Dla kogo outsourcing?

Windykacja zawsze się opłaca. Są na nią skazane wszystkie myślące sektory gospodarki - które potrafią liczyć pieniądze i analizować strukturę kosztów. Profesjonalny menedżer, dyrektor finansowy, wie, że specjalistyczna firma windykacyjna jest skuteczniejsza od kosztownego własnego działu windykacji. Dlatego coraz częściej odzyskiwanie należności zleca się na zewnątrz.

Windykacja zawsze się opłaca. Są na nią skazane wszystkie myślące sektory gospodarki - które potrafią liczyć pieniądze i analizować strukturę kosztów. Profesjonalny menedżer, dyrektor finansowy, wie, że specjalistyczna firma windykacyjna jest skuteczniejsza od kosztownego własnego działu windykacji. Dlatego coraz częściej odzyskiwanie należności zleca się na zewnątrz.

Każdy podmiot działający na rynku może znaleźć się w sytuacji, w której będzie musiał upomnieć się o własne pieniądze. Firmy i instytucje finansowe, będące właścicielami drobnych masowych wierzytelności czy dużych pojedynczych, szukają różnych sposobów pozbycia się tego problemu. Ze względu na czasochłonne i kosztowne procesy windykacyjne najskuteczniejszym działaniem zmniejszającym saldo trudnych wierzytelności jest ich sprzedaż. Obsługa wierzytelności może również odbywać się bez ich cesji. Właścicielem długów nadal pozostaje przedsiębiorstwo, zaś ich obsługą zajmuje się firma zewnętrzna.

Zobacz również:

Podejmowanie wyborów

Przedsiębiorca musi liczyć się z tym, że w którymś momencie działalności handlowej zetknie się z problemem należności. Budując strategię windykacyjną w firmie - bez względu na jej obecną sytuację finansową - warto od razu zaplanować wszystkie działania, jakie powinny zostać podjęte w celu odzyskania ewentualnych należności. Należy podjąć decyzję, które z tych czynności i dla jakich kategorii zadłużeń powinny zostać wykonane natychmiast, które mogą zostać zaniechane, kiedy powinno się je podjąć oraz czy windykować za pomocą własnych służb, czy obsługę zadłużenia zlecić profesjonalistom. Windykacja (czy też szerzej pojęta obsługa wierzytelności) zlecona ma swoje plusy, choćby przechodzenie z kosztu stałego na koszt zmienny, ale ma też i minusy. Podobnie jak posiłkowanie się własnym działem. Do zalet windykacji własnej na pewno należy bezpośredni nadzór nad pracownikami odpowiedzialnymi za windykację, a także utrzymanie dyskrecji handlowej (dokumenty firmy nie trafiają do osób trzecich). Z drugiej strony własne piony windykacyjne to znaczne koszty dla przedsiębiorstwa (choćby grupa windykatorów i prawników). Dodatkowo konieczność skupienia się na podstawowej działalności podmiotu powoduje niedostateczne nakłady na szkolenia i wdrażanie nowych technik. To, czego nie mają własne komórki windykacyjne, posiadają profesjonalne firmy windykacyjne. Zarząd każdej firmy musi po prostu rozważyć wszystkie za i przeciw.

Liczy się know-how

W sytuacjach, w których przedsiębiorstwo miesięcznie oczekuje od kilku do kilkudziesięciu tysięcy niewielkich płatności, warto zlecić ich obsługę wyspecjalizowanemu podmiotowi. "Nawet stosunkowo nieduże opóźnienia w spłacie, przy dużej ilości generowanych miesięcznie płatności, w istotny sposób wpływają na płynność finansową, z czego wielokrotnie nie zdajemy sobie sprawy do chwili, w której ta kwestia zostanie zdiagnozowana" - tłumaczy Piotr Krupa, prezes firmy KRUK SA. "Moment zlecenia obsługi wierzytelności zewnętrznej firmie zależy od przyjętej strategii windykacyjnej. Trzeba pamiętać, że każdy tydzień zwłoki zmniejsza szanse na odzyskanie należności".

W przypadku długów masowych należy poważnie wziąć pod uwagę jak najszybsze przekazanie ich zewnętrznemu podmiotowi, który nie tylko posiada niezbędne know-how, ale również konieczną infrastrukturę logistyczną - system informatyczny, call center, wysokonakładową drukarnię, liczną grupę windykatorów terenowych. "Korzystając z wyspecjalizowanych firm windykacyjnych, można mieć pewność dostępu do najnowszych technik i narzędzi, wieloletniego doświadczenia profesjonalistów i ich umiejętności. Specjalizacja takich firm owocuje wysoką efektywnością działania, przekraczającą w niektórych przypadkach 90%" - dodaje Tomasz Halabowski, rzecznik prasowy spółki Cash Flow.

Kredyty, rachunki, faktury

W polskich realiach grupą najczęściej korzystającą z outsourcingu obsługi wierzytelności są banki i telekomy, które posiadają duży odsetek straconych należności konsumenckich.

Te pierwsze od 2004 r. mogą w świetle prawa outsoursować windykację kredytów straconych, z czego korzystają, mimo posiadania własnych rozbudowanych działów monitoringu i windykacji. Dla banków, by produkt był opłacalny, musi być standardowy, ale gdy taki być przestaje (np. niespłacony kredyt), bank ponosi dodatkowe koszty jego indywidualnej obsługi. Firmy windykacyjne, dysponujące odpowiednimi narzędziami indywidualnej obsługi, pomagają tych kosztów uniknąć. "Portfele wierzytelności zagrożonych bardzo często zawierają setki tysięcy klientów, dlatego obsługa takich portfeli wymaga nowoczesnego zaplecza technicznego, kumulującego dane i umożliwiającego bieżący monitoring spraw. Powierzenie wymienionych kompetencji wyspecjalizowanym podmiotom pozwoli bankom na skoncentrowanie własnych zasobów na zdobywaniu nowych klientów i budowaniu swojej pozycji na rynku" - mówi Krzysztof Borusowski, prezes spółki windykacyjnej Best.

"Dla większości przedsiębiorstw budowa i utrzymanie działu windykacyjnego w stanie najwyższej gotowości są zbyt drogie" - stwierdza Tomasz Halabowski. Wierzyciele z sektora B2B coraz częściej akceptują udzielenie znacznego dyskonta przy sprzedaży wierzytelności, kierując się prostą zasadą: lepiej stracić część niż wszystko. Sprzedaż długu korporacyjnego firmie windykacyjnej nie jest koniecznością, wielu przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z usług podobnych firm bez dokonywania cesji wierzytelności. Atutem takiego rozwiązania również jest aspekt ekonomiczny. "Przy zatrudnieniu firmy pracującej na zasadzie success fee koszt windykacji ogranicza się tylko do prowizji od odzyskanego długu" - wyjaśnia Halabowski.

Nie popsuć relacji

Zagrożeniem, na które czasem wskazują klienci firm windykacyjnych, jest możliwość zerwania więzi między usługodawcą a usługobiorcą w momencie, kiedy ten drugi staje się chronicznym dłużnikiem, a wierzyciel jest zmuszony zwrócić się o pomoc do windykatorów. "Polski rynek jest bardzo konkurencyjny i dla każdej firmy pozyskanie nowego klienta jest istotne i kosztowne. Dlatego, nawet jeśli przestaje on płacić za usługi czy zakupione produkty, wierzyciele obchodzą się z nim ostrożnie i delikatnie, licząc na to, że ma to charakter przejściowy i klient powróci do regularnej spłaty należności. Zwlekają z przekazaniem sprawy do windykacji" - mówi Piotr Krupa. Taka strategia bywa jednak groźna dla firm, które mogą wpaść w pętlę rozluźnienia dyscypliny płatniczej klientów. Wtedy zwykle konieczne jest zdecydowane i kompleksowe działanie firmy windykacyjnej, zwykle pociągające za sobą większe koszty.

Firmy, które są dłużnikami, najczęściej jednak zdają sobie sprawę z reguł panujących w biznesie. Czasem choć same są dłużnikami, korzystają także z usług firm windykacyjnych jako wierzyciele.