Wiedza na ciepło

Zarządzanie wiedzą to koncepcja, która nieczęsto nabiera realnych kształtów, a już naprawdę rzadko wplata się w biznes i przynosi wymierne korzyści. Stojąca przed dużymi wyzwaniami biznesowymi i operacyjnymi PGNiG Termika SA włączyła zarządzanie wiedzą do systemu zarządzania i oceny pracowników. Wstępne efekty projektu, który jest w fazie „długiego pilotażu”, wyglądają obiecująco.

Dariusz Gawryś, dyrektor Departamentu IT i Administracji w PGNiG Termika SA.Dariusz Gawryś, dyrektor Departamentu IT i Administracji w PGNiG Termika SA.

Im większa organizacja, tym większa jest potrzeba współdzielenia informacji. Niestety, bariery także rosną. Hierarchia i wyraźny podział odpowiedzialności nie sprzyjają współdzieleniu. Brak skłonności do współdzielenia przekłada się na jego brak w warstwie proceduralnej i tak koło się zamyka. Próbować jednak warto, o czym przekonała się PGNiG TERMIKA SA, grupa utworzona na bazie dawnych Elektrociepłowni Warszawskich.

„Strategia grupy PGNiG Termika SA zakłada podwojenie zysku operacyjnego z działalności podstawowej do roku 2020, a także powiększenie mocy zainstalowanej, zarówno w ramach istniejących zakładów, jak i poprzez przejęcia. Oba te cele: efektywnościowy oraz związany ze wzrostem i integracją, wymagają zasadniczego usprawnienia komunikacji i wymiany informacji” – mówi Dariusz Gawryś, dyrektor Departamentu IT i Administracji w PGNiG Termika SA.

Zobacz również:



To jednak tylko wierzchołek góry lodowej potrzeb. Według analiz Departamentu Personalnego, ok. 1/4 pracowników odpowiedzialnych za poprawne funkcjonowanie kluczowej infrastruktury firmy, tj. kotłów, turbin itd., nabędzie prawa emerytalne do końca 2016 r. „Po 30 i więcej latach pracy pracownicy dysponują unikalną wiedzą techniczną i operacyjną, dzięki której infrastruktura działa sprawnie. Aby nadal tak było, wiedzę tę trzeba zebrać, usystematyzować i udostępnić w formie umożliwiającej kształcenie kolejnych pokoleń” – mówi Dariusz Gawryś.

Obszarów ważnych w kontekście współdzielenia informacji jest w PGNiG Termika SA mnóstwo. Uchwały zarządu oraz załączniki do nich, aktualizowane na bieżąco Księgi służb zawierające procedury wewnętrzne, a także umowy oraz inne ważne dokumenty – by wymienić tylko najbardziej oczywiste. Kolejny obszar potrzeb to dokumentacja operacyjna i techniczna związana z projektami inwestycyjnymi, modernizacyjnymi i informatycznymi, których w związku z rozwojem grupy toczy się w PGNiG Termika SA całkiem sporo. Oczywiście, to tylko przykłady.

Wiedza przekracza granice

Analiza wstępna nie pozostawiała złudzeń – w dziedzinie współdzielenia informacji firma miała wiele do nadrobienia. „Najbardziej wymowną oznaką potrzeby zmian w dziedzinie współdzielenia informacji w dowolnej organizacji jest przechowywanie przez pracowników ważnych dokumentów na lokalnych dyskach. To oznacza, że, świadomie lub nie, dostęp do tej informacji jest ograniczony i że sprawą należy zająć się pilnie, najlepiej systemowo” – diagnozuje Dariusz Gawryś. Departament Personalny zgłosił do zarządu propozycję polityki zarządzania nie tylko obszarem współdzielenia informacji, zgodnie z przyjętą polityką zarządzania wiedzą w organizacji.

„Po pierwsze, informacja przekracza granice pojedynczej dziedziny, a ponadto ma wiele form i zastosowań. Zależało nam na wypracowaniu ogólnych ram formalnych, aby nie tworzyć odrębnych zasad dla różnych dziedzin, rodzajów informacji i zastosowań. Po drugie, dążyliśmy do spowodowania realnych zmian, a nie jedynie wytworzenia kolejnej regulacji” – wylicza Dariusz Gawryś.

Autorzy polityki zarządzania wiedzą w PGNiG Termika SA, wśród których były osoby z Departamentu Personalnego i Departamentu IT, ustalili dla niej kilka kluczowych celów. Pierwszy związany był z utrzymaniem pożądanych kompetencji pracowników w organizacji, w szczególności zaś zabezpieczeniem przed utratą kompetencji, usystematyzowaniem dostępnej wiedzy i informacji o pracownikach, wzrostem efektywności zarządzania ludźmi oraz łatwiejszym planowaniem kadrowym. Kolejny cel wdrożenia polityki to ograniczenie zbędnych kosztów, m.in. poprzez zabezpieczenie przed utratą know-how, krótszy czas wyszukiwania informacji, szybsze podejmowanie decyzji, eliminację duplikowania działań oraz połączenie procesów w zintegrowany system.

W ramach budowania kultury organizacyjnej opartej na dzieleniu się wiedzą Departament Personalny przygotował całościową metodykę podejścia do zagadnienia, w której mieściły się m.in. następujące kroki:

poznanie kluczowych kompetencji i określenie luk kompetencyjnych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych;

określenie kluczowej wiedzy w firmie i identyfikacja pracowników o kluczowej wiedzy, unikalnej w skali firmy;

poznanie najlepszych rozwiązań z zakresu przekazywania i dzielenia się wiedzą w poszczególnych jednostkach organizacyjnych;

weryfikacja zapisów „Polityki zarządzania wiedzą” z poszczególnymi przedstawicielami jednostek organizacyjnych;

wdrożenie „Polityki zarządzania wiedzą”.

„Założyliśmy, że polityka zarządzania wiedzą dotyczy ludzi, a nie samej wiedzy, czy też informacji – ona powstaje w ludzkich głowach i to ludzie przekazują ją dalej, w tej czy innej formie. W ten sposób nadaliśmy sprawie zarządzania wiedzą kontekst kadrowy, w naszej ocenie kluczowy dla powodzenia całej inicjatywy. Jednocześnie, tworząc listę kroków do podjęcia, pokazaliśmy, że to nie jest wyłącznie ‘nasz’ projekt, lecz coś, w co powinni zaangażować się menedżerowie i kierownicy w najlepiej pojętym własnym interesie” – wyjaśnia Marzena Cieślak, dyrektor Departamentu Personalnego w PGNiG Termika SA.