Ani "muda", ani nuda

Według ideologii lean-thinking spotkanie to "muda" (strata). Stąd rodzą się pytania: • Kiedy umawianie spotkania ma sens? • Co zrobić, aby były krótkie i treściwe? • Jak zapewnić wdrożenie decyzji podjętych na spotkaniu?

Ryszard Kubis

Prezes zarządu firmy Polskie Centrum Teleinformatyki, świadczącej usługi teleinformatyczne dla spółek Grupy PCC Rokita i firm w Wałbrzyskiej Specjalnej Strefie

Ekonomicznej Podstrefa Brzeg Dolny

Wciągu mojego życia zawodowego spędziłem kilka dobrych lat na spotkaniach. Na początku mojej kariery każde z nich było czymś nowym, gdzie wiedzę biznesową chłonąłem od wszystkich uczestników. Doszło do momentu, gdy większą część dnia spędzałem w salkach konferencyjnych. Wtedy powiedziałem: dość i przyjąłem kilka istotnych zasad. Przestałem uczestniczyć w spotkaniach, gdzie byłem na CC, wybierałem te, które były najlepiej przygotowane i były prowadzone przez dobrych moderatorów, część delegowałem.

Obecnie głównie organizuję spotkania i staram się, aby każde z nich miało określony cel, czas oraz odpowiednio dobraną grupę osób. Ze względu na fakt, że bardzo szanuję czas (zarówno własny, jak i innych), spotkania podzieliłem na cztery grupy. Każde ze spotkań ma określony cel i jest wykorzystywane do konkretnych zadań:

Operacyjne (krótkie, od 5 min do 20 min), uczestniczy w nim tylko ta grupa osób, której omawiany temat dotyczy. Cel: rozwiązanie konkretnego problemu. Istotne kryterium: nie odbiegamy od wyznaczonego celu.

Informacyjne - szkoleniowe, skierowane do większego grona osób; jego jakość jest wprost proporcjonalna do przygotowania i erudycji prowadzącego. Cel: zdobycie konkretnej wiedzy/informacji.

Podsumowujące (od 1 godz. do 1,5 godz.) Cel: podsumowanie okresu/projektu. Wadą jest, że przy wielu zespołach nie zawsze angażuje się wszystkich uczestników, ale pozwala na wymianę informacji pomiędzy różnymi jednostkami organizacyjnymi.

Twórcze burze mózgów. Cel: innowacje lub rozwiązywanie skomplikowanych problemów.

Celem nadrzędnym jest, by każde spotkanie miało charakter motywacyjny. Aby było krótkie i treściwe, zawsze rozsyłam agendę, a w trakcie pilnuję, by od niej nie odbiegać. Ustalam dokładanie czas spotkania (nigdy nie jest to początek lub końcówka dnia). Nie przedłużam wyznaczonego czasu. Zapewniam komfort spotkań (kawa, herbata, ciastka). Dbam o przerwy, są ważne w czasie długich nasiadówek. W trakcie twórczych spotkań staram się wcześniej określić role uczestników i pilnuję, aby się do nich dopasowali. Warto też zadbać o elementy humorystyczne (w rozsądnych granicach) - to rozluźnia atmosferę i pozwala łatwo ominąć niewygodne tematy.


TOP 200
Na ten temat
Magazyny CXO
Partnerzy Klubu CIO
O Klubie

Klub CIO to niezależna organizacja, która istnieje od 2003 roku. Powstał z inicjatywy International Data Group Poland S.A., amerykańskiego wydawnictwa, które prowadzi Kluby CIO w wielu różnych krajach.

Stworzony dla dyrektorów IT Klub CIO, to przede wszystkim dwie wartości najczęściej podkreślane przez samych członków Klubu. Po pierwsze - poszerzanie zakresu swojej wiedzy oraz - po drugie - możliwość spotkania się w swobodnej atmosferze, w gronie znakomitych menedżerów i porozmawianie o tym, co ważne dla każdego CIO.

Jak działa Klub CIO?
  • regularne spotkania w gronie kilkudziesięciu CxO (w większości CIO)
  • 2,5 godziny programu merytorycznego plus 1-2 godziny networkingu
  • spotkania w Warszawie i innch miastach (Gdańsk, Wrocław, i in.)
  • komunikacja w ramach grupy Klub CIO na LinkedIn
  • serwis cxo.pl – służy wymianie wiedzy, doświadczeń, przedstawia historie i dokonania członków Klubu CIO
  • udział w badaniach i dostęp do ich wyników – unikalne źródło wiedzy o opiniach i doświadczeniach innych CIO
Warto brać udział w Klubie CIO, aby
  • rozwijać wiedzę o dobrych praktykach zarządzania IT
  • wymieniać doświadczenia z najlepszymi CIO
  • zyskać uznanie na forum firmy i w społeczności IT
  • poprawiać własną skuteczność w realizacja celów IT i firmy
  • budować lepsze zrozumienie roli i zadań nowoczesnego CIO
  • uzyskać realny wpływ na strategię firmy