Kosztowny brak zarządzania dokumentami

Firmy z Europy Zachodniej tracą miliardy euro potencjalnych zysków z powodu czasu traconego przez nieefektywne zarządzanie dokumentami - wynika z raportu Ricoh Process Efficiency Index.

W badaniu przeprowadzonym przez firmę Coleman Parkes uczestniczyło 460 firm z Europy Zachodniej, zatrudniających ponad tysiąc osób. Raport pokazuje, że pracownicy odpowiedzialni za krytyczne z punktu widzenia biznesowego procesy związane z obiegiem dokumentów spędzają łącznie ok. 362 mln godzin rocznie, zarządzając dokumentami, co można przeliczyć na koszt biznesowy ok. 147 mld euro.

Raport pokazuje, w jaki sposób firmy europejskie zarządzają procesami obiegu dokumentów, powtarzalnymi i regularnymi, mającymi bezpośredni wpływ na interakcje biznesowe z klientami i pracownikami. Wzięto pod uwagę m.in. zamówienia, faktury, dane o klientach.

Uczestnicy badania jako trzy najważniejsze kwestie wymienili ulepszenie systemów wymiany wiedzy i poprawę bezpieczeństwa (po 67% wskazań) oraz poprawę wydajności pracowników (65%).

Największą przeszkodą w dokonywaniu tych ulepszeń był dla ankietowanych brak czasu (45%) oraz brak zasobów (35%). Jedna na 12 firm przyznała, ze jej procedury bezpieczeństwa nie chronią tajnych dokumentów, a 36% - że zdarzały się przypadki zgubienia istotnych informacji.

Jedynie 22% respondentów twierdzi, że ich organizacja używa w pełni zautomatyzowanego systemu zarządzania dokumentami istotnymi dla biznesu.