Bez paniki - to tylko koszty

Inline Poland od niedawna wspiera swoją działalność systemem informatycznym Exact. "Przed jego wdrożeniem mieliśmy dostęp do tych samych informacji. Dokładnie np. znaliśmy koszt każdego naszego produktu. Teraz jednak uzyskujemy te informacje znacznie szybciej i mniejszym nakładem pracy" - mówi dyrektor Schubring-Tężycka. Zdecydowanie podkreśla, że informatyzując firmę otwarcie powiedziano załodze, iż w wyniku wdrożenia nikt nie zostanie zwolniony. Ale też nie ukrywano, że zdecydowano się na tę inwestycję m.in. dlatego by nie zatrudniać nowych pracowników, mimo znacznego wzrostu firmy. Informatyzacja stała się jednym z aspektów zarządzania kosztami.

Wyścig z czasem

Bez paniki - to tylko koszty

Elżbieta Hyszko

Sieć stacji obsługi samochodów Carman Polska z siedzibą w Katowicach uruchomiła już w całej Polsce 32 ze 150 planowanych placówek. Rozproszenie działalności jest zarazem szansą na dobry biznes, ponieważ może łatwiej docierać do klientów, a w gospodarowaniu zasobami korzystać z efektów ekonomii skali. Może być także zagrożeniem utraty kontroli nad całością spraw, wynikającym z braku odpowiedniej komunikacji między oddziałami oraz między oddziałami a centralą. Aby uniknąć tych kłopotów, Carman wdrożył system zintegrowany Enterprise. "System informatyczny nie narzuca nam modelu biznesowego, ale wspiera go w wielu istotnych punktach. Za rzecz najwyższej wagi uważam fakt, że umożliwił w całej firmie pracę w czasie rzeczywistym" - mówi Elżbieta Hyszko, dyrektor finansowy. Praca w czasie rzeczywistym oznacza, że kierownik danej stacji widzi w systemie informatycznym na bieżąco wszystkie zdarzenia, na które ma wpływ i które są pomocne przy podejmowaniu przez niego decyzji, np. stany magazynowe czy poziom wykonania budżetu. Widzi wszystkie zdarzenia po wprowadzeniu do systemu informatycznego dokumentów czy zawarciu transakcji, ale jeszcze zanim zostaną zaksięgowane. Może robić analizy i symulacje, nim te dokumenty zobaczy księgowy. Jeśli dokumenty najpierw wędrowałyby do centrali i tam były księgowane, to znacznie dłużej trzeba byłoby czekać na informacje o sytuacji w firmie, na dodatek byłyby one już nieaktualne, bo dotyczyłyby stanu w najlepszym razie sprzed kilku dni. Ponadto jako pierwszy oglądałby je nie ten pracownik, który podejmuje na ich podstawie decyzje, lecz księgowy, który nie ma żadnego wpływu na biznes, tylko go rejestruje. "Ważne są dwie rzeczy. Po pierwsze, wraz z dostępem do informacji umożliwiliśmy pracownikom generującym zysk, czyli kierownikom stacji, również zarządzanie kosztami, które tworzą. I możemy ich rozliczać z wykonania budżetu. Po drugie, stworzyliśmy im warunki do porozumiewania się między sobą, np. podsyłania sobie klientów, jeśli w magazynie sąsiedniej stacji jest produkt, którego klient potrzebuje, a w tej, do której się zgłosił, nie ma. Pośrednio wpływa to na racjonalne gospodarowanie stanami magazynowymi w skali całej firmy" - wyjaśnia Elżbieta Hyszko.

Od kierowników stacji zależy ok. 50% kosztów. Jest więc o co walczyć. Od ich gospodarności zależy zużycie narzędzi, wydatki na telefony, transport, materiały, delegacje czy usługi obce. Jeśli kierownik widzi, że zbliża się do wykonania budżetu, ale do końca okresu budżetowania jeszcze daleko, może podjąć różne działania optymalizujące transport czy zużycie narzędzi. Codziennie, ba, po każdej transakcji może się przyglądać swojej sytuacji. Ma też świadomość, że na te same liczby patrzą ludzie w centrali i gdy coś ich zaniepokoi, zatelefonują z prośbą o wyjaśnienia.

"Naszą firmę, tak jak i wszystkie inne w Polsce, dotyka osłabienie koniunktury. Staramy się jej przeciwstawiać, wyposażając pracowników w terenie w uprawnienia i narzędzia umożliwiające im podejmowanie decyzji, optymalizujących ich własne działania. Oni - a nie ludzie w biurowcach - wypracowują przychód i najlepiej wiedzą, co można zaoszczędzić, a czego nie" - mówi dyrektor Hyszko. Carman Polska nie zwalnia pracowników. Wszystkim - od prezesa po mechanika - obniżono wynagrodzenia, ale zostali wszyscy. "Nasz pracownik jest zbyt cenny, dobrze wyszkolony i pod względem warsztatowym, i etycznym, aby się go pozbywać w wyniku oszczędności. Uruchamiamy ciągle nowe stacje i do nich przesuwamy pracowników, gdy okaże się, że gdzieś jest nadmierne zatrudnienie" - wyjaśnia z dumą Elżbieta Hyszko.

Wyjść naprzeciw wyzwaniom czasów

Także w Zakładzie Energetycznym w Płocku menedżerowie starają się nie zwalniać pracowników. "Wychodzimy z założenia, że lepiej przekwalifikować pracowników niż rezygnować z dalszego ich zatrudniania, tym bardziej że na bazie posiadanych zasobów możemy naszym klientom zaoferować jeszcze wiele nowych usług. Lepiej więc skupić się na tym, co jeszcze możemy dać, niż szukać pozornych oszczędności w zwolnieniach" - mówi Krzysztof Rychlik, dyrektor ds. organizacji i informacji.