Wielkie oszczędzanie

W czasie kryzysu nikt nie zrezygnuje z usług IT, jednak firmy będą musiały nauczyć się oszczędzania, nie będzie ich już stać na wdrożeniowe pomyłki. Paradoksalnie, dzięki temu mają szansę wypracować spójne i zoptymalizowane pod każdym względem wdrożenie. Mogą też przychylniej spojrzeć na rozwiązania open source oraz outsourcing.

W czasie kryzysu nikt nie zrezygnuje z usług IT, jednak firmy będą musiały nauczyć się oszczędzania, nie będzie ich już stać na wdrożeniowe pomyłki. Paradoksalnie, dzięki temu mają szansę wypracować spójne i zoptymalizowane pod każdym względem wdrożenie. Mogą też przychylniej spojrzeć na rozwiązania open source oraz outsourcing.

Wygląda na to, że kryzys ekonomiczny odmieniany w mediach od jakiegoś czasu przez wszystkie przypadki nie dotknie w sposób szczególnie odczuwalny branży IT. Firmy analityczne nie widzą bowiem podstaw do znacznych zmian swoich raportów dotyczących wydatków na informatykę i trendów na rynku do 2010 r. Jednak, jak przyznają analitycy, najbardziej dotknięta kryzysem branża finansowa jest dużym odbiorcą informatyki. Cięcia w budżetach informatycznych w jej przypadku są więc pewne. Według szacunków, do tej pory na sektor finansowy przypadało ok. 1/5 globalnych wydatków na IT. Aż 25% produkowanych najnowocześniejszych serwerów trafiało do instytucji finansowych. Obecnie wydatki te znacznie się zmniejszą. Firmy analityczne twierdzą jednak zgodnie, że wielkiego załamania rynku teleinformatycznego nie będzie, ponieważ technologie informatyczne są podstawowymi narzędziami dla wszystkich dziedzin gospodarki. Żadna branża nie może się bez nich obejść. Na IT wydano w tym roku na świecie ok. 3,4 bln USD. Oznacza to wzrost o 8% w porównaniu z rokiem ubiegłym. Obecnie tempo wzrostu maleje. Początkowo przewidywano, że w przyszłym roku wydatki na IT wzrosną o 6%, do 3,6 bln USD. Najwięcej środków zastanie przeznaczonych na inwestycyjne telekomunikacyjne (1983 mld USD), 819 mld USD na usługi, 408 mld USD na sprzęt komputerowy, a tylko 196 mld USD na oprogramowanie. Analitycy firm Gartner i Forrester Research zweryfikowali prognozy. Gartner twierdzi, że w 2009 r. z powodu kryzysu wydatki na IT wzrosną tylko o 3%, Forrester zaś mówi o 4%. Najgorszy scenariusz autorstwa analityków Gartnera zakłada zmniejszenie prognozowanego globalnego wzrostu wydatków na IT do poziomu 2,3%. Najbardziej odczują kryzys firmy IT w USA i Europie Zachodniej, ale i rynki wschodzące (przykład stanowią Węgry, gdzie cięcia wydatków na IT są już drastyczne) zanotują znaczne zmniejszenie obrotów.

Zobacz również:

Mimo wszystko narzędzia informatyczne wydają się niezbędne. Biznes i instytucje państwowe z technologii korzystać muszą, będą więc szukać oszczędności. W efekcie firmy informatyczne oferujące technologie, dzięki którym oszczędności będą możliwe, mają szanse wzbogacić się na kryzysie.

Na czym można zaoszczędzić

Agencje analityczne, m.in. IDC oraz DiS, jeszcze przed pierwszym "uderzeniem" kryzysu prognozowały duży wzrost rynku systemów ERP w Polsce. Teraz już wiadomo, że wzrost ten będzie sporo niższy. Organizacje będą bowiem ograniczać budżety na rozwiązania teleinformatyczne, tak jak to miało miejsce w latach 1997 - 1999 i 2001 - 2003, w czasach kryzysów azjatyckiego i rosyjskiego oraz po 11 września. Według praktyków IT pracujących w polskich firmach wdrożeniowych, pierwsza rzecz, jaką wtedy firmy obcinają, to budżety na wdrożenia nowych technologii. Jak wynika z informacji nieoficjalnych, oszczędzanie już się rozpoczęło - polskie oddziały globalnych koncernów i dużych firm zagranicznych otrzymały instrukcje ze swoich central, aby wszystkie wdrożenia i zakupy sprzętu, które nie są niezbędnie, po prostu zamrozić. Przedsiębiorstwa mają także oszczędzać na inwestowaniu w środki trwałe, licencje. Przełożone będą również decyzje dotyczące wdrażanych systemów informatycznych - np. niektóre organizacje kwestie związane z wyborem systemu przekładają na następny rok. Tymczasem przed polskimi firmami stoi inny problem. Dotąd, wybierając dostawców, zazwyczaj kierowały się one ceną. Obecnie nie wystarczy zmniejszyć budżet na wdrożenie - trzeba pomyśleć, jak uniknąć trzech podstawowych problemów wdrożeniowych: wydłużającego się czasu prac, nieodpowiedniego doboru aplikacji do potrzeb firmy oraz niedostosowania organizacyjnego przedsiębiorstwa do wdrażanego rozwiązania.

Kryzys na światowych rynkach finansowych

- pozostaje bez znaczenia dla planów mojej firmy – 42,19%

- wstrzyma planowane projekty IT – 29,69%

- opóźni rozpoczęcie projektów IT – 28,13%

Źródło: Computerworld – sonda online

Oszczędność na wdrożeniu ERP można uzyskać poprzez dobry wybór systemu, wejście na szybką ścieżkę wdrożeniową, obniżenie kosztu analizy przedwdrożeniowej i zatrudnienie dobrego menedżera projektu, który będzie stał na wysokim szczeblu w organizacji. Będzie bowiem miał za zadanie nie tylko szybko przeprowadzić wdrożenie, ale i zapanować nad wojną psychologiczną pomiędzy pracownikami, którzy nie chcą zmian, a menedżmentem, który zmiany te wprowadza. Oszczędność na samym procesie wdrożenia zaś, według firm wdrożeniowych, oznacza, że może się znów upowszechnić, tak jak to miało miejsce podczas ostatniego kryzysu na początku dekady, szybka ścieżka wdrożeniowa typu "rapid implementation". Chodzi o szybkie wdrożenie systemu w konfiguracji standardowej, praktycznie bez modyfikacji. W ten sposób można zaoszczędzić na wdrożeniu nawet do 50%, gdyż takie są orientacyjne koszty analizy systemu, analizy biznesowej i mapowania procesów. W przypadku standardowego systemu wydatki są ograniczone. "W Europie Zachodniej wdrożenie systemu w konfiguracji standardowej nie jest niczym nadzwyczajnym. Liczba modyfikacji jest wtedy niewielka. Tymczasem u nas większość budżetu pożerają właśnie modyfikacje" - mówi Piotr Szczerbiak z Columbus IT. Jest również inne rozwiązanie, które gwarantuje realizację projektu w ustalonym budżecie. "Pracujemy od początku działalności z firmami średniej wielkości, opierając się na zasadzie ‘fix-price’, czyli za ustalony zakres wdrożenia płaci się ustaloną z góry cenę. Nasz klient od początku jest poinformowany, jakie koszty i w jakich terminach po rozbiciu na fazy projektu będzie musiał ponieść. Jest tylko jeden warunek: zakres wdrożenia nie może się zmienić. To rozwiązanie sprawdza się i jest ciekawą alternatywą dla firm zainteresowanych wdrożeniem systemu IT" - mówi Radomir Rodziewicz, prezes Zarządu firmy 7milowy. Trafnie wybrany system i dobrze przeprowadzona analiza przewdrożeniowa także przyczynią się do optymalizacji kosztu wdrożenia. "Analizę przedwdrożeniową, czyli diagnostykę zakresu, obejmującą procesy biznesowe, wymagania funkcjonalne, infrastruktury, konwersji danych, interfejsów, firma może wykonać we własnym zakresie. Metody wykonania takiej diagnostyki można nauczyć się poprzez proste 2 - 3-dniowe szkolenia dla zespołu. A uda się zaoszczędzić nawet 10% kosztów projektu" - dodaje Piotr Szczerbiak.

Wygrywa cloud computing

Z analiz przeprowadzonych przez IBM Institute for Business Value wynika, że nowoczesne technologie IT odegrają istotną rolę w walce z kryzysem gospodarczym i jego skutkami. Istotne są zwłaszcza rozwiązania optymalizujące koszty, takie jak wirtualizacja, SOA, open source i Web 2.0. Coraz większym powodzeniem cieszy się outsourcing. Stał się on sposobem na zredukowanie kosztów operacyjnych w ciężkich czasach. Z badania przeprowadzonego przez firmę Equaterra wynika, że wzrost popytu widzi 64% obecnych w Europie firm outsourcingowych i 25% dostawców działających na rynku amerykańskim. Według firmy badawczej IDC, kryzys ekonomiczny spowoduje wzrost popytu także na technologię cloud computing. IDC oczekuje, że wydatki na cloud services osiągną kwotę 42 mld USD w roku 2012. Jest to trzykrotny wzrost, który częściowo napędzany będzie obecnym kryzysem ekonomicznym. Model "cloud" oferuje bowiem znacznie tańszy od dotychczas stosowanego sposób poszerzenia funkcjonalności i użytkowania IT, co w sytuacji kryzysowej nabiera znaczenia, zwłaszcza dla małego i średniego biznesu.

IDC rozróżnia przy tym cloud services i cloud computing. Cloud services firma badawcza definiuje jako usługi dla biznesu i rynku konsumenckiego, które są udostępnianie przez internet. Cloud computing to z kolei model projektowania, wdrażania i dostarczania funkcjonalności IT, pozwalający na oferowanie produktów i usług w czasie rzeczywistym przez internet. Analitycy przewidują silny wzrost popytu w obu obszarach.

Zdaniem wydawcy literatury informatycznej Tima O’Reilly'ego, kryzys finansowy przyczyni się do "oczyszczenia rynku" w branży usług informatycznych opartych na Web 2.0. Według niego nie mają już na rynku szans nawet innowacyjne, ale pozbawione finansowania start-upy. Ratunkiem dla firm z branży Web 2.0 jest konsolidacja, a kryzys zapewne ją przyspieszy.

Wypowiedzi

Marcin Sokołowski, Senior Marketing Manager, CEE, Epicor Software Poland

Światowy kryzys na pewno odbije się na budżetach IT w Polsce, jednak nie należy panikować. Spodziewam się, że spowolnienie może nie być dla wszystkich sektorów IT dotkliwe. Można sobie wyobrazić, że na niektóre rozwiązania popyt się zwiększy. Mam na myśli zwłaszcza technologie, które pozwalają osiągać te same cele mniejszym kosztem. Oprogramowanie jako usługa (SaaS – Software as a Service) zyska popularność, gdy firmy zorientują się, że mogą korzystać z systemu ERP, kupując wybrane funkcjonalności dla danej liczby ludzi na określony czas. W okresie spowolnienia może zadziałać mechanizm podobny do „podatku Belki”, który otworzył oczy wielkiej grupie ludzi na fundusze inwestycyjne. Takich przykładów jest więcej – np. cloud computing pozwala zrezygnować z wielkich zasobów sprzętowych na rzecz dzierżawy aplikacji czy mocy obliczeniowych w czasie, w którym firma ich potrzebuje i w wymaganej ilości. Kolejny przykład stanowią systemy wideokonferencyjne, które pozwalają oszczędzić czas handlowców, koszty dojazdów i zakwaterowania. W Polsce wciąż są domeną korporacji. Średnie firmy przyzwyczajone są do tradycyjnych, relatywnie drogich sposobów interakcji z klientami.

Piotr Szczerbiak, dyrektor konsultingu, Columbus IT

Firmy obecnie będą ograniczać budżety, podobnie jak działo się to w latach 1999 oraz 2001, kiedy cała branża IT była dotknięta kryzysem. Na pewno zostaną ograniczone wydatki na środku trwałe. Wyjątkiem będą sytuacje, kiedy sprzęt koniecznie trzeba wymienić lub ulegnie on nagłej awarii. Proces wstrzymywania większych inwestycji, zwłaszcza projektów wdrożeniowych, np. inwestycji w systemy zarządzania przedsiębiorstwem, będzie wolniejszy; z kilku zresztą powodów. Po pierwsze, w dobie kryzysu dobrze jest poprawić swoją rentowność. Po drugie, takie procesy są długotrwałe i ich zatrzymanie na kilka miesięcy oznacza konieczność praktycznego wdrażania od nowa – tak więc wdrożenia które się rozpoczęły, muszą być kontynuowane. Za to wdrożenia na etapie wyboru technologii mogą zostać wstrzymane lub zawieszone na jakiś czas. Co do optymalnego planowania kosztów wdrożenia w ciężkich czasach, jakie nadchodzą, istnieją sposoby, aby obniżyć koszty. Po pierwsze, wybór. Wybierając, najlepiej odrzucić oferty skrajne, najtańsze i najdroższe, i porównać oferty ze średniej półki. Po drugie, faza przedwdrożeniowa. Analizę przedwdrożeniową, czyli diagnostykę zakresu, która pochłania nieraz 10% projektu, firma może wykonać sama. Jest niezbędna, ponieważ obejmuje procesy biznesowe, wymagania funkcjonalne, infrastruktury, konwersji danych, interfejsów. Zespół 2 – 3-osobowy może metodologię takiej analizy opanować w 2 – 3 dni. Po trzecie, technika wdrożenia. Dla przykładu dobrze jest odświeżyć technologię rapid implementation, stosowaną jeszcze za czasów poprzedniego kryzysu. Jest to technologia wdrożenia praktycznie standardowego, niemodyfikowanego systemu. Przy takiej technice fazy analizy systemu, analizy biznesowej i potrzeb i mapowania procesów w firmie są mocno ograniczone. Ponieważ stanowią one 50% kosztów wdrożenia, ich obcięcie obniża koszty. Ale wtedy musi się zmienić całościowe podejście do implementacji systemu. Nie wdrażamy bowiem systemu w organizacji, ale musimy dostosować organizację do systemu. Wreszcie na koniec dobrze jest też jak najwięcej zrobić swoimi siłami, np. dokumentację czy szkolenie dla użytkowników, dużą część testów, specyfikację i tylko wtedy naciskać o to dostawcę, kiedy nie ma już innej możliwości. Firmy rzadko kiedy oszczędzają w ten sposób, raczej mechanicznie obcinają stawki lub budżet dla dostawcy, co nie zawsze dobrze się kończy.

Zbigniew Rymarczyk, wiceprezes Comarch S.A., odpowiedzialny za sektor MSP

Prawdopodobnie cięcia mogą nastąpić w grupie kilku tysięcy największych firm. Zapowiedziała je już TP SA. W segmencie przedsiębiorstw, szczególnie małych i średnich, nie spodziewamy się znaczącego zmniejszenie budżetów, bo te firmy cały czas są niedoinwestowane w zakresie rozwiązań informatycznych.

W czasie kryzysu przedsiębiorstwa będą dążyły do zwiększenia wydajności w każdym aspekcie swojej działalności – od działań operacyjnych, czyli produkcji, sprzedaży czy marketingu począwszy, na zwiększeniu wydajności pracowników kończąc. Takie zmiany nie są możliwe bez wdrożeniach rozwiązań informatycznych. Prawdopodobnie ograniczone zostaną inwestycje niezwiązane bezpośrednio z podstawową działalnością, np. marketing, ale aby zwiększyć efektywność, konieczne są inwestycje m.in. w moduły do systemów do zarządzania (ERP), które pozwolą lepiej wykorzystywać posiadane zasoby. Odradzam przedsiębiorstwom cięcie inwestycji IT, ponieważ polskie firmy są dalekie od standardów zachodnich. Według badań London School of Economics, wdrożenie zmian w przedsiębiorstwie połączone z system informatycznym pozwala zwiększać efektywność jego działania o ponad 20%, podczas gdy zmiany wyłącznie o charakterze biznesowym pozwalają tylko na 8-proc. wzrost. Firmy będą oszczędzać na funkcjonalnościach dodatkowych, niezwiązanych wprost z podstawowym obszarem działalności. Takimi obszarami mogą być rozwiązania CRM czy obieg dokumentów. Równocześnie powinien się zwiększyć popyt na funkcjonalności automatyzujące obecne procesy biznesowe i wprowadzające nowe możliwości zarabiania pieniędzy, np. e-commerce oraz rozwiązania Business Intelligence i kontrolingowe.