Biznes i IT – ku dobrej współpracy

W czasach, gdy sukces w biznesie w dużej mierze zależy od technologii, przedstawiciele biznesu i IT muszą grać w jednej drużynie. Jest to zadanie niełatwe, ale warto budować wspólny zespół – to inwestycja w rozwój organizacji.

Realizacja celów biznesowych w dzisiejszej rzeczywistości gospodarczej nie jest możliwa bez bezpośredniej współpracy pomiędzy jednostkami biznesowymi, jednostkami operacyjnymi i informatycznymi. Budowanie konkurencyjnej przewagi nie będzie możliwe, jeśli każda ze stron nie wniesie niezbędnej wiedzy i doświadczenia dla wypracowania najlepszych rozwiązań.

Kliknij, aby powiększyć Aneta Czerniewska

SBA Europe Dish, Air and Surface Factories & European Manufacturing Support Centre (EMSC) Lead, Reckitt Benckiser

ZAWSZE MOŻNA NAPRAWIAĆ RELACJE

W wielu firmach, w których pracowałam, często spotykałam się z takim nastawieniem, że IT nie jest partnerem dla biznesu, nie rozumie potrzeb ani wymagań, z którymi biznes zmaga się na co dzień. IT jest dostawcą usług zamawianych przez biznes i jest uwzględniany dopiero podczas realizacji projektów, a nie ich planowania. Takie podejście jest błędne, gdyż IT ma często szersze, międzywydziałowe, a nawet międzyoddziałowe spojrzenie na firmę. Przekrojowo myślący ludzie z działu IT posiadają umiejętności pomocne w porządkowaniu i upraszczaniu procesów biznesowych, standaryzacji działań, przenoszeniu i implementacji dobrych praktyk. IT może mieć również pozytywny wpływ na strategiczny rozwój firmy poprzez wykorzystanie znajomości nowinek technologicznych i możliwości ich wykorzystania, np. do tworzenia nowych kanałów sprzedaży, budowania nowych kanałów współpracy z klientami. Zmiana postrzegania ról wymaga zbudowania zaufania do IT. A to z kolei wymaga zaangażowania i dobrych chęci po obu stronach. Nawet jeśli relacje IT–biznes nie spełniają naszych oczekiwań, nie należy się zrażać – zawsze możemy je zmienić. Będzie to oczywiście wymagało podjęcia działań zmierzających w tym kierunku, ale licząc na dobre chęci i zdrowy rozsądek po obu stronach, jeśli IT będzie w stanie w rzeczowy, wymierny sposób pokazać swój pozytywny wpływ na biznes, to współpraca dobrze będzie się układać. Pozytywnie działa wspólne realizowanie projektów, angażowanie ludzi z biznesu w działania IT, gdyż pozwala to „odczarować” niedostępność IT oraz pomaga w nawiązaniu lepszych stosunków poprzez wzajemne bliższe poznanie się, zrozumienie swoich wyzwań, problemów itp. Kolejnym krokiem są szkolenia dla biznesu oraz prezentacje ukazujące sposób działania działów IT, wykorzystywane metodyki, realizowane projekty, strategię rozwoju i działania oraz prezentowanie ludzi, którzy pracują w IT. W relacjach biznes–IT ważny jest ciągły dobry kontakt, aby utrzymać spójność działania i zaangażowanie zarówno po stronie IT, jak i biznesu. Ważne są regularne, najlepiej osobiste spotkania przeprowadzane w celu omawiania bieżących działań; zbierania i omawiania krótko-, średnio- i krótkoterminowych planów biznesu; przekazywania wiedzy o IT, np. o sposobie działania, strategicznych planach rozwoju IT; przedstawiania zrealizowanych działań, projektów ze szczególnym uwzględnieniem zrealizowanych korzyści oraz wkładu w końcowy rezultat zaangażowanych ludzi z IT i z biznesu. Ważne, by kontakt biznes–IT był dobry zarówno na strategicznym poziomie, wyższych szczeblach menedżerskich, jak i na poziomie operacyjnym. Dla efektywnego działania IT ważny jest udział w czysto biznesowych spotkaniach i okresowych przeglądach, gdyż pozwala to na lepsze zrozumienie biznesu, planowanych kierunkach rozwoju, bieżących problemach. Jest to również doskonałe miejsce, by uchwycić w sposób naturalny, potrzeby, które w przyszłości będą wymagały wsparcia IT. W tym wypadku bardzo ważna jest oczywiście otwartość i komunikacja i jasne określenie możliwości wsparcia działań biznesowych, informowanie o posiadanych przez IT zasobach oraz potrzebach budżetowych ze szczególnym uwzględnieniem ich przeznaczenia.


Zła diagnoza

Niestety, model taki istnieje w niewielu przedsiębiorstwach, w większości z nich wciąż brak nie tylko współpracy, ale i komunikacji pomiędzy działami, a co za tym idzie, nie ma też wzajemnego zrozumienia swoich potrzeb. Przeprowadzone w 2013 r. badanie Forrester Research Study potwierdziło, że w większości organizacji jeszcze daleko jest do pracy we wspólnej drużynie. Mniej niż połowa firm stawia na wspólne działania – tylko 45% stwierdziło, że oba departamenty pracują razem, decydując, jakie usługi lub produkty dla biznesu powinny być dostarczone. Działy IT widziały wzajemne relacje nieco lepiej – 59% ankietowanych wskazało, że współpracuje ze swoimi partnerami biznesowymi, a według 57% z nich IT odgrywa rolę partnera i podejmuje wspólne decyzje z biznesowymi interesariuszami.

Zobacz również:
  • Czy IT zniknie w cieniu biznesu?


Niepokojące jest natomiast to, że jedynie 14% osób decyzyjnych w biznesie widzi swoje działy IT jako silę napędową innowacji. Brak lepszej komunikacji skutkuje tym, że oczekiwania biznesu mijają się z działaniami działów IT. 51% liderów biznesu oczekuje, że projekty wdrożeniowe zostaną wykonane w maksimum sześć miesięcy, 70% stwierdza, że zazwyczaj trwa to znacznie dłużej, a 40% mówi, że wyprodukowanie rozwiązań wspierających innowacyjne idee zabiera działom IT więcej niż rok.

Kliknij, aby powiększyćJarosław Ubysz

doradca zarządu,

Altkom Akademia SA

WSZYSTKIEGO MOŻNA SIĘ NAUCZYĆ

Jeżeli najważniejszymi przyczynami tego, że współpraca pomiędzy biznesem i IT jest trudna i nie zawsze się udaje, jest brak wspólnego języka i brak zaufania, to trzeba się zastanowić, z czego to wynika i jak temu zaradzić. Najważniejszą przyczyną braku zaufania jest niewiedza i jest tylko jeden prosty sposób, aby sobie z tym poradzić. Trzeba się o sobie jak najwięcej nauczyć.

Naturalnym pomostem pomiędzy światem biznesu i światem IT są analitycy biznesowi. Dlatego oczekiwania wobec ich kompetencji zawodowych i zakresu edukacji ciągle rosną.

Szkolenia typu „IT dla biznesu” lub „Biznes dla IT” – mimo że coraz popularniejsze – nie są jedynym rozwiązaniem. Istnieją inne formy edukacji podnoszące wzajemną wiedzę biznesu i IT o sobie. Wspólne treningi symulacyjne z zakresu zarządzania informacją lub zarządzania projektami pozwalają wypracować wspólny język, zrozumieć istotę wspólnych problemów, w końcu przełamać bariery uniemożliwiające dobrą współpracę.
Warto walczyć o współpracę

Z kolei badanie Forrester Consulting zlecone przez Colt Technology Services, które przyjrzało się związkom pomiędzy IT i innymi działami biznesowymi wpływającym na pozytywną transformację biznesu, potwierdziło, że współpraca pomiędzy IT i innymi działami umożliwia organizacjom dostarczanie usług zgodnie z oczekiwaniami klientów oraz poprawia rozpoznawalność marki. Aż 79% dyrektorów IT biorących udział w badaniu stale współpracuje z działami finansowymi, ale tylko 43% z marketingiem, a 3% z działami sprzedaży. Jeśli CIO współpracuje z marketingiem i sprzedażą, może przedstawić swój punkt widzenia oraz wspólnie odpowiedzieć sobie na pytanie o korzyści dla użytkownika końcowego, jakie mogą przynieść zamówione rozwiązania technologiczne. Potrzebna jest też współpraca pomiędzy IT i działami HR, które coraz częściej inwestują w oprogramowanie. Dyrektorzy HR informują, jakich systemów IT potrzebują, a działy IT wiedzą, jak te rozwiązania będą wpływać na całą infrastrukturę IT w organizacji. Julie O’Hara, wiceprezes w firmie Colt, podkreśla rolę, jaką IT spełnia w prowadzeniu transformacji biznesowych: „CIO, który rozumie, jak działa biznes, jakie są jego interakcje z klientami i dostawcami, przekształca departament IT w dostawcę usług dla przedsiębiorstwa. To umożliwia całej organizacji tworzenie usług bazujących na doświadczeniu klienta, co w efekcie poprawia rozpoznawalność marki”.

Pomost pomiędzy światami

Współpraca pomiędzy biznesem i IT jest jednak wciąż problemem w przedsiębiorstwach i nic dziwnego, że poszukują one sposobów, jak ją poprawić. Im większa jest separacja biznesu od IT, im gorsza komunikacja między stronami, tym słabsze zarządzanie organizacją. Wyniki badań CA Technologies „Why IT Needs to Lead Now: The Innovation Imperative” sugerują, że brak relacji pomiędzy kierownictwem IT i biznesem powoduje utracenie wielu możliwości mających wpływ m.in. na zwiększenie przychodów, wzrost wartości firmy na rynku, szybką reakcję na zmiany rynkowe i poprawę satysfakcji klienta. Z 800 badanych menedżerów z przedsiębiorstw globalnych 34% charakteryzowało swoje relacje z IT jako zwalczanie się i nieufność, a 31% menedżerów IT zgodziło się z taką oceną. Jak więc przerzucić pomost pomiędzy dwoma światami? CA sugeruje kilka działań, które mogą znacznie poprawić sytuację. Przede wszystkim należy wyeliminować wzajemny brak zaufania. Kiedy IT mówi: „tak” na żądania biznesu, powinno spełnić je w 100%. Jeśli IT mówi: „nie”, musi przedstawić plan, jak przekształcić „nie” w „tak”, czyli znaleźć satysfakcjonujący kompromis. Biznes bezustannie oczekuje bardzo dużej dostępności systemów, zwłaszcza tych krytycznych, i spełnienia umów SLA. Jeśli IT naprawdę chce wypełnić zobowiązania podpisane w  SLA i dotrzymać obietnic biznesowi, powinien zawsze mieć na uwadze działania prewencyjne. Monitorować każde niepokojące symptomy, identyfikować źródła zagrożeń, szybko naprawiać niedziałające aplikacje. Potrzeby biznesowe dyktują, jakie podstawowe technologie są potrzebne, dlatego ludzie z IT powinni pracować bliżej biznesu, by zdefiniować wspólne cele i  prowadzić z nim otwarty dialog. To już połowa drogi do dobrej współpracy.

Warto pamiętać, że w dynamicznych, innowacyjnych organizacjach IT jest zintegrowane z biznesem i podobnie jak pozostałe działy uczestniczy w tworzeniu wartości biznesowej, ich cele są zbieżne.

Kliknij, aby powiększyć