, która dzięki swej nowej strategii ma nadzieję zwiększyć ten udział do 25%.

Patrzeć, co schodzi z półek, a co nie

Szefostwo TruServ niedawno zapragnęło wreszcie zrobić coś ze starymi zapasami zalegającymi w magazynach. Zastosowali narzędzie Business Objects, by wyśledzić, które produkty tkwią na półkach wszystkich 14 magazynów firmy dłużej niż 120 dni. Uzyskane dane wprowadzono do programu obsługi łańcucha sprzedaży, który powyciągał wskazane produkty z poszczególnych centrów dystrybucji i dostarczył je sklepom należącym do spółdzielni po kosztach własnych, lub nawet jeszcze taniej. Dzięki temu manewrowi w samym tylko 2002 r. TruServ zaoszczędziła 50 mln dolarów na kosztach magazynowania. Marketingowcy TruServ stosują również rozwiązania BI do nadzorowania kampanii promocyjnych, błyskawicznie przerzucając towary z centrów dystrybucyjnych w rejonach, gdzie promocja idzie słabo, do rejonów, w których kampania idzie lepiej.

BI znajduje również zastosowanie w handlu detalicznym do szybkiej identyfikacji hitów sprzedaży i towarów niechodliwych. Sieć ponad dwustu domów handlowych Belk po raz pierwszy zastosowała narzędzie BI firmy Microstrategy w 1996 r. "Zorientowaliśmy się, że gromadziliśmy ogromne ilości danych, nie będąc przy tym w stanie generować raportów o sytuacjach wyjątkowych" - mówi CIO firmy Roddy Kerr.