IT Governance to kompozycja mechanizmów i praw powołanych, aby wykorzystać szeroko rozumiany potencjał IT do osiągnięcia celów biznesowych. Nadrzędne zasady nadzoru nad IT są konieczne, aby zapewnić reguły zrozumiałe dla IT i dla biznesu. Zasady te służą podejmowaniu decyzji w sposób uwzględniający racje zainteresowanych stron zgodnie z najlepszym interesem firmy. Pragmatyczne podejście do wdrożenia IT Governance w obszarze Aplikacji IT Grupy TP pozwoliło ustabilizować relacje IT z otoczeniem, wymagania, wewnętrzne procesy i współpracę z dostawcami, co doprowadziło do zwiększenia wiarygodności IT. Wprowadzone rozwiązania posłużą do wymodelowania informatyki, aby dopasowała się do zmieniających się potrzeb firmy.

Jarosław Panasiuk, szef Aplikacji IT Grupy TP, nie ukrywa swojej fascynacji zagadnieniami IT Governance, które traktuje jako istotny element ładu korporacyjnego, swoistej konstytucji regulującej całą firmę. Zasoby informacyjne są przecież takim samym kapitałem firmy jak zasoby ludzkie, finansowe, relacje czy reputacja.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT

"Perspektywa włączenia IT w tę ustawę zasadniczą firmy przez uzyskanie prawa spójnego z prawem korporacyjnym ma według mnie takie samo znaczenie jak regulacje dotyczące budżetu, zakupów czy zarządzania kapitałem intelektualnym. Dzięki temu wiemy, kto decyduje o celach i priorytetach, wymaganiach, sposobie, w jaki te wymagania są spełniane, oraz zasobach niezbędnych do ich realizacji. Umożliwia to efektywniejsze wykorzystanie IT do realizacji celów biznesowych i zapewnia lepszą kontrolę nad tą funkcją" - mówi Jarosław Panasiuk. "IT Governance nie powinien być akademickim modelem dobrze wyglądającym na prezentacjach dla zarządu, istotna jest też możliwość prostej ich komunikacji. To zbiór pragmatycznych rozwiązań i mechanizmów zarządzania IT, które mają zaowocować lepszym ROI czy ROA z IT. To długa podróż, którą należy odbyć wspólnie z innymi jednostkami biznesowymi, ale również z kontrolingiem i finansami. Musi to doprowadzić do trwałej zmiany postaw wszystkich uczestników, do poziomu operacyjnego włącznie. Dlatego rzeczywiste wdrożenie IT Governance to przedsięwzięcie długoterminowe, a w wyjątkowych przypadkach - średnioterminowe. W krótkim terminie działa się operacyjnie".

Czas burzy i naporu

Moment, w którym przystąpiono do formułowania zrębów IT Governance, był szczególny. "Jako podstawa podobały nam się modele IT Governance autorstwa profesorów MIT P. Weill i J. Ross oraz roli IT w firmie proponowanej przez Gartner Group, choć przyglądałem się także innym" - tłumaczy Jarosław Panasiuk. "Najkrócej rzecz ujmując, to uniwersalne modele, które pozwalają w prosty sposób omówić ideę działania IT ze współmenedżerami i przekazać ją zarządowi. Byliśmy wtedy w stanie wojny. Mieliśmy niską wiarygodność u wewnętrznych klientów i problemy z jakością dużych wdrożeń. Nikt nie będzie chciał rozmawiać o modelach, kiedy nie dostarczamy projektów. Najdelikatniejszy komentarz, jaki słyszeliśmy, brzmiał: Jesteście wąskim gardłem. Dlatego wybraliśmy inne podejście - na czas wojny skoncentrowaliśmy się na poziomie wykonawczym".

Organizacja odpowiedzialna za Aplikacje IT Grupy TP obsługuje proces analizy wymagań biznesowych, dostarczania i ulepszania rozwiązań IT adekwatnie do uzgodnionych potrzeb i priorytetów biznesu, a następnie zapewnia ich funkcjonowanie na uzgodnionym poziomie jakości. Wyzwania dotyczyły każdego z tych obszarów. "Wchodząc w kolejny etap rozwoju, chcieliśmy wykorzystać dorobek wszystkich poprzednich ekip IT, a każda z nich wniosła coś nowego i wartościowego" - mówi Jarosław Panasiuk. W pierwszej kolejności przystąpiono do uporządkowania zarządzania popytem. Rocznie ze strony jednostek biznesowych firmy wpływało niemal tysiąc potrzeb biznesowych, które po przeprocesowaniu przekładały się na kilkaset projektów kierowanych do realizacji w kilku wielkich wdrożeniach rocznie, w TP nazywanych edycjami, oraz w innych ścieżkach wdrożeniowych. Uporządkowania wymagało także zaplecze IT, czyli portfel dostawców. W procesie transformacji tego obszaru w ramach strategicznego programu pod auspicjami wiceprezesa zarządu Piotra Muszyńskiego dokonano ich konsolidacji dla kluczowych systemów z 90 do 5. Reorganizacji wymagał także "IT Shop" - wewnętrzna organizacja IT - głównie pod względem zestawu kompetencji oraz modelu operacyjnego. "Uznaliśmy, że do opanowania sytuacji potrzebny będzie nam pragmatyczny, niemal operacyjny, IT Governance. Miał on pomóc wprowadzić organizację IT na spokojniejsze wody, gdzie nie będzie musiała nieustannie walczyć o wewnętrzną skuteczność i efektywność, które są podstawą do uzyskania zewnętrznej wiarygodności. Dopiero zdobywając ten przyczółek, będziemy mogli zaproponować innym obszarom w firmie i zarządowi nowy model relacji" - podsumowuje Jarosław Panasiuk.

Sanacja wsparta przez zarząd

Zapanowanie nad popytem i potrzebami klientów to pierwsze wyzwanie warunkujące powodzenie zmian w IT. "Zasadnicze znaczenie miało zatwierdzenie przez zarząd reguł, które zaproponowaliśmy od strony ‘wejścia’ do obszaru IT. Podstawowa zasada: realizowane będą tylko pozycje z Roadmapy Projektów, wg kolejności określonej priorytetem przez zleceniodawcę i wg miar pracochłonności zaproponowanych przez IT. Po zatwierdzeniu przez zarząd zostały ogłoszone w IT i w pozostałych obszarach biznesowych" - mówi Paweł Żelazny, dyrektor Transformacji i Strategii Aplikacji IT Grupy TP, który współpracował z Jarosławem Panasiukiem przy programie sanacji i reorganizacji IT. Powołano Business Ser-vices (BSV), nową jednostkę organizacyjną zlokalizowaną poza IT, która przejęła odpowiedzialność za planowanie popytu wraz ze wszystkimi jednostkami biznesowymi oraz analizę, konsolidację i priorytetyzację potrzeb biznesowych. Wprowadzono nowy proces: IT z biznesem i z BSV decydują m.in. o uruchamianiu projektów i przydzielaniu zasobów do ich realizacji.