Kosztowna konsumeryzacja

To pieśń bojowa pracowników mobilnych: do wykonywania zadań służbowych chcą używać własnych smartfonów, tabletów zamiast firmowych BlackBerry i laptopów. Własne urządzenia? Świetnie, firma nie musi kupować sprzętu. A jednak, okazuje się, że jej koszty w takim modelu działania wzrosną.

CIO może uważać, że BYOD (Bring Your Own Device - przynieś własne urządzenie) oznacza oszczędności - np. nie trzeba kupować kolejnych BlackBerry - jednak może to być błędne rozumowanie. Aberdeen Group na podstawie badania twierdzi, że firma z 1000 urządzeń mobilnych wydaje średnio dodatkowo 170 tys. USD rocznie, przy podejściu BYOD.

"Organizacje, które po prostu stwierdziły, że BYOD to kwestia produktywności i zignorowały strukturę kosztów, wystawiają czek in blanco" - mówi analityk Aberdeen, Hyoun Park. To kubeł zimnej wody na gorącą głowę trendu BYOD.

BYOD miało wyciągnąć CIO z błędnego koła kupowania sprzętu, lub co najmniej zredukować koszty. I tak się też może zdarzyć. Przykład: oszczędności Cisco związane z BYOD to ok. 17 - 22%. "Nie płacimy za to, a nasi użytkownicy są szczęśliwsi. Czyż to nie jest piękne?" - powiedział Lance Perry, wiceprezes IT w Cisco, podczas konferencji w San Francisco poświęconej konsumeryzacji IT.

Jednak Cisco stanowi wyjątek od reguły. Tajemnicą BYOD jest, że większość CIO nie widzi oszczędności. BYOD często na dłuższą metę kosztuje więcej niż własne urządzenia mobilne firmy.

Gdzie podziewają się pieniądze? Oto pięć ukrytych kosztów w BYOD.

1)Wyższe rachunkiTradycyjnie, CIO nie mają zbyt wiele wspólnego z urządzeniami mobilnymi. Jednak ostatnio stały się one strategiczne i tym samym istotne dla dyrektorów IT. Oznacza to, że wielu CIO prawdopodobnie jeszcze nie wie zbyt wiele o zarządzaniu strukturą kosztów sieci bezprzewodowych, które jest niezwykle skomplikowane.

Firma może kupić setki lub tysiące smartfonów i otrzymać znaczącą zniżkę, w tym np. bezpłatną wymianę. W programie BYOD firma nie ma tych korzyści. Jednak nie jest to wielki problem, ponieważ pracownicy i tak płacą z własnych kieszeni za sprzęt. Problem pojawia się z usługami bezprzewodowymi. Firma, która wybiera własne urządzenia mobilne może kupić usługi w pakiecie od pojedynczego dostawcy i otrzymać zniżki, natomiast konsument korzystający np. z dwuletniego planu płaci o wiele wyższe stawki.

Badanie przeprowadzone przez Aberdeen pokazuje, że firma optymalizując plany dla poszczególnych pracowników i negocjując warunki umowy, wydaje średnio 60 USD miesięcznie na usługi dla smartfonu, zaś średnie opłaty za prywatne urządzenie to 70 USD miesięcznie.

2)Raportowanie wydatkówJak już wspomnieliśmy, CIO rzadko są mistrzami w zarządzaniu kosztami usług bezprzewodowych. Niektóre firmy wydają średnio 80 USD miesięcznie na posiadany przez nie smartfon lub o 10 USD więcej na urządzenie należące do pracownika. Na pierwszy rzut oka to wydaje się potwierdzać tezę o oszczędzaniu kosztów dzięki BYOD. Ale to błędne wrażenie.

Trzeba dokleić ukryty koszt zwracania pieniędzy za rachunki pracownikom. Zazwyczaj, pracownik wypełnia miesięczny raport wydatków na swój rachunek usług bezprzewodowych. Przeprocesowanie pojedynczego raportu kosztów rachunku to ok. 18 USD - uważają eksperci Aberdeen. Okazuje się, że koszt rachunku w modelu BYOD to ok. 90 USD miesięcznie.

Warto jednak zauważyć, że pracownik, który wypełnia raport wydatków z innymi pozycjami na liście, w tym na dostęp do internetu via smartfon, będzie kosztował firmę nadal tylko 18 USD. Dlatego wydatki na raportowanie związane z BYOD stanowią ten ukryty koszt jedynie wtedy, gdy jedyną rubryką w raporcie był rachunek za telefon.

Pracownicy BYOD często zamieszczają tam cały swój rachunek za mobilny internet. "Nie ma żadnej możliwości sprawdzenia, co jest osobiste, a co jest korporacyjne. Nawet jeśli firmy ustalą określone limity wydatków, nie oznacza to, że zoptymalizowały strukturę kosztów. Oznacza to jedynie, że pracownicy wiedzą, jak daleko mogą się posunąć" - uważa Park.

3)Bezpieczeństwo, zarządzanie, utrata danych, ratunku!Gdy firma kupuje urządzenia mobilne w pakiecie, może wprowadzić skalowalny proces automatyzacji wdrożenia i zarządzania. W scenariuszu BYOD, specjalista IT musi wprowadzić każde indywidualne urządzenie do systemu, wbić numery telefonu, identyfikator i informację o pracowniku.

Jest też mnóstwo kosztów związanych z bezpieczeństwem i zgodnością z przepisami. CIO muszą inwestować w rozwiązania rozbudowanych platform do zarządzania urządzeniami mobilnymi i oprogramowanie, nawet warstwę VPN.

"Koszt zapewnienia zgodności z przepisami, zarządzania ryzykiem rośnie, ponieważ urządzenia muszą być sprawdzane indywidualnie" - twierdzi Park.

Ktoś mógłby uznać, że BYOD staje się koszmarem dla CIO. Firma Avanade przeprowadziła w ubiegłym roku ankietę wśród 600 decydentów IT, a jej odkrycia są niepokojące: ponad połowa badanych firm odnotowała awarię bezpieczeństwa jako wynik korzystania z gadżetów konsumenckich.

4)Help deskGdy w firmie obowiązuje zasada BYOD, IT nie kontroluje działania posiadacza czy urządzenia, ale nadal jest odpowiedzialne za wspieranie pracowników przynoszących swoje urządzenia, nawet jeśli nie dostaje na ten cel dodatkowych zasobów. Aberdeen nie oblicza jaki ta praca stanowi koszt dla firmy, jednak z pewnością jest to obciążenie.

Drugi biegun postępowania to przerzucenie ciężaru wsparcia BYOD na pracowników. Niech naprawiają swoje własne urządzenia. Jednak w miarę jak BYOD staje się coraz powszechniejsze i istotne w życiu firmy, ten rodzaj samoobsługi nie sprawdzi się. "Jeśli wyłącznie pracownicy są odpowiedzialni za urządzenie, firma traci kontrolę nad danymi i częścią swoich aktywów" - mówi Park. CIO muszą inwestować w help desk dla BYOD.

5)Multi-platforma, multi-działBYOD oznacza więcej platform do rozwoju aplikacji i wsparcia i może spowodować dramatyczny wzrost kosztów rozwoju aplikacji. BYOD nie tylko wymaga multiplatformy wsparcia ale także wsparcia kilku działów. "BYOD wymaga zarządzania angażującego różne działy, aby zapewnić, że wszyscy włączeni w administrację, od HR przez IT po bezpieczeństwo, są na tym samym etapie" - mówi Rainer Enders, CTO Americas w NCP.

Gdy pracownik korzystający z własnego urządzenia np. dostaje wypowiedzenie, HR i IT muszą działać szybko, aby usunąć prywatne urządzenie z korporacyjnej sieci. Ten proces jest łatwiejszy gdy firma posiada własne urządzenia. Kolejny problem powodujący konieczność współpracy między działami pojawia się w przypadku pracownika kontraktowego, który chce przyłączyć własne urządzenie do firmowej sieci. Aby BYOD działało sprawnie, firma powinna zainwestować w odpowiedni proces komunikacji między działami.

Wysoki koszt BYOD

BYOD nie wygląda zbyt dobrze z perspektywy kosztów. Typowe środowisko BYOD kosztuje o jedną trzecią więcej niż dobrze zarządzany system firmowy, w którym organizacja jest właścicielem urządzeń - wynika z raportu Aberdeen.