Kultura przyjazna projektom

Zarządzanie projektami jest sposobem radzenia sobie z koniecznymi zmianami dotyczącymi produktów, usług i procesów danej organizacji.

Zarządzanie projektami jest sposobem radzenia sobie z koniecznymi zmianami dotyczącymi produktów, usług i procesów danej organizacji.

Bardzo obrazowa definicja kultury organizacyjnej Edgara Scheina mówi, że kultura organizacyjna to wzorzec podstawowych założeń stworzonych, odkrytych lub zaadaptowanych podczas poznawania sposobów przystosowywania się do warunków zewnętrznych oraz wewnętrznej integracji, i do tego stopnia skutecznych, że wiedzę na ich temat przekazuje się nowym członkom organizacji, jako wskazaną metodę postrzegania, myślenia i odczuwania w odniesieniu do tych problemów.

Zobacz również:

Zespoły zajmujące się realizacją projektów też wytwarzają własną kulturę organizacyjną. Częściowo odzwierciedla ona uniwersalne sposoby realizowania wszystkich projektów, ale w dużym stopniu wynika z wpływu kultury organizacji, w ramach której funkcjonuje dany zespół. Kultura organizacyjna jest więc ważnym czynnikiem kształtującym skuteczność i styl działania zespołów realizujących projekty.

Po co projekty

Zadaniem zespołu projektowego jest integ-racja określonej wiedzy specjalistycznej po to, aby projekt zrealizowano w ramach przyjętego budżetu i harmonogramu oraz by zaspokajał on potrzeby klienta - wewnętrznego lub zewnętrznego - a jednocześnie pozostał zgodny ze strategią i celami organizacji. Zadania - projekty - wymuszone są koniecznością ciągłego wprowadzania zmian do organizacji. Uzyskanie przewagi konkurencyjnej wymaga wykształcenia umiejętności wdrożenia długofalowej strategii wprowadzania ciągłych ulepszeń. Mogą one przybierać różne formy. Aby umiejętnie zarządzać zmianami i ulepszeniami, zespół projektowy musi wykazać się pomysłowością i kreatywnością oraz wzbudzać zaufanie. Zwiększanie skuteczności działań organizacyjnych poprzez efektywne wykorzystanie posiadanych aktywów, tworzenie strategii prowadzących do lepszej wydajności i wykorzystanie nowoczesnych technologii to podstawowe przykłady takich strategii.

Zatem każda organizacja potrzebuje procesu umożliwiającego zarządzanie zmianami, w środowisku organizacyjnym bowiem zmian nie sposób uniknąć. Niezależnie od tego, czy dochodzi do fuzji z inną organizacją, tworzy się nowy produkt lub nowy proces, warunkiem utrzymania konkurencyjności jest umiejętne zarządzanie zmianami. A zatem organizacje potrzebują wiedzy teoretycznej i praktycznej, która pozwoli im otworzyć się na proces zmian i odpowiednio nim zarządzać, uzyskując impuls do nowych koncepcji oraz koncentrując się na ciągłych ulepszeniach. Można powiedzieć, że zarządzanie projektami jest sposobem radzenia sobie z koniecznymi zmianami dotyczącymi produktów, usług i procesów danej organizacji. Zadaniem zespołów projektowych jest tworzenie czegoś, czego organizacja obecnie nie posiada, a co pozwoli jej na decentralizację swoich zasobów umożliwiającą skuteczne zarządzanie zmianami. Członkowie zespołów projektowych muszą posiadać wszelkie predyspozycje niezbędne do tworzenia wartości pozwalającej na konieczne zmiany w produktach, usługach i procesach.

Co to za kultura

Jak zatem należy promować kulturę zarządzania projektami w ramach organizacji? Jaka kultura organizacyjna im sprzyja? Po pierwsze, menedżerowie projektów muszą być zwolennikami zmian. Po drugie, powinni, wspólnie z innymi osobami pełniącymi funkcje kierownicze w organizacji, tworzyć atmosferę, która wydobywa z ludzi to, co w nich najlepsze. Kluczowym zadaniem menedżera projektu, będącego prawdziwym liderem, oraz innych menedżerów jest stworzenie warunków umożliwiających powstanie twórczego i zorganizowanego środowiska wspierającego zarządzanie projektami i działania zespołowe. W wykształceniu i utrzymaniu takiej kultury mogą pomóc następujące działania:

1) Stworzenie oraz wdrożenie stałych i systematycznych metod planowania, organizacji i kontroli systemu zarządzania projektami. Innymi słowy - zapewnienie zespołowi projektowemu metodologii zarządzania projektami.

2) Otwarcie na kreatywność zespołu, w tym zachęcanie do nowatorskich działań, którym nie towarzyszą obawy dotyczące ewentualnych reperkusji w razie popełniania błędów.

3) Zapewnienie zespołowi koniecznych wskazówek i wsparcia. Zrozumienie kompetencji i zaangażowanie zespołu to dla menedżera projektu warunek uzyskania maksymalnej wydajności ze strony jego członków.

4) Zaszczepienie w zespole projektowym świadomości własności projektu. Jeśli członkowie zespołu są przekonani, że ich opinie i poglądy są ważne, ich pewność siebie i potencjał twórczy rosną.

5) Zachowanie odpowiedniej kontroli nad projektem i zapewnienie zasobów oraz pomocy koniecznej do skutecznej realizacji projektu.

6) Bieżące informowanie członków zespołu i utrzymywanie otwartej komunikacji.

Podstawowym powodem stosowania zarządzania projektami jest konieczność wykorzystania potencjału organizacyjnego do skoncentrowania się na bieżących działaniach stanowiących odpowiedź organizacji na zachodzące zmiany. Chcąc utrzymać konkurencyjną pozycję, trzeba nieustannie doskonalić produkty i usługi dostarczane klientom oraz procesy organizacyjne. Nie sposób dokonać tego inaczej, jak korzystając z teorii i praktyki zarządzania projektami. Kultura organizacji, która akceptuje i wspiera wykorzystywanie metod zarządzania projektami, charakteryzuje się następującymi cechami:

1) Teoria i praktyka zarządzania projektami są powszechnie i chętnie wykorzystywane, jako metoda odpowiedzi na zmiany zachodzące w organizacji.

2) Opracowano odpowiednie strategie, metody, procedury i koncepcje organizacyjne, które przekazano do wiadomości członkom organizacji i które są przez nich w pełni rozumiane.