Granice kontroli korespondencji służbowej pracownika

Jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest sumienne i staranne wykonywanie obowiązków służbowych, a ponadto także wykonywanie poleceń służbowych pracodawcy, bądź osób przełożonych. Pracodawcy przysługuje prawo do kontrolowania sposobu wykonywania obowiązków przez pracownika, w tym także jego służbowej korespondencji, jednakże prawo to ulega pewnym ograniczeniom. Jakie to ograniczenia?

Ograniczenia w kontroli pracownika wynikają przede wszystkim z przepisów Konstytucji RP oraz kodeksu cywilnego, na co wskazuje art. 111 kodeksu pracy. Powyższe nie oznacza bynajmniej, że pracodawca nie może popełnić przestępstwa w związku z dokonywaniem kontroli pracownika – wręcz przeciwnie. W zakresie korespondencji najważniejszym przepisem karnym jest art. 267 kodeksu karnego, który stanowi, że karze podlega każdy kto uzyskuje dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej. Każda kontrola korespondencji pracownika przez pracodawcę musi być ograniczona do niezbędnego minimum i nie może być wykorzystywana do prześladowania (mobbingu) pracownika.

Najpierw informacja, potem kontrola

Przepisy o sumiennym wykonywaniu obowiązków przez pracownika oraz obowiązek przestrzegania czasu pracy stanowią, że pracownik nie powinien zajmować się w trakcie pracy sprawami prywatnymi, np. prowadzeniem prywatnej korespondencji, wykonywaniem prywatnych telefonów czy przeglądaniem rozrywkowych witryn w Internecie. Narzędzia pracy udostępnianie przez pracodawcę – co do zasady – powinny służyć wykonywaniu wyłącznie służbowych obowiązków. Oczywiście strony stosunku pracy mogą odmiennie uregulować kwestię udostępnionych narzędzi pracy. Pracodawca w celu ochrony swoich interesów, w tym prawdopodobnie najważniejszego z nich, czyli ochrony tajemnic przedsiębiorstw ma prawo do dokonywania kontroli narzędzi pracy udostępnianych swoim pracownikom. Jednakże, aby kontrolować treść przesyłek, wiadomości bądź rozmów pracodawca musi poinformować pracowników o możliwości prowadzenia takiej kontroli. Informacja w tym zakresie może zostać przedstawiona zarówno w umowie o pracę, jak też w regulaminie pracy czy zbiorowym układzie pracy.

Sposoby kontrolowania pracowników są rozmaite, np. sprawdzanie sposobu korzystania z Internetu poprzez specjalne oprogramowanie, używanie firmowego serwera pocztowego i archiwizację poczty wychodzącej, czy blokowanie możliwości odwiedzenia witryn i treści uznawanych za pracodawcę za niepożądane. Wymagają one jednak specjalistycznego oprogramowania, albo odpowiedniej kadry informatycznej. Najprostszy sposób na kontrolowanie korespondencji pracownika to po prostu przeglądanie jego skrzynki pocztowej, konieczne jest jednak przeczytanie całej poczty, a tej może być bardzo dużo. Oczywistym jest obowiązek podania pracodawcy przez pracownika hasła zarówno do skrzynki pocztowej, jak i do każdego zaszyfrowanego pliku czy programu na służbowym komputerze pracownika. Nieuzasadnione ochroną własnych dóbr osobistych niepodanie hasła pracodawcy stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i może stać się podstawą do rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika (zwolnienie dyscyplinarne).

Korespondencja prywatna na służbowej skrzynce

W przypadku jeśli pracodawca nie zastrzegł wyraźnie zakazu przechowywania prywatnej korespondencji na służbowej skrzynce pocztowej, albo jeżeli taka korespondencja przypadkowo wpłynęło na skrzynkę służbową, pracownik powinien oznaczyć taką korespondencję w taki sposób, aby nie było wątpliwości, że dana wiadomość jest prywatna. Prawidłowe oznaczenie takiej korespondencji powoduje, że pracodawca nie ma prawa zajrzeć do przedmiotowej wiadomości poza pewnym wyjątkiem. Ów wyjątkiem będzie sytuacja, gdy pracodawca posiada uzasadnione podejrzenia, że za pomocą korespondencji prywatnej dochodzi do wycieku tajemnic przedsiębiorstwa pracodawcy. Podejrzenia te muszą być jednak uzasadnione, przykładowo uzasadnieniem może być podejrzany tytuł wiadomości, albo nadawca – jeśli jest wiadomym, że pracuje dla konkurencyjnego przedsiębiorstwa.

Pracownik musi także stosować się zakazów stanowionych przez pracodawcę w zakresie użytkowania narzędzi służbowych, np. do zakazu instalowania komunikatorów internetowych, zakazu korzystania z serwisów społecznościowych czy przechowywania na komputerze plików audiowizualnych, niezwiązanych z pracą. Naruszenie takich zakazów skutkować może konsekwencjami służbowymi.

Trybunał murem za pracodawcą

Powyższe stanowisko uzyskało w ostatnim czasie potwierdzenie w postaci wyroku Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w sprawie Barbulescu przeciwko Rumunii. W przedmiotowej sprawie pracodawca skontrolował służbową skrzynkę pocztową założoną na jednym z zagranicznych serwisów. Zgodnie z zapewnieniem pracownika znajdować się tam miała jedynie korespondencja służbowa, tymczasem w trakcie kontroli ujawniono, że pracownik prowadził prywatną korespondencją o charakterze osobistym oraz seksualnym w trakcie pracy. W związku z powyższymi naruszeniami pracodawca zdecydował o zwolnieniu pracownika za naruszenie obowiązujących w spółce regulacji zakazujących korzystania ze środków spółki w celach osobistych. Zarówno Trybunał, jak i rozpatrujące wcześniej sądy rumuńskie nie dopatrzyły się naruszenia dóbr osobistych, praw pracownika czy praw człowieka, a ponadto, że pracownik nie doznał z tego tytułu szkody. Trybunał zgodził się także z rozstrzygnięciami sądów wskazujących, że również na gruncie prawa Unii Europejskiej zachowanie pracodawcy było racjonalne, zakres kontroli ograniczono jedynie do korespondencji, a monitoring korespondencji był jedyną metodą ustalenia, że doszło do wykroczenia dyscyplinarnego. Tym samym na gruncie europejskiego orzecznictwa doszło do ustalenia, że nie jest niezasadnym weryfikowanie poczynań pracowników przez pracodawcę.

Należy jednak mieć na uwadze, że uprawnienie pracodawcy do kontroli korespondencji służbowej pracownika nie jest bezwzględne i zależy od okoliczności konkretnej sprawy, a podstawą do prowadzenia kontroli jest poinformowanie pracownika o możliwości kontrolowania poczty służbowej przez pracodawcę. Informacja ta jednak musi być uprzednia, nie tylko przed rozpoczęciem samej kontroli, ale przed rozpoczęciem użytkowania służbowej skrzynki przez pracownika. Gdyby jednak pracodawca zmienił zdecydował o możliwości kontrolowania skrzynki już w trakcie użytkowania jej przez pracownika to zakres kontroli powinien być ograniczony i dotyczyć jedynie okresu od dnia poinformowania o możliwości kontroli (np. uchwalenia nowego regulaminu pracy) do dnia kontroli.

Orzeczenie Europejskiego Trybunału Praw Człowieka stało się więc potwierdzeniem prawa pracodawcy do kontrolowania korespondencji pracownika, o ile nie narusza ono dóbr osobistych pracownika, jego prywatności, a działania pracodawcy są proporcjonalne, uzasadnione okolicznościami oraz zgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami. Nie należy się jednak spodziewać dalszego rozszerzania uprawnień pracodawcy w tym zakresie.

Kamil Kozioł

Kamil Kozioł

o autorze

Kamil Kozioł jest absolwentem Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Śląskiego; ekspertem ds. prawa cywilnego; zawodowo zajmuje się prawem gospodarczym, korporacyjnym, konsumenckim oraz prawem nowych technologii; od 2006 roku aktywny w organizacjach pozarządowych; w 2013 roku ukończył studia podyplomowe z zakresu prawa Unii Europejskiej.