Pomiary procesów

Z punktu widzenia IT istotne wnioski płyną w obszarze pomiarów procesów biznesowych. Większość danych w ramach pomiarów procesów jest zbierana "manualnie" z różnych źródeł - 42% ogółu respondentów deklaruje taki sposób zbierania danych. Kolejną grupę stanowią firmy, które mierzą procesy na podstawie danych z systemów dziedzinowych - 15% ogółu respondentów. Taki stan rzeczy ma odzwierciedlenie w ilości czasu, jaki służby IT poświęcają na przygotowywanie zestawień, raportów i danych potrzebnych na co dzień biznesowi. W tegorocznym badaniu pojawiło się odniesienie do systemów klasy BPMS (Business Process Management Suite) - 3% organizacji czerpie dane pomiarowe z raportów pochodzących z systemów BPMS. Czy pojawienie się tej klasy aplikacji jako odrębnej grupy w badaniu możemy traktować jako zapowiedź nowego trendu? Biorąc pod uwagę trendy rynkowe oraz analizy uznanych, międzynarodowych ośrodków opiniotwórczych - tak. BPMS prawdopodobnie stanie się w najbliższym czasie jednym z najczęściej rozważanych pod kątem wdrożenia rozwiązań.

Definicja BPMS

Pojawia się coraz więcej interpretacji, czym jest BPMS, dlatego warto skorzystać z okazji i rozwiać podstawowe wątpliwości. BPMS jest narzędziem, które umożliwia zamodelowanie, uruchomienie procesów, ich opomiarowanie, ciągłą analizę i raportowanie wyników. Wśród społeczności związanej z zarządzaniem procesami często pojawia się pytanie o różnice między narzędziem BPMS i narzędziem WorkFlow. Granica ta nie jest łatwa do zdefiniowania - świadczy o tym choćby fakt, że wiele aplikacji, które były do niedawna klasyfikowane jako WorkFlow, jest obecnie określane jako BPMS. Aplikacje BPMS umożliwiają modelowanie i uruchamianie przez odpowiednio przygotowanych użytkowników dowolnych procesów w organizacji. Narzędzia WorkFlow są pod tym względem nieco mniej elastyczne i często sprowadzają się do obiegów zadań i dokumentów, które nie zawierają dodatkowych czynności realizowanych w innych systemach - użytkownik w celu zrealizowania tych kroków w procesie musi uruchomić aplikację dziedzinową, wprowadzić do niej dane i wywołać transakcje. W BPMS zachodzi natomiast tzw. orkiestracja procesów. Użytkownik nie ma potrzeby ciągłego przełączania się między różnymi systemami. Na myśl nasuwa się od razu szyna integracyjna. Szyna zapewnia jednak integrację na poziomie danych, a nie procesów. Procesy są nadal realizowane przez poszczególnych uczestników w różnych narzędziach, co powoduje problemy z uzyskaniem spójnej informacji zarządczej na poziomie procesu. W roboczej definicji BPMS należy zwrócić szczególną uwagę na sformułowanie "uruchamianie procesów". Procesy są uruchamiane na podstawie modeli definiowanych przez użytkowników biznesowych. Modele opisywane są zazwyczaj wg standardowych notacji (np. BPMN), które muszą być wzbogacone o szereg niezbędnych do uruchomienia atrybutów i cech. W ramach poszczególnych kroków definiowane są (również przez użytkowników biznesowych nieposiadających umiejętności programistycznych) formatki aplikacyjne, które po uruchomieniu procesu są widoczne z perspektywy uczestnika realizującego konkretne czynności. BPMN ma więc perspektywę użytkownika modelującego proces oraz użytkownika, który po uruchomieniu procesu realizuje w nim określone czynności. Osoba modelująca procesy w większości dostępnych narzędzi jest również w stanie zdefiniować proste algorytmy, które umożliwiają - poza standardową obsługą procesu - przeprowadzanie obliczeń i niezłożonych transakcji bezpośrednio w aplikacji BPMS. Taka funkcjonalność pozwala na uproszczenie architektury aplikacyjnej w firmie, dzięki zastąpieniu sporej liczby prostych aplikacji, które wiążą się często z wysokimi kosztami utrzymania.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT

Tworzenie homogenicznego środowiska aplikacyjnego, gdzie BPMS jest praktycznie jedyną aplikacją, z jaką mają styczność użytkownicy, a najważniejsze systemy dziedzinowe funkcjonują w tle, wydaje się kierunkiem, w którym zaczyna podążać świat IT.

Wyzwania dla CIO

Należy wspomnieć o zmianach, jakie BPMS oznaczają dla IT. Opis narzędzia klasy BPMS na pierwszy rzut oka może nasuwać pytanie: jaka jest rola IT, skoro użytkownik jest w stanie samodzielnie zaprojektować i uruchomić proces? Otóż bez silnego IT nie ma szans na poprawną orkiestrację procesów i na stworzenie odpowiednich interfejsów z aplikacjami dziedzinowymi, bez których żadna duża organizacja nie przeżyje.

Biorąc więc pod uwagę panujące od jakiegoś czasu trendy (np. cloud computing czy outsourcing wybranych funkcji IT) oraz te raczkujące (np. aplikacje klasy BPMS), należy się spodziewać, że IT coraz częściej będzie pełniło rolę wewnętrznego integratora - aplikacji, infrastruktury, usług i kompetencji. Wyraźnie widać przygotowania CIO do takich wyzwań - już wiele osób odpowiedzialnych za obszary IT w dużych organizacjach to sprawni menedżerowie, którzy są w stanie szybko odpowiadać na potrzeby biznesu traktowanego jak klienta. Menedżerowie, którzy znają procesy biznesowe i pozostają w stałej relacji z właścicielami procesów.

Po rozważaniach na temat dojrzałości procesowej i narzędzi klasy BPMS nasuwa się pytanie: czy BPMS jest dla firm dojrzałych procesowo, czy może właśnie to wdrożenie BPMS pozwala wejść na wyższy poziom dojrzałości? Prawda oczywiście leży pośrodku…