Sześć sposobów na lepsze zarządzanie czasem

Jeśli postanowiłeś pracować lepiej, przestać odkładać rzeczy na później i być bardziej produktywnym, twoje najlepsze intencje mogą szybko zostać przyćmione przez twoje zwykłe, rutynowe zarządzanie czasem pracy.

Jason Womack jest ekspertem zarządzania miejscem pracy. Twierdzi, że zmiana sposobu pracy, która ma zwiększyć naszą produktywność jest trudna, ponieważ nasze procesy stały się zwyczajem, a w wielu przypadkach to te nawyki pomogły nam w osiągnięciu sukcesu.

"Menedżer średniego szczebla prawdopodobnie ma nawyk życia w rytmie sygnału przychodzącego e-maila czy brzęczenia BlackBerry i do tej pory pewnie był nagradzany za swoje szybkie odpowiedzi" - twierdzi Womack. Zmiana nawyków będzie więc bardzo trudna.

Największy błąd, jaki robią profesjonaliści w kwestii zarządzania czasem, dodaje Womack, to dalsze poświęcanie czasu na czynności, które już na to nie zasługują. "Robią nadal coś, z czym już powinni skończyć. Piszą dalej e-mail, mimo, że już odpowiedzieli na zadane w tytule pytanie. Rozmawiają dalej przez telefon, mimo, że osiągnęli już cel rozmowy. Zostają w sali konferencyjnej, gdy punkty spotkania zostały już omówione".

Aby zapobiec powtarzaniu tych samych błędów, Womack daje sześć rad dotyczących zarządzania czasem i zwiększania produktywności.

1.Trzymaj się zasady 15 minut. Womack radzi, aby zorganizować dzień pracy dzieląc go na 15-minutowe fragmenty. Jeśli pracujesz przez 8 godzin dziennie, masz 32 kwadranse pracy, zaś 10 godzin daje ci 40 takich etapów. Womack uważa, że 15 minut to optymalny czas - wystarczająco długi, żeby coś zrobić i wystarczająco krótki, żeby wykroić go z dnia.

Jeśli masz zaplanowane spotkanie czy telefon, który zazwyczaj zajmuje godzinę, Womack radzi, aby zacząć 15 minut po pełnej godzinie i skończyć o pełnej godzinie. Uważa, że ludzie są w stanie osiągnąć w 45 minut (czyli 3 razy po 15 minut) to, na co sądzą, że potrzebują 60 minut. Zmieszczenie spotkania w 45 minutach zmusza do trzymania się tematu i może dać dodatkowych 15 minut na nowy temat lub zrobienie listy zadań.

2.Trzeba wiedzieć, kiedy skończyć. Kontynuowanie pracy nad czymś, co właściwie jest zrobione to znacząca strata casu, z której większość profesjonalistów nie zdaje sobie sprawy. Ludzie powinni stawiać sobie pytanie: czy to jest już zrobione?

"Gdy biorę do ręki poradnik, kończę przygodę z nim gdy dowiaduję się od autora czegoś nowego. Wybrałem książki, zapłaciłem 25 USD, czytałem przez 2 lub 3 kwadranse, nauczyłem się czegoś i oddałem książki mojemu sąsiadowi z samolotu" - opowiada Womack, który sam jest autorem książki "Your Best Just Got Better: Work Smarter, Think Bigger, Make More" (Wiley 2012).

3. Wyeliminuj czynniki rozpraszające. To nie jest nic nowego w zarządzaniu czasem, ale Womack radzi unikać konkretnych elementów odwracających uwagę, takich jak męczący współpracownik czy dręczący menedżer.

Jeśli twój menedżer zamęcza cię przerywając pracę pytaniami, Womack sugeruje, aby go uprzedzić. Na przykład, zamiast czekać aż pojawi się przy twoim biurku, podejść do niego, na kilka minut, najlepiej przed spotkaniem lub telefonem. Radzi, aby powiedzieć: "Mam sporo pracy, i za chwilę spotkanie, staram się uniknąć wszelkich czynników rozpraszających. Czy chcesz mi coś powiedzieć, lub o coś spytać przed moim spotkaniem i zanim zacznę intensywną pracę?"

Kolejna rada od Womacka: jeśli masz do kogoś krótkie pytanie, ale nie chcesz wdawać się w długą rozmowę, zadzwoń do tej osoby, lub przyjdź do niej kilka minut przed pełną godziną, zakładając, że ma o tej godzinie spotkanie i nie będzie miała czasu na pogaduszki.

4. Zidentyfikuj słowa, które wymagają uwagi. Womack zaleca zorganizowanie listy rzeczy do zrobienia wokół czasowników, takich jak: zadzwoń, przygotuj, przejrzyj, ustal priorytety, rozpisz. To są zadania, które można na ogół skończyć dość szybko i pomagają popchnąć dalej duży projekt.

Jeśli masz na swojej liście czasowniki typu: zaplanuj, przedyskutuj, stwórz, zaimplementuj - zamień je na mniejsze kroki. To pomoże ci zacząć pracę nad projektem i zredukuje uczucie przytłoczenia pracą.

5.Bądź przygotowany na bonus czasowy. Następnym razem gdy spóźni się samolot, albo będziesz siedział w poczekalni u lekarza - nie złość się. Właśnie otrzymałeś bonus czasowy. Jeśli wszędzie nosisz ze sobą pracę, jak sugeruje to Womack, masz szansę coś zrobić, odpowiedzieć na e-mail, zadzwonić, przejrzeć ofertę czy napisać wstępny plan.

6.Używaj skrótów e-mailowych. Womack zauważa, że BlackBerry i iPhone pozwalają użytkownikom na tworzenie skrótów na klawiaturze przy pisaniu e-maili. On sam wysyła za pomocą skrótów długie odpowiedzi na pytania najczęściej zadawane przez klientów.