Siła spokoju

Dział IT to wprawdzie na ogół tylko niewielki fragment firmowego budżetu, ale łatwo może paść ofiarą fali oszczędności. Tymczasem radykalne ograniczenie firmowego budżetu IT może zamknąć całej organizacji drogę do prawdziwych oszczędności, ważniejszych niż zmniejszenie wydatków na jeden dział.

Dział IT to wprawdzie na ogół tylko niewielki fragment firmowego budżetu, ale łatwo może paść ofiarą fali oszczędności. Tymczasem radykalne ograniczenie firmowego budżetu IT może zamknąć całej organizacji drogę do prawdziwych oszczędności, ważniejszych niż zmniejszenie wydatków na jeden dział.

Niektórzy szefowie działów IT, zwłaszcza ci z globalnych przedsiębiorstw, zdobyli już podczas zawirowań gospodarczych w 2001 r. doświadczenie w cięciu kosztów i radzeniu sobie z ograniczonymi budżetami. CIO przez ostatnie lata musieli zmierzyć się już z redukcją kosztów infrastruktury, poprawą jakości zarządzania, konsolidacją dostawców i outsourcingiem. Niektórym udało się nawet stworzyć nowe modele biznesowe. Wciąż rośnie ich pozycja w korporacjach, stają się partnerami dla zarządu, mają znaczący wkład w budowaniu strategii firmy.

Zobacz również:

  • Podatkowa akcja i reakcja

Komunikacja kryzysowa

Analitycy McKinseya w raporcie "Managing IT in a downturn: Beyond cost cutting" zauważają, że już od wielu lat CIO muszą nieustannie poszukiwać nowych możliwości dokonywania usprawnień i redukcji kosztów w całej organizacji, więc obecna sytuacja nie jest dla nich nowym wyzwaniem. Ważne, aby uświadomić sobie i innym działom, że firmy w trudnych czasach nie powinny rezygnować z inwestycji w technologię, ponieważ obniży to ich zdolność konkurowania z innymi przedsiębiorstwami, gdy kryzys minie. Wiele rozwiązań technologicznych może także poprawić wyniki już w średniej czy nawet krótkiej perspektywie czasowej. Im lepsza wymiana informacji między CIO i CEO, tym lepsze mogą być efekty tej pracy.

Istotne jest pamiętanie o pozornie niezwiązanych z podstawową linią strategiczną szczegółach, takich jak komunikowanie się z zespołem i z zarządem. W trudnych czasach konieczne może okazać się przesyłanie większej liczby komunikatów i prowadzenie wielu bezpośrednich rozmów oraz nieustanne przypominanie oczywistości: w codziennym życiu firmy potrzebna jest coraz większa liczba zaawansowanych aplikacji czy rozwiązań internetowych.

Dyscyplina danych

W czasach, gdy najmodniejszym słowem staje się "kryzys", trzeba dokonać rzeczy na pozór niemożliwych, które jednak sprawny dział IT może wprowadzić w życie. Jedną z nich jest podniesienie przychodów bez podnoszenia cen. Często w firmach obserwuje się słabą dyscyplinę ustalania cen, a system IT może wskazać miejsca, w których tracone są potencjalne przychody. Można wytropić np. niepotrzebne zniżki dawane klientom z przyzwyczajenia, niekonsekwencje w systemie ustalania cen, określić najmniej i najbardziej dochodowy segment klientów. W niektórych przypadkach wystarczy centralizacja informacji, tak aby były dostępne w jednym repozytorium.

Jednym ze sposobów na ulepszenie działania firmy jest sprawniejsze zarządzanie danymi. Często są one rozsiane w różnych firmowych systemach informatycznych, nie stanowią spójnych i cennych informacji, są raczej obciążeniem niż źródłem potencjalnych korzyści, a Business Intelligence jest wbrew pozorom słabo zadbanym obszarem. Przede wszystkim należy uświadomić sobie i całej organizacji, do czego dane są potrzebne, w jaki sposób są używane. Problemem może być jakość danych, sposób ich użycia i przetwarzania, brak spójnej strategii. Trzeba zdiagnozować błąd. Łatwy i szybki dostęp do danych dobrej jakości pozwala na optymalne wykorzystanie czasu pracowników, daje zarządowi lepszy i szybszy wgląd w sytuację firmy. Centrum kompetencji danych może pozwolić na przerzucenie mostu między działem IT i biznesowym organizacji. Należy zastanowić się, ile czasu tracą pracownicy z powodu złych danych, bałaganu w informacjach i jak to się ma do inwestycji w nowoczesne centrum danych.

Kryzysowe inspiracje

Na listach tegorocznych zadań dla CIO znalazło się szukanie rozwiązań, które pomogą obniżyć koszty działania firmy. Najważniejsze punkty to: mobilna i sieciowa praca, technologia współpracy, Business Inteligence, podnoszenie jakości informacji i ułatwianie dostępu do niej, standaryzacja procesów biznesowych, wirtualizacja, analiza łańcuchów dostaw i procesów logistycznych, w celu polepszenia zarządzania zapasami i dostawami.

Na co CIO będą wydawali pieniądze w przyszłym roku:

1. Rozwiązania telefonii IP i smartphony – przewidywany wzrost rynku w tempie dwucyfrowym.

2. Oprogramowanie open source – pozwoli firmom na redukowanie kosztów związanych z zakupem licencji na oprogramowanie.

3. Rozwój modelu biznesowego software as a service – opłata za użycie będzie poważną konkurencją dla obecnego modelu licencji.

4. Outsourcing – pozwala na redukcję kosztów.

5. Green IT i wirtualizacja – pozwalają na zwiększenie efektywności centrów danych i zmniejszenie kosztów infrastruktury.

6. Zachowanie ciągłości biznesowej i bezpieczeństwo IT – są to wydatki niezbędne dla firm, niezależnie od koniunktury gospodarczej.

Analiza procesów, ich styku z technologią i potencjalnych obszarów udoskonalenia przyczyni się do zwiększenia produktywności. Może okazać się, że siłą rozpędu działają jeszcze stare rozwiązania, niektóre zdublowane, część rzeczy niepotrzebnie wykonywana jest nadal ręcznie przez pracowników. Dopracowanie szczegółów, udoskonalenie przepływu pracy wpłynie na wzrost produktywności w znaczący sposób, bez wprowadzania nowych, kosztownych systemów.

Ciężkie czasy nie sprzyjają wypróbowywaniu nowych rozwiązań, czasem niezbędny okazuje się powrót do podstaw, do bazowej wiedzy. Nie należy wpadać w panikę ani w nadmiernie optymistyczny nastrój. Realistyczne podejście do problemów, wyobraźnia i dystans są największymi sprzymierzeńcami menedżera w dobie kryzysu.

Mądre zakupy

Budżety działów IT od lat są pod lupą. CIO nauczyli się już z tym żyć i kontrolować koszty. Jednym z rozwiązań, które ułatwia kontrolę kosztów, jest leasing sprzętu i oprogramowania. W Polsce to rozwiązanie jest jeszcze wciąż mniej popularne niż na Zachodzie, choć umożliwia stosunkowo szybki dostęp do nowych technologii bez angażowania środków własnych.

Ponieważ zaostrzone zostały zasady przyznawania kredytów i firmy mają coraz większy problem ze zdobyciem środków na inwestycje, leasing czy wypożyczenie sprzętu IT jest dobrą alternatywą. Leasing ma także tę zaletę, że nie stanowi zadłużenia dla firmy, nie wpływa na jej bilans, czyli nie zmniejsza szans na ewentualny kredyt na inne cele. Poza tym raty leasingu można zaliczyć w koszty. Problemem dla polskich przedsiębiorców są przepisy, które utrudniają leasing oprogramowania.

Na Zachodzie popularnym rozwiązaniem jest wynajem sprzętu IT, nawet na kilka lat, z możliwością wymieniania go na nowocześniejsze modele w trakcie trwania umowy. Polski rynek dopiero się do tego rozwiązania przekonuje (wynika tak z raportu przygotowanego przez firmę Livingstone), ale ograniczenia budżetowe mogą wykreować modę na tego rodzaju usługi. Umowy wypożyczenia sprzętu na 2 czy 3 lata zbliżona jest do umowy leasingu i zazwyczaj ma także klauzulę opcji wykupu za określony, niewielki procent wartości sprzętu.

Pogoda dla IT

CIO nie powinni wpadać w panikę, czytając codziennie o kolejnych krajach dotkniętych recesją. Dla ich technologicznego królestwa, na razie, prognozy są zaskakująco dobre.

Jak wynika z badania SME (Society for Information Management), przeprowadzonego w USA, Wielkiej Brytanii i Kanadzie, ponad połowa brytyjskich małych firm zamierza podnieść w przyszłym roku wydatki na IT i telekomunikację. Jest to o 2% więcej niż rok temu. W USA i Kanadzie nastroje są gorsze - firmy zamierzają wydać odpowiednio o 12 i 10% mniej. W Wielkiej Brytanii budżety będą przygotowywane z wielką ostrożnością - 58% małych firm zamierza kupować rozwiązania jedynie od dostawców, którzy są już przez nie sprawdzeni. Największa część pieniędzy zostanie przeznaczona na bezpieczeństwo IT.

Większe firmy zamierzają polepszyć swoje rozwiązania Business Intelligence i Business Process Management, które mają posłużyć do optymalizacji zasobów i procesów. Także w tym segmencie istotne będą kwestie związane z bezpieczeństwem - firmy planują przeznaczać środki na rozwiązania z zakresu Business Continuity Planning, odzyskiwania danych w sytuacjach awaryjnych. Ważnym punktem jest także coraz modniejsza wirtualizacja środowisk serwerowych.

Kryzys jako stan permanentny

Jeśli nazwać kryzysem czas, kiedy występują trudności w pozyskiwaniu nowych klientów, można zaryzykować twierdzenie, że kryzys jest stanem permanentnym. Taka sytuacja zmusza przedsiębiorstwa do intensywnego działania na rzecz rozwoju przez wdrażanie nowych technologii, nieprzerwane poszukiwanie oszczędności i wprowadzanie innowacji. Jednym z zadań dyrektora IT jest stałe monitorowanie technologii i kosztów związanych z jej wdrażaniem i utrzymywaniem. Jednocześnie powinien mieć świadomość, w jaki sposób system informatyczny wpływa na stan całej firmy i w jakim stopniu może pomóc w realizacji stawianych celów biznesowych.

W celu podwyższenia skuteczności działalności należy zbudować tabelę kompetencji i procesów zachodzących w organizacji, dzięki czemu można jednoznacznie stwierdzić, co powinno zostać przesunięte do wykonywania na zewnątrz organizacji, a co trzeba pozostawić w firmie. Nie jest bowiem możliwe i opłacalne biznesowo, aby firma posiadała w swojej strukturze wszystkie kompetencje. Jeśli używany komputerów, a jesteśmy firmą transportową, to nie sposób posiadać np. struktury związane z centrami DRC (Disaster Recovery Center) lub narzędzia do specjalistycznej analizy przetwarzanych dokumentów, bo to się po prostu nie opłaca.

Oszczędności wynikające z outsourcingu procesów biznesowych są wymierne. W przypadku powierzenia procesu zarządzania dokumentami wyspecjalizowanej firmie możemy zaoszczędzić do 40% kosztów z tym związanych. Podobnie wyglądają korzyści wynikające z przekazania na zewnątrz innych procesów, które nie stanowią głównego biznesu firmy, a jedynie wykonywane są z konieczności. Należy mieć na uwadze fakt, że oszczędności rzędu 40% są możliwe do osiągnięcia w przypadku organizacji, której wszystkie pola aktywności informatycznej znajdują się na wysokim poziomie dojrzałości.

Od kilku lat można zaobserwować wzrost zainteresowania outsourcingiem. Według ankiety IBM Institute for Business Value, aż 80% największych odbiorców usług IBM zamierza przekazać firmom outsourcingowym swoje procesy backofficowe.

W chwilach szczególnie trudnych dla firmy dyrektor IT powinien zwrócić uwagę na jakość procesów zachodzących w organizacji i wspólnie z innymi menedżerami poszukać nowych, optymalnych rozwiązań, np. przeanalizować opłacalność outsourcingu w zakresie obsługi dokumentów. Niemniej jednak jestem zdania, że oszczędności są podstawą działania w biznesie, ale to nie one stanowią o sukcesie firmy. Znane są mi przypadki menedżerów, którzy skoncentrowali się na oszczędnościach tak bardzo, że doprowadzili firmę do upadku. Zatem outsourcing jest dla dyrektora IT jednym z zadań do realizacji w czasach kryzysu.

Mariusz Barycki, dyrektor ds. informatyki w ArchiDoc

Co ciekawe, mimo że praca mobilna może przynieść znaczące oszczędności, w przyszłorocznych budżetach firmy na dalszych miejscach wymieniają zakup oprogramowania biznesowego dla rozwiązań mobilnych. Coraz skromniejsze są także plany inwestycji w technologie sieciowe, rozwiązania telekomunikacyjne, w tym VoIP.

Według Forrester Research, światowy kryzys finansowy skłania firmy do zmian strategii IT i zwiększa popyt na usługi outsourcingowe. Forrester przeprowadził ankietę wśród ponad tysiąca amerykańskich i europejskich CIO z dużych firm. Niemal 43% zamierza dokonać oszczędności dzięki outsourcingowi niektórych usług IT, a 46% skorzysta z możliwości wynajęcia oprogramowania. Wdrożenia systemów ERP czy duże aktualizacje przekładane są na lepsze czasy. Natomiast zaledwie 16% respondentów w październiku br. zamierzało w przyszłym roku zmniejszyć nakłady na IT w porównaniu z rokiem 2008.

Nieco inaczej wyglądają prognozy Gartnera. Zdaniem analityków, w przyszłym roku wydatki na IT w USA i Japonii powinny utrzymać się na tegorocznym poziomie, natomiast w Europie Zachodniej mogą spaść, ale na pewno nie nastąpi spektakularne załamanie. W najgorszym razie, zdaniem Petera Sondergaarda, głównego analityka Gartnera, globalny wzrost wydatków na IT zmniejszy się do 2,3%.

Wzrost wydatków IT w regionie EMEA
Europa Zachodnia Europa Środkowa i Wschodnia Bliski Wschód i Afryka Cały region EMEA
2008 4% 13% 14% 6%
Przed kryzysem 2009 4% 16% 12% 6%
Po kryzysie 2009 1% 9% 9% 3%
Źródło: IDC 2008

Firmy ankietowane przez Garntera zamierzają przede wszystkim optymalizować koszty i ograniczać ryzyko, zwłaszcza transakcji z dostawcami usług. Może to zaowocować dalszą konsolidacją rynku IT, ponieważ wybierani będą bezpieczni, najwięksi i najbardziej znani dostawcy.

Według najnowszego raportu IDC, w przyszłym roku największe cięcia wydatków nastąpią w sektorze sprzętu. Zmiany komputerów w firmach zostaną odłożone na później, nowe projekty opóźnione lub okrojone. Firmy będą mniej chętnie korzystały z usług ASP - trend ten będzie widoczny aż do 2011 r. Także tempo wzrostu wydatków na oprogramowanie zmniejszy się w przyszłym roku o niemal połowę, do 4,1%. Przedsiębiorstwa wstrzymają się z kupowaniem najnowszych wersji aplikacji, zwłaszcza w obszarze zarządzania infrastrukturą.