Pokazać się w najlepszym świetle

Gesty władzy, właściwe proporcje w komunikacji, przygotowanie do wystąpienia. Właściwe zastosowanie komunikacji niewerbalnej pozwala budować trwałe relacje, pomaga unikać sytuacji konfliktowych, usprawnia negocjacje. Od właściwego zaprezentowania się w biznesie, polityce czy w życiu zależą nasze dalsze losy – mówi dr Monika Maj-Osytek, trener umiejętności poznawczych, psychopedagog, autorka książki „Komunikacja niewerbalna”.

Dużo mówi się o komunikacji niewerbalnej w biznesie. Co można zyskać, znając jej główne zasady?

Dzięki komunikacji niewerbalnej można dużo zyskać, ale jeszcze więcej stracić, nie znając jej zasad. Dla niektórych w biznesie, polityce, ale nawet w życiu to być albo nie być. Od tego, jak się zaprezentują, zależą ich dalsze losy. Z własnego doświadczenia zawodowego mogę zdradzić, że zyskałam wiele kontraktów właśnie dzięki właściwej komunikacji niewerbalnej. Ponieważ także prowadzę własną firmę, wiem, jak bardzo ważne jest wykorzystywanie tej wiedzy w relacjach z klientami czy współpracownikami. Właściwe zastosowanie komunikacji niewerbalnej pozwala budować trwałe relacje, pomaga unikać sytuacji konfliktowych, usprawnia negocjacje. Teraz, po kilkunastu latach praktyki stosowania jej w codziennej pracy i przeprowadzeniu obszernych badań w tej dziedzinie, wiem, jak szerokie spektrum działania i zastosowania ma taka wiedza. Polecam każdemu, aby dokształcał się w tym zakresie, zwłaszcza jeśli jest nastawiony na osiąganie założonych celów zawodowych. Z pewnością szybko zauważy korzyści, które będą przekładać się zarówno na relacje z innymi, jak i finanse.

Zobacz również:

Początek i koniec dadzą szansę środkowi

Zadbajmy o atrakcyjność środkowej części wystąpienia publicznego. Z wykładu zapamiętujemy w pierwszej kolejności wstęp, a w drugiej jego zakończenie. Jeśli zadbamy o to, że środek naszego wystąpienia będzie ubarwiony przykładami, z pewnością usłyszymy pozytywną informację zwrotną.

Jak dostosować przekaz werbalny i niewerbalny do temperamentu rozmówcy? Czy w tym wypadku niezbędna jest znajomość kultur narodowych?

Znajomość kultur narodowych jest niezbędna w korporacjach oraz firmach, które współpracują na płaszczyźnie międzynarodowej (nawiązując nadal do biznesu). Wtedy warto dostosować swoje gesty do obowiązujących zasad w danym społeczeństwie.

Natomiast jeśli chodzi o temperamenty, to wiedza w tym zakresie może pomóc. Możliwość połączenia komunikacji z teorią temperamentu daje zaskakujące efekty, ale nie tylko w przypadku różnic kulturowych. W codziennych sytuacjach pozwala na szybkie oszacowanie, z kim mamy do czynienia i na podstawie czasem nawet kilku charakterystycznych zachowań rozpoznać, z jakim rodzajem osobowości mamy do czynienia i jak się wobec takiej osoby zachowywać, by lepiej się z nią porozumieć. Na przykład, wchodząc do czyjegoś biura, możemy rzucić okiem na przedmioty otaczające daną osobę oraz przez chwilę obserwować jej gesty, by po krótkim czasie stwierdzić, że to choleryk. Ważne jest, aby takiej osobie dać się zawsze do końca wypowiedzieć. Okazując jej cierpliwość i przychylność, możemy sprawić, że nas polubi i będzie się dobrze czuła w naszym towarzystwie. Natomiast próbując uświadamiać lub pouczać choleryka, możemy szybko go zdenerwować, a nawet wywołać konflikt.

Jakie są rodzaje autoprezentacji? Jakie są ich plusy i minusy w poszczególnych sytuacjach biznesowych?

Rodzaje autoprezentacji najlepiej jest prezentować na przykładach. Unikałabym autoprezentacji ofensywnej, czyli okazywania nadmiernej pewności siebie, w sytuacjach, gdy zależy nam na dobrych relacjach z innymi oraz poznaniu ich opinii. Jednak w relacji szef i podwładny umiarkowanie stosowana może być pomocna w budowaniu hierarchii. Można ją zastosować, jeśli zależy nam, by być autorytetem dla pracowników, ale nie chcemy wchodzić z nimi w zażyłe kontakty.

Autoprezentacji defensywnej, która polega na unikaniu odpowiedzialności za swoje czyny czy zachowanie, nikomu nie polecam. Jeśli ktoś potrafi wykryć kłamstwo i zorientuje się, że oszukujemy, możemy zbyt dużo stracić. Na jednym ze szkoleń uczestnik opowiedział o swojej współpracownicy, która pod jego nieobecność podkradała mu dokumenty, następnie chowała je w swoim biurku, oskarżając go potem o brak kompetencji i chaotyczny system prowadzenia spraw. Wiadomo, że w takiej sytuacji trzeba dowieść swojej racji, gdyż chodziło o dobre imię. Kiedy tylko mężczyźnie udało się to udowodnić, w niedługim czasie kobieta straciła zaufanie pozostałych pracowników i poniosła konsekwencje swoich czynów – zwolnienie z pracy.

Najbardziej pożądana jest autoprezentacja asertywna. Osoby takie potrafią świetnie współpracować z innymi, są lubiane w zespole, same chętnie pomagają innym, wspierają w wykonywaniu zadań czy obowiązków. Jeśli mamy kogoś takiego w swoim otoczeniu, warto odwdzięczyć się tym samym, z pewnością to docenią.

Warto zatem popracować nad autoprezentacją asertywną. Od czego zacząć?

Autoprezentacja asertywna to trochę umiejętność dobrego komunikowania się z otoczeniem, także chęć zrozumienia innych i tego, w jakiej znaleźli się sytuacji, ale również polegająca na uczciwości popartej funkcjonowaniem według norm prawnych. To wszystko składa się na budowanie takiego rodzaju wizerunku, który sprawia, że jesteśmy lepiej postrzegani. Trudno określić, od czego zacząć. Każdy z nas jest inny i aby osiągnąć satysfakcjonujący efekt, jeden człowiek będzie musiał czasem radykalnie zmienić swoje zachowanie, by osiągnąć zamierzony efekt, a drugiemu wystarczy, że popracuje nad rodzajami komunikatów, jakie wysyła do słuchaczy, lub gestami i postawą ciała, by lepiej się zaprezentować.

Na co zwrócić uwagę przed kamerą i w czasie wystąpień publicznych?

Warto zapamiętać kilka ważnych kwestii:

1. Powtarzanie kluczowych zagadnień. Dzięki powtórzeniom można sprawić, że „zakodujemy” słuchaczy na przekazywane treści.

2. Unikanie długich prezentacji (najlepiej stosować takie slajdy, które trafią do wzrokowców, bo większość z nas lepiej zapamiętuje obrazy, a nie długie teksty).

3. Nigdy nie piszemy gotowego przemówienia na kartce, tylko same kluczowe punkty.

4. Zadbajmy, by nasze wystąpienie było jak najbardziej proste i zrozumiałe, a odbiorcy z pewnością to docenią.

5. Na długie wystąpienia merytoryczne warto przygotować kilka anegdot nawiązujących do tematu. Mogą to być też zabawne sytuacje, które sprawią, że nawet skomplikowane treści będą łatwiejsze do zapamiętania.

Ostatnia sprawa: zadbajmy o środek wystąpienia, aby był atrakcyjny. Jesteśmy tak skonstruowani, że z wykładu zapamiętujemy w pierwszej kolejności wstęp, a w drugiej jego zakończenie. Jeśli zadbamy o to, że środek naszego wystąpienia będzie ubarwiony przykładami, to z pewnością usłyszymy pozytywną informację zwrotną.

Dla niektórych menedżerów zmorą są wystąpienia publiczne. Na jakie gesty i pozy zwracać uwagę, a jakich unikać?

Bardzo ważne, aby używać gestów pozytywnych, otwartych. Warto też gestykulować, by nasze słowa były poparte ruchem rąk, dzięki czemu wypadamy wiarygodnie. Najczęstszym błędem jest stanie w jednej pozycji, układanie dłoni w wieżę, tzw. piramidę (palce złożone). Mimo że ten gest jest pozytywny i każdy wie, że dobrze jest go zastosować w niektórych sytuacjach, to niektórzy czują się wręcz manipulowani, gdy widzą, że ktoś przybiera taką pozę. Z pewnością podczas wystąpień mogą nam zaszkodzić gesty zamknięte, dlatego warto ich unikać.

Jak przygotować się do wystąpienia? Czy Pani zdaniem jest jakiś złoty środek na opanowanie stresu?

W swojej książce przedstawiam kilka metod radzenia sobie ze stresem. Jednak bardzo ważne jest, aby każdy znalazł swój sposób i odpowiednio dopasował do rodzaju temperamentu. Dla jednych będą to techniki relaksacyjne, a dla innych wystarczy odpowiednio przybrana pozycja ciała na dwie minuty, by sprawić, że samopoczucie poprawi się, a my zaprezentujemy profesjonalnie.

W swojej książce poleca Pani technikę CUDO (akronim słów: ciało, umysł, dobry humor, oddychanie). Na czym ona polega, w czym pomaga i kiedy może okazać się niezbędna?

Technika CUDO pozwala w krótkim czasie zrelaksować się i zlikwidować napięcia naszego ciała (patrz ramka). Zastosowany efekt pozytywnego myślenia ma za zadanie nastroić nasze myśli na dobre tory, a głęboki oddech na koniec wyeliminować zdenerwowanie. Technika jest bardzo pomocna w sytuacjach stresujących, zarówno przed ważnym spotkaniem z klientem, jak i wystąpieniem publicznym. Bardzo lubiana przez osoby zapracowane, chcące na chwilę odpocząć i nabrać sił, ale też z pewnością przyda się tym, którzy poszukują pracy i wybierają się na rozmowę kwalifikacyjną.

Technika CUDO – ćwiczenie na pięć minut przed występem

CIAŁO – sygnalizuje napięcie. Usiądź na chwilę na krześle i udawaj, że przysnąłeś. Jeśli masz stół, to oprzyj głowę na ramionach i licz w pamięci powoli tyle, ile masz lat. Wstań.

UMYSŁ – nastawienie pozytywne. „Złożyłem aplikacje na to stanowisko, ponieważ chcę się rozwijać, osiąga sukcesy i doskonalić się”.

DOBRY HUMOR – pomyśl o czymś miłym, co cię ostatnio spotkało, i uśmiechnij się”.

ODDYCHANIE – weź głęboki oddech.

Źródło: Monika Maj-Osytek, „Komunikacja niewerbalna. Autoprezentacja, relacje, mowa ciała”, Wydawnictwo Samo Sedno, Warszawa 2014, str. 217

Może jeszcze chwilę zatrzymajmy się przy mimice. Dlaczego jest tak ważna i co Pani zaleca?

Samą mimiką łatwo jest wpłynąć na kogoś, można manipulować, a także pokazać prawdziwe odczucia. Polecam to ostatnie. Na przykład, gdy nasz rozmówca szybko się zorientuje, że uśmiech jest udawany, może stracić do nas zaufanie. Brak mimiki może spowodować, że będziemy postrzegani jako osoby zimnie, co dla niektórych staje się barierą w nawiązywaniu dalszych kontaktów. Dobrze, aby w parze z mimiką stosować odpowiednie gesty, które będą pokryciem dla naszych słów.

Na czym polegają gesty władzy i kiedy je stosować?

Gesty władzy mogą mieć szerokie zastosowanie w biznesie. Zarówno wtedy, gdy przygotowujemy się do jakiejś prezentacji, jak i podczas jej trwania, jeśli chcemy pokazać, np. swoim współpracownikom, swoją siłę oddziaływania czy dominację. Stosując gesty władzy, sprawimy, że nasz testosteron wzrośnie, a co za tym idzie, będziemy ekspresyjni i chętni do działania. Jak wykazują badania, zmiany hormonalne w naszym organizmie i jednoczesny spadek kortyzolu powodują, że przyjemniej i lepiej się czujemy, co w wymierny sposób wpływa na jakość naszych kontaktów interpersonalnych. Przykładowym gestem władzy jest oparcie rąk o blat stołu i zadarcie głowy do góry. Tak przybrana pozycja ciała na dwie minuty oddziałuje pozytywnie na nasze samopoczucie. Nie znaczy to, że podczas wszystkich spotkań mamy permanentnie wykorzystywać tę pozycję. Najlepiej zrobić to przed ważnym spotkaniem czy wystąpieniem. I to wystarczy.

Gesty władzy w biznesie

Gesty władzy mogą mieć szerokie zastosowanie w biznesie. Zarówno wtedy, gdy przygotowujemy się do jakiejś prezentacji, jak i podczas jej trwania, jeśli chcemy pokazać swoją siłę oddziaływania czy dominację. Stosując gesty władzy, sprawimy, że nasz testosteron wzrośnie, a co za tym idzie, będziemy ekspresyjni i chętni do działania.

Poproszę o podanie kilku sztuczek, które pomogą dobrze wypaść przed kamerą.

Każdy jest inny i potrzebuje innych trików. Jedni mają ogromny problem ze stresem, jeszcze inni problem z zapamiętaniem treści. Jednak bardzo pomocne mogą okazać się tutaj techniki rozładowania emocji, czyli wspomniane wcześniej CUDO lub pozycje władzy zastosowane na kilka minut przed wystąpieniem. Dla tych, którzy mają problem z projektowaniem i zapamiętywaniem treści, polecam techniki ćwiczenia pamięci – mogą przynieść zaskakujące efekty, kiedy zależy nam, by nie czytać z kartki, kiedy mamy do czynienia z wymagającą publicznością, która nie lubi, gdy mówca nie ma kontaktu wzrokowego ze słuchaczami.

Czy można się tego samemu nauczyć, czy też lepiej skorzystać z pomocy fachowców?

Oczywiście, warto próbować samemu nauczyć się pewnych umiejętności. Z pewnością pomocna tutaj będzie moja książka, właściwie powstała w tym celu. Jednak istnieje grono osób, które potrzebują profesjonalnej informacji zwrotnej trenera, co robą źle, co mogą jeszcze usprawnić w komunikacji niewerbalnej albo jak analizować komunikację z kontekstu, by lepiej odczytywać zamiary innych i wtedy chętnie służę pomocą. Łatwiej jest uczyć się w towarzystwie osoby, która na bieżąco poprawi błędy i zwróci uwagę, czego nie robić, a co warto wdrożyć, żeby stworzyć wizerunek, który najlepiej będzie pasował do charakteru pracy, ale i naszej osobowości.

Monika Maj-Osytek

Monika Maj-Osytek, dr nauk humanistycznych w zakresie nauk o polityce, ekspert ds. komunikacji niewerbalnej, trener umiejętności poznawczych, psychopedagog. Wieloletni praktyk łączący doświadczenie zawodowe z badaniami w zakresie zaawansowanej komunikacji. Pracowała w wielu branżach, m.in. administracyjnej oraz jako trener dla: Coca Cola, Bank BPH, PKO SA, Get In Bank, European Institute of Environmental Energy Poland, Grupa Wadwicz. Obecnie prowadzi szkolenia dla biznesu i polityki oraz jest wykładowcą akademickim przedmiotów w obszarze komunikacji, negocjacji i marketingu politycznego.