Fundrising WWF w chmurze

Oparte na platformie Salesforce.com rozwiązanie do zarządzania fundrisingiem w WWF to największe wdrożenie dla organizacji non profit w Polsce w modelu cloud computing.

Kliknij, aby powiększyć

Krzysztof Rydel,

specjalista ds. marketingu i fundrisingu, Fundacja WWF


WWF działa w 150 krajach od 1961 r. Zajmuje się walką z degradacją środowiska naturalnego Ziemi oraz budowaniem przyszłości, w której człowiek żyje w harmonii z przyrodą. Podczas ponad 50 lat swojego istnienia WWF zanicjował i przeprowadził kilkanaście tysięcy przedsięwzięć na rzecz ochrony przyrody na całym świecie lub pomógł w ich realizacji, przyczyniając się m.in. do powstania ponad 270 parków narodowych. W Polsce WWF działa od początku lat 90. W roku 1993 fundacja przyczyniła się do powstania Biebrzańskiego Parku Narodowego. W 2000 r. powstało biuro w Warszawie, główna siedziba polskiego oddziału WWF.

Fundacja w naszym kraju potrzebowała rozwiązania IT, które ułatwiłoby i usprawniło zarządzanie procesem zdobywania funduszy (fundrisingiem) – akcjami fundrising, danymi darczyńców i członków – oraz rejestracji i zarządzania informacjami o wpływających środkach finansowych (dotacjach, składkach członkowskich), w tym także zarządzanie poleceniami zapłaty. Główną potrzebą biznesową była możliwość tworzenia raportów i zestawień zawierających informacje o wpłatach.

Zobacz również:

System działający do tej pory prezentował dane rozbieżne z systemem finansowo-księgowym.

Nowe rozwiązanie miało również uprościć sposób wymiany danych z bankiem – dotychczasowy proces składał się z kilkunastu kroków, których wykonanie było nie tylko żmudne i czasochłonne, ale również podatne na błędy.

Sprawne zarządzanie dzięki integracji danych i nowoczesnym interfejsom

Jako firmę wdrażającą wybrano AMG.net. Projekt został zrealizowany niezwykle szybko, bo zaledwie w cztery miesiące. Warto zaznaczyć, że jest to największe wdrożenie dla organizacji non profit w Polsce na podstawie model cloud computing. Wdrożone rozwiązanie zostało oparte na platformie chmury Salesforce.com. Dzięki temu zmniejszone do minimum zostały nakłady niezbędne na infrastrukturę informatyczną. Ważne było też, by system zapewniał automatyzację procesów. System podzielony został na następujące moduły: rejestr kontaktów i darczyńców; rejestr poleceń zapłaty i debetowań, stanowiący centralne repozytorium danych otrzymywanych z banku; rejestr płatności, do którego wpisywane są inne darowizny; rejestr partnerów handlowych; moduł raportowy, gdzie zaimplementowane są predefiniowane, wykorzystywane na co dzień raporty, jak również dający możliwość tworzenia własnych, „ad-hocowych” zestawień, przy wykorzystaniu intuicyjnego interfejsu platformy Salesforce. Interfejs wczytywania plików z banku jest innowacyjny. Pliki z banku są plikami tekstowymi, zawierającymi 10^6 rekordów, o objętości rzędu 10 MB. Nowoczesny komponent napisany w technologii HTML5 umożliwia bezproblemową obsługę takich plików – jest to o tyle istotne, że technologia Salesforce narzuca pewnego rodzaju ograniczenia w wielkości wczytywanych danych, a HTML5 pozwolił te ograniczenia obejść. Wdrożenie znaczne usprawniło obieg informacji, gdyż umożliwia przeglądanie wszystkich powiązanych obiektów (dotacji, składek członkowskich, interakcji, wysyłek). Jednocześnie zachowana jest spójność danych, które są agregowane na wielu poziomach według określonych typów i reguł.

Ergonomia rozwiązania nawet przy tak złożonym modelu biznesowym pozwala na obsługę wszystkich elementów systemu bez potrzeby angażowania działu IT. Również bez udziału zasobów IT obsługiwana jest integracja z systemem bankowym poprzez wymianę plików w określonych standardach bankowych, obsługiwane są procesy generowania i wczytywania plików przelewów bankowych oraz plików pochodzących z innych serwisów finansowych, takich jak Przelewy24 czy urząd skarbowy. Dodatkowo sprawna komunikacja wewnętrzna wraz z obiegiem informacji skraca czas wdrożenia nowych pracowników.

Obecnie realizowany jest kolejny etap mający na celu rozszerzenie funkcjonalności Salesforce.com o wsparcie procesów związanych z obsługą oraz utrzymaniem członków i darczyńców, zarządzaniem kampaniami marketingowymi, masową wysyłką e-mailową oraz dodatkową obsługą poleceń zapłaty. Rozwiązanie w modelu chmury daje dodatkowe profity w postaci braku ograniczeń infrastrukturalnych i łatwości rozbudowy. W przyszłości fundacja zamierza wdrożyć w modelu chmurowym system typu Marketing Automation.