Aby pomóc zminimalizować prawdopodobieństwo wystąpienia potencjalnych problemów przy wdrażaniu ERP, CIO.com przeprowadził ankietę wśród ekspertów ERP (menedżerów IT, konsultantów i wendorów), prosząc ich o opisanie najpowszechniejszych błędów związanych z ERP, popełnianych przez organizacje - oraz w jaki sposób rozwiązać problemy z nich wynikające.

Oto 13 najczęściej wymienianych błędów ERP:

Błąd nr 1 - złe planowanie. "Planowanie jest absolutnie konieczne jeśli chcemy, aby projekt ERP odniósł sukces" - mówi Erik Kaas, wiceprezes ds. produktów ERP dla firm średniej wielkości w Sage. Kevin Beasley, CIO w VAI, dostawcy oprogramowania ERP, zgadza się z tą opinią. "Wiele organizacji nie robi wystarczająco dokładnych planów zanim zaczną wdrożenie ERP. To często prowadzi do zamieszania, ponieważ nie rozumieją w pełni bieżących procesów, ani tego, w jaki sposób rozwijać je, aby zmaksymalizować korzyści biznesowe i wydajność" - twierdzi.

Zobacz również:

• Trendy i wyzwania dla przedsiębiorców w 2024 roku – ekspercka analiza Comarch
• Teams nie będzie integralną częścią Windowsa 11

Aby rozwiązać ten problem, organizacje powinny przeprowadzić wewnętrzny audyt wszystkich swoich procesów, zanim wybiorą system ERP. Beasley rekomenduje także stworzenie zespołu rozwijającego system ERP złożonego z interesariuszy z całej organizacji. Jeśli uważamy, że firma nie ma odpowiednich ludzi, którzy są w stanie prawidłowo rozwinąć system ERP, można rozważyć wynajęcie doświadczonej trzeciej strony, neutralnego względem wendorów konsultanta, który posiada doświadczenie w implementowaniu rozwiązania ERP w firmach w danej branży.

Błąd nr 2: nieprawidłowa ocena wendorów ERP. "Wielu moich najlepszych klientów zostało pozyskanych przez zespół marketingu wendora. Gdy implementacja została zakończona, byli zaskoczeni ograniczoną funkcjonalnością systemu, brakiem możliwości, wpływem na istniejące wewnętrzne najlepsze praktyki" - opowiada Sahwn Casemore, prezes Casemore&Co, firmy pomagającej klientom poprawiać działalność operacyjną. Jego rada: "zawsze pytaj o referencje, o nazwy co najmniej trzech firm, które są z twojego sektora biznesowego, z którymi możesz się skontaktować i dyskutować o oprogramowaniu, jego cechach, funkcjonalnościach i wyzwaniach" - wymienia. Jeśli sprzedawcy nie mogą dostarczyć co najmniej trzech nazw takich firm, lepiej zrezygnować z ich usług, chyba, że ktoś chce zostać królikiem doświadczalnym.

Błąd nr 3: brak zrozumienia lub użycia kluczowych funkcjonalności. "W naszym dorocznym badaniu ERP jedynie 46% respondentów stwierdziło, że dobrze rozumie, które funkcjonalności wykorzystują w swoich systemach ERP" - mówi John Hoebler, dyrektor zarządzający MorganFranklin, firmy konsultingowej. "Jest to szokujące, zważywszy, że miliony firm inwestują w systemy ERP. Bez znajomości ich właściwości, firmy tracą możliwości automatyzowania procesów biznesowych, osiągania celów. Poza tym aktualizacje, rozbudowa i utrzymanie są bardziej kosztowne, a sukces staje się mniej prawdopodobny" - mówi. Aby rozwiązać ten problem, Hoebler sugeruje stworzenie listy ze wszystkimi funkcjonalnościami, śledzenie użycia i okresowe przeglądanie listy aby określić, które cechy są wykorzystywane, które najbardziej przydatne. "Ten katalog może być użyty do szkolenia nowych pracowników, pisania skryptów, podczas audytów, czy przy sprawozdawczości" - wymienia Hoebler.

Błąd nr 4: niedocenianie potrzebnego czasu i zasobów. "Wszystkie firmy zdecydowanie nie doceniają czasu i zasobów wymaganych aby zaimplementować nowy system ERP" - uważa James Mallory, dyrektor marketingu e2b teknologies. W jaki sposób obliczyć potrzebny czas? "Można go oszacować przez podzielenie kosztów oprogramowania przez 100. Np. implementacja oprogramowania kosztującego 20 tys. USD zajmie mniej więcej 200 roboczogodzin lub 5 tygodni, z pomocą certyfikowanego konsultanta. Ten czas należy podwoić, jeśli planujesz samodzielną implementację z minimalną pomocą profesjonalisty". Dodatkowo, Mallory podkreśla konieczność zatrudnienia menedżera dedykowanego do tego projektu.

Błąd nr 5: brak odpowiednich ludzi w zespole. "Często organizacje nie zatrudniają odpowiednich ludzi na samym początku implementacji ERP. Jest to jeden z największych projektów, jaki może podjąć organizacja, a jeśli odpowiedni interesariusze nie są zaangażowani w każdy aspekt procesu podejmowania decyzji - mogą zostać popełnione błędy, a plany mogą nie wypalić" - twierdzi Beasley. Na przykład, wiele organizacji koncentruje się na zdobyciu akceptacji dyrektora, zamiast zebrać kluczowych uczestników z całej firmy, z działu finansów, operacji, wytwarzania, zakupów i magazynowania, jako dodatku do IT. Korzyść: pracownicy, którzy są aktywnie zaangażowani w implementację ERP, którzy zainwestowali swoją energię i czas w ten projekt od samego początku.

Błąd nr 6: brak ustalonych priorytetów. "Gdy zaimplementujesz system ERP, najważniejszą rzeczą, jaką można zrobić w celu zminimalizowania opóźnień i przyspieszenia zakończenia procesu, jest redukcja wielozadaniowości" - mówi Yoav Ziv, wiceprezes firmy Realizacja, zajmującej się zarządzaniem projektami. "Ludzie pracują znacznie wolniej, gdy realizują liczne cele i nieustannie zmieniają biegi" - twierdzi. Stworzenie systemu priorytetów powinno nie tylko wskazać, kiedy zrealizować określone zadanie, ale także powinno dostarczyć menedżerom listę zagadnień, które powinni rozwiązać w pierwszej kolejności. "Menedżerowie zajmujący się wdrożeniem ERP powinni stosować rygorystyczny proces rozwiązywania problemów, aby wyeliminować je natychmiast i uniknąć opóźnień" - dodaje Ziv.

Błąd 7: brak inwestycji w szkolenia i zarządzanie zmianą. "Brak odpowiednich szkoleń jest jednym z najczęstszych powodów niepowodzeń projektów ERP, może także skutkować zniechęceniem pracowników do nowego systemu, ponieważ go nie rozumieją" - wyjaśnia Kaas. "Trzeba upewnić się, że pracownicy mają szansę poczuć się komfortowo z nowym systemem, zanim go uruchomimy - to znacząco zwiększy szansę powodzenia całego projektu". Zgadza się z nim Kevin Herring, prezes GSI, firmy specjalizującej się w oprogramowaniu klasy ERP. "Jeśli nie uznasz szkoleń i częstych komunikatów skierowanych do użytkowników za priorytet, skończysz posiadając bardzo kosztowną wersję Excela" - mówi.

Błąd nr 8: docenienie tego, jak istotne są odpowiednie dane. Twój system ERP jest tylko tak dobry, jak dane, które w nim umieścisz. Jeśli chcesz, żeby implementacja ERP odniosła sukces "konieczne jest, aby parametry programistyczne i proceduralne były od początku przestrzegane, aby zminimalizować prawdopodobieństwo błędów" - twierdzi Martin Levesque, dyrektor iDatix, dostawcy rozwiązań zarządzania dokumentami.

Błąd nr 9: podejście hurtowe. "Nawet potężny i elastyczny jest system ERP nie będzie w stanie zaabsorbować logiki biznesowej" - wyjaśnia Akan Iza, architekt oprogramowania w NetFoliage. "Jednym z najczęstszych błędów w implementacji ERP jest założenie, że ERP może być użyty w prowadzeniu biznesu w całej jego rozciągłości. Aby uniknąć kosztownej pomyłki, firmy powinny skoncentrować się na włączeniu ERP do optymalizacji łańcucha wartości i śledzenia kosztów. Wszystko inne powinno być drugorzędnym celem" - wylicza.

Błąd nr 10: nie wycofanie starych aplikacji. "Jeśli organizacje nie pracują nad wyłączeniem starych aplikacji podczas implementacji, w rezultacie otrzymają system ERP ze wszystkimi starymi programami uwieszonymi na nim" - uważa John Picciotto z Accenture. "Rezultat to kolejny fragment oprogramowania, trzeba płacić za jego utrzymanie i wsparcie, sprzęt i aktualizacje oraz za przejścia do głównego systemu ERP", podczas gdy sensem posiadania systemu ERP jest uproszczenie przepływu pracy, redukcja kosztów i strat.

Błąd nr 11: brak środowiska aktywnych testów. "Nie będziesz w stanie zobaczyć prawdziwych rezultatów zmian w oparciu o kilku testowych użytkowników. Musisz być w stanie zasymulować działania swojego użytkownika końcowego, aby zobaczyć prawdziwe efekty zmian i uniknąć kosztownego, nieplanowanego zastoju" - wyjaśnia Herrig.

Błąd nr 12: upieranie się przy korzystaniu z usług wsparcia swojego wendora. "Wiele firm nalega na wsparcie swoich wendorów, ignorując fakt, że koszty utrzymania są rekordowo drogie, a mogą zyskać ten sam poziom obsługi u innego dostawcy usług wsparcia" - mówi Jon Winsett, prezes firmy konsultingowej NPI. "Firmy powinny rozważyć wszystkie opcje wsparcia, od hybrydowych dostawców, którzy pracują bezpośrednio z ich wendorami, po dostawców, którzy pracują niezależnie od programu partnerskiego ich wendorów. Skorzystanie z usług trzeciej strony może ograniczyć koszty wsparcia o 30-50%" - wyjaśnia.

Błąd nr 13: brak strategii utrzymania. "Jeśli firma nie dba o standardy utrzymania, system szybko stanie się przestarzały (z perspektywy technologicznej), podobnie jak procesy biznesowe. Ważne jest, aby rdzeń systemu był uaktualniany, aby wprowadzane były odpowiednie zmiany - to pozwoli na unikanie potencjalnych problemów. Na obecnym etapie rozwoju technologii, podczas implementowania pakietów uaktualnień zakłócenia w pracy klientów są bardzo ograniczone" - twierdzi Marco Valencia z SAP America.