Mistrz reorganizacji

Z Mieczyławem Maksimczykiem, dyrektorem generalnym ds. kontrolingu w KGHM Polska Miedź SA, rozmawia Iwona D. Bartczak

Z Mieczyławem Maksimczykiem, dyrektorem generalnym ds. kontrolingu w KGHM Polska Miedź SA, rozmawia Iwona D. Bartczak

W wielkim przedsiębiorstwie podjęto próbę przebudowania finansów i księgowości, która ma doprowadzić do utworzenia wzorowej, nowoczesnej, centralnie zarządzanej organizacji księgowości.

Zobacz również:

- W KGHM podjęto ambitną próbę przebudowania procesów księgowych i finansowych i usprawnienia ich obsługi wedle najlepszych europejskich wzorów. Na czym polegają zmiany?

Mieczyław Maksimczyk, dyrektor generalny ds. kontrolingu w KGHM Polska Miedź SA

Mieczyław Maksimczyk, dyrektor generalny ds. kontrolingu w KGHM Polska Miedź SA

- Mierzymy nawet wyżej, uważamy, że to nasza organizacja będzie wzorem dla innych, również w świecie. Nasz program zmian ma na celu zbudowanie nowoczesnej i centralnie zarządzanej organizacji księgowości, dostosowanie systemu ekonomiczno-finansowego spółki do metodologii zarządzania wartością firmy, skuteczne monitorowanie realizacji strategii, a także stworzenie nowego modelu zarządzania ryzykiem kredytowym i płynnością finansową. Program podzielony jest na kilka projektów. Najważniejsze z nich to: SEF, CUK, FIN. SEF to projekt zmiany systemu ekonomiczno-finansowego, obejmuje wdrożenie systemu zarządzania wartością firmy oraz Strategicznej Karty Wyników do powiązania strategii firmy z operacyjnymi działaniami firmy i innymi czynnikami, a więc nadzorowania wzrostu tejże wartości. FIN dotyczy płynności finansowej i ryzyka kredytowego, zakłada przeniesienie planowania i zarządzania płynnością z oddziałów do centrali. CUK, czyli utworzenie Centrum Usług Księgowych i likwidacja księgowości w oddziałach, ma najszerszy zakres, jest też najbardziej skomplikowany. Jest to w ogóle największy i najtrudniejszy projekt w historii KGHM. W programie uczestniczą, obok doradców IMG i Andersen Business Consulting, liczne zespoły pracowników KGHM. Do tej pory zatrudniliśmy ponad 150 osób w pracach projektowych, przede wszystkim nasze służby księgowe. Uruchamianie CUK nastąpi z początkiem III kwartału 2005 r. Zdefiniowany jest już model działania CUK, trwają prace projektowe i wdrożeniowe. Przede wszystkim opracowaliśmy reguły biznesowe dla CUK, zakres wsparcia procesów księgowych przez posiadane rozwiązania informatyczne i określiliśmy zmiany w obszarach pozaksięgowych.

- Widzę w tym projekcie tendencje do centralizacji. Jest ona zresztą powszechna w tej chwili w wielkich firmach. Uważa się, że wtedy będzie tańsza obsługa procesu finansowego i szybsza reakcja na fakty (czyli wykorzystywanie okazji biznesowych, zapobieganie marnotrawstwu, zapobieganie nadużyciom, porównywalność efektywności i innych parametrów pracy różnych działów i ludzi, i stosowne do tego działania). Warunkiem powodzenia takiego zamierzenia jest unifikacja procesów i daleko idąca automatyzacja czynności oraz wysoka jakość dokumentów spływających do centrum (pełne, autoryzowane, terminowe, zgodne ze stanem faktycznym). Jak to zapewnić?

- Jakość dokumentów zapewnia wprowadzenie ich standaryzacji dla wszystkich typów, zarówno papierowych, jak i elektronicznych. Styk procesów pomiędzy CUK a oddziałami, czyli wzajemne obowiązki, reguluje Umowa o Poziomie Świadczenia Usług, opracowana na podstawie podziału funkcji i obowiązków pomiędzy komórki organizacyjne w CUK i poza nim (Oddziały). Utworzenie CUK w KGHM spowoduje wiele zmian związanych głównie ze sposobem obiegu dokumentów księgowych, jak też ze sposobem współpracy służb księgowych z pracownikami komórek merytorycznych. Zakłada się na przykład, że możliwie największa liczba źródłowych dokumentów księgowych (faktur) będzie trafiać bezpośrednio od kontrahentów do CUK. Obieg dokumentów zakupowych z największym dostawcą, który jest podmiotem z grupy kapitałowej KGHM, będzie całkowicie zautomatyzowany. Zostanie wprowadzony jeden dokument elektroniczny zastępujący dotychczasowe papierowe dokumenty: Rw, Pz i faktura. Spowoduje to również automatyczne uzgodnienie faktur od tego dostawcy z zamówieniami KGHM. Umowa będzie zobowiązywać służby pozaksięgowe, tzn. oddziały, do dostarczania do CUK wysokiej jakości informacji oraz do utrzymywania dyscypliny dotyczącej terminowości zatwierdzania dokumentów, wyjaśniania nieprawidłowości itp. Dodatkowo powstaną w oddziałach działy koordynacji księgowej zapewniające m.in. sprawną komunikację pomiędzy CUK a oddziałami. Ponadto służby pozaksięgowe (Oddziały) są przygotowywane do wdrożenia nowych procesów i współpracy z CUK.

- Czy nie byłby rozsądny projekt pilotażowy?

- Będzie pilotażowe wdrożenie w reprezentatywnej części spółki, jaką jest O/ZG Rudna. Zrobimy to zgodnie z najlepszymi wzorami testowania. Jeszcze przed likwidacją służb księgowych w tym oddziale wypracujemy i sprawdzimy nowe rozwiązania w mikroskali. Potem przeniesiemy je do całej firmy.

- Na ile wszystkie wymienione projekty finansowo-księgowe wpływają na zmianę procesów biznesowych albo zmianę kompetencji pracowników działów niefinansowych? Jaki jest charakter tych zmian? Niektóre centra księgowe w Polsce działają bardzo ułomnie, bo są po prostu centrami obliczeniowymi i w niczym nie zmieniają sposobów zarządzania procesami finansowo-księgowymi w jednostkach biznesowych.

Rysunek 1. Przykładowe centra księgowe w Polsce

Rysunek 1. Przykładowe centra księgowe w Polsce

- CUK nie jest centrum obliczeniowym. Jest to centralna organizacja służb księgowych obsługująca większość procesów księgowych w całej organizacji. Jednostka ta powstanie w wyniku przeniesienia służb i zadań księgowych realizowanych obecnie we wszystkich oddziałach KGHM do CUK. W ten sposób w oddziałach przestaną istnieć działy księgowości, a pełną obsługę księgową dla wszystkich oddziałów KGHM zapewni Centrum Usług Księgowych. W ramach tworzenia CUK realizowanych jest wiele zmian organizacyjnych, mających na celu wprowadzenie klarownego podziału obowiązków w ramach danego procesu księgowego na czynności księgowe i pozaksięgowe zgodnie z zaprojektowanymi ujednoliconymi procesami. Te drugie są przypisywane pracownikom komórek pozaksięgowych, czyli tych, które pozostaną w oddziałach. W oddziałach nadal pozostaną służby ekonomiczne. Analogicznie w Projekcie SEF i FIN zmienią się zakresy czynności służb, których te projekty dotyczą. Np. celem Projektu FIN1 jest centralizacja zarządzania płynnością, co oznacza przeniesienie z oddziałów pewnych czynności i kompetencji do Biura Zarządu.

- Ambicją funkcji finansowej obecnie jest nie tylko podliczanie wartości tworzonej przez firmę (w tym wartości firmy), ale jej współtworzenie, czyli uczestniczenie w strategicznych i operacyjnych działaniach biznesowych. Czy ta idea jest obecna w podtekście tych projektów KGHM? Teoretycznie tworzenie centrów kompetencji może być raczej odsuwaniem funkcji finansowej od działań strategicznych.

- W ramach Programu F-K tworzone jest tylko jedno centrum kompetencji - Centrum Usług Księgowych. Jak sama nazwa wskazuje, obsługuje procesy księgowe spółki. Funkcje finansowe pozostają w obecnym kształcie, jednak podlegają znacznym usprawnieniom. Wszystkie realizowane projekty zostały uruchomione w celu obniżenia kosztów, podniesienia efektywności działań spółki oraz dostosowania służb finansowo-księgowych do najlepszych wzorców i wymogów zarządzania wartością firmy.

- Czy powyższe zmiany organizacyjne spowodują redukcję etatów w obszarze księgowości i finansów?

- Po zakończenie etapu projektowania organizacji i procesów księgowych ustalona zostanie docelowa liczba etatów, niezbędna do sprawnego funkcjonowania Centrum. Zakładamy zmniejszenie zatrudnienia z 364 osób w momencie rozpoczęcia projektu do 260 osób w 2007 r. Wynika ona z nowej organizacji pracy i zunifikowania procesów, a także spodziewanego zwiększenia wydajności pracy. 50 osób z tych 260 pracować będzie poza CUK jako wsparcie księgowe w oddziałach. Przewidujemy, że redukcja zatrudnienia będzie przebiegać w sposób naturalny, poprzez odejścia na emeryturę, nieprzedłużenia umów na czas określony, przesunięcia wewnętrzne, przekwalifikowanie zgodnie z pojawiającymi się potrzebami.

Dlaczego workflow?

Wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu i zatwierdzania dokumentów - workflow - ma na celu pełniejsze wykorzystanie funkcjonalności systemu SAP R/3. Workflow zostanie wprowadzony w CUK w dwóch etapach. W pierwszym etapie (obecnie trwa wdrożenie w oddziale pilotowym) wsparcie systemu obejmie procesy obiegu faktur zakupu materiałów, usług, środków trwałych w budowie (9 procesów) oraz procesy powiązane z procesami zakupu (19 procesów). Kolejny etap rozpocznie się w 2006 r.

Korzyści z wokflow:

  1. Kontrola obiegu dokumentów

    W każdym momencie możliwe zlokalizowanie dokumentu i status czynności przypisanej danemu stanowisku

  2. Terminowe przekazywanie informacji

    Istnieje możliwość kontroli czasu wykonania zadań, zapewniająca terminowe ich wykonanie. System automatycznego przypominania

  3. Przesłanie do właściwej osoby

    W dobrze zaprojektowanym WF nie ma możliwości przesłania zadania do "niewłaściwej" osoby

  4. Zastępstwa

    W razie nieobecności osoby potwierdzającej merytorycznie istnieje możliwość automatycznego przekierowania do osoby zastępującej

  5. Wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu

    Zadania do wykonania dostępne w jednym miejscu - skrzynka mailowa SAP lub MS Outlook

  6. Eliminacja papieru

    w miejsce papierowej faktury w oddziale - elektroniczny obraz faktury - w miejsce papierowego aktu sprawdzenia w oddziale wprowadzenie elektronicznych metryk, za wyjątkiem zakupów drobnych (np. gotówkowych), dla których obieg rozpoczyna się w oddziale

  7. Automatyzacja

    • automatyczny dostęp do danych w systemie SAP R/3 bez używania transakcji
    • automatyczny dostęp do zeskanowanej faktury
    • automatyczne przekazywanie zadań z jednego stanowiska na następne
    • automatyczne uzupełniane dane w "aktach sprawdzenia zakupów" dla faktur z referencją do zamówienia/arkusza wpisu/PZ
  8. Hasło zamiast podpisu

    podpis na papierze zastępowany jest unikalną nazwą użytkownika w SAP R/3 - LOGIN