Relacje z dostawcami IT podlegają różnym dynamikom. Z punktu widzenia CIO wyraźnie dostrzegalne są korelacje z sytuacją w otoczeniu biznesowym, zarówno makroekonomiczną, jak i indywidualną firmy. Jeszcze wyższej orbity zjawiska wynikają z ogólnych przemian IT, jego rozwoju, rozwoju modeli jego oferowania i powiązanych z tym przemian w roli IT w organizacji.

Zaopatrzenie nie nauczy się IT

Wydatki na IT stanowią istotny odsetek firmowych kosztów i nie należy spodziewać się, aby traciły na znaczeniu. Charakter tych wydatków (opex vs capex), szczególnie w kontekście upowszechnienia cloud computingu, będzie się zmieniać. Zmiany w charakterze zakupów IT mogą przynieść zmiany w relacjach z dostawcami. Część zakupów IT może zostać sprowadzona do charakteru pozycji, którymi lepiej zarządzać będzie firmowy dział zakupów wyposażony w wystandaryzowane, specyficzne metody i narzędzia. Realizacja przywoływanej chętnie możliwości ewolucji kupowania IT na podobieństwo kupowania energii elektrycznej oznaczałaby stopniowe przesunięcie decyzyjnego środka ciężkości poza IT. Badania potwierdzają na przykład, że rozwój SaaS oznacza większe zaangażowanie strony biznesowej w decyzje zakupowe. W pewnej mierze - podobne dywagacje stanowią bowiem wybieganie w przyszłość. Jak dobrze dział zakupowy radzi sobie z często specjalistycznymi zagadnieniami przy realizacji zakupów i w jaki sposób wpłynie na to tendencja komodytyzacji IT? "Są obszary nabywania sprzętu lub usług IT, które nie wymagają specjalistycznej wiedzy i zwykłe działy zakupów mogą przeprowadzić ich skuteczny proces zakupowy. Standaryzacja jest więc możliwa, ale z pewnością nie we wszystkich elementach" - mówi Miikka Savolainen, CEO w firmie outsourcingowej Itella Information Polska. Korporacje zazwyczaj dążą do maksymalnej komodyzacji wszystkich swoich zakupów. "Usługi IT również to czeka. Proces rozpoczął się już jakiś czas temu i rozwijać się będzie wraz z rozwojem usług IT. Wiadomo, że korporacja mająca wiele lokalizacji na świecie wybierze system dostępny globalnie, ponieważ gwarantuje to wsparcie konsultantów w każdym większym mieście. W kwestii oprogramowania stawiać będzie się więc na rozwiązania zapewniające kompatybilność danych w skali globalnej. Korporacje wprowadzają zintegrowane systemy, dążąc do maksymalnego zunifikowania obsługi w każdej lokalizacji. Dotyczy to również innych obszarów usług IT" - mówi Łukasz Sokołowski, Country Manager specjalizującej się w organizacji zaopatrzenia firmy Kloepfel Consulting.

W ocenie specjalistów organizacji zaopatrzenia, uniwersalny dział zakupowy nie może jednak obecnie zoptymalizować zakupów IT. Wiedza o technologii nadal ma znaczenie kluczowe. "Uniwersalny dział zaopatrzenia nie jest w stanie samodzielnie i skutecznie zoptymalizować zakupów IT. Do tego potrzebna jest specjalistyczna wiedza i doświadczenie nie tylko w samym procesie dokonywania zakupów, ale ze względu na specyfikę branży IT, również ciągłe dokształcanie o technicznych nowinkach, trendach etc., które w świecie IT zmieniają się niemal bez przerwy" - uważa Łukasz Sokołowski. "Zakupy IT, które są w organizacji realizowane głównie przez działy Procurment, muszą być przeprowadzane wraz z odpowiednimi osobami z działu IT, które wniosą merytoryczny wkład do zapytania ofertowego. To od jakości tego zapytania zależy, jak dokładnie zostanie przygotowana oferta i czy nie będzie zawierała jakichkolwiek ‘ukrytych’ elementów. W takiej ofercie konieczna jest przejrzystość, jednoznaczność, skąd i dlaczego biorą się kwoty. Dodatkowo ważne jest, aby cena nie była najważniejszym (a czasami wręcz jedynym) kryterium wyboru. Niestety, bardzo często głównym KPI stosowanym w działach zakupów są cena i oszczędności, które za tym idą. To powoduje również, że dostawcy koncentrują się na cenie, a nie na wartościach, jakie niosą z sobą oferowane rozwiązania. Pełna i ścisła współpraca na każdym etapie zapytania ofertowego pomiędzy IT a działem Procurment jest kluczowa dla znalezienia, a później dla zaimplementowania rozwiązania" - mówi Krzysztof Wykręt, Business Information Solutions Manager w firmie farmaceutycznej Sanofi-Aventis Polska.

To nie jest kraj dla ufnych ludzi

Poza zjawiskami o charakterze raczej futurystycznym, zakupowe "tu i teraz" w przypadku CIO oznacza konieczność dobrego poznania rozmaitych uwarunkowań, którym podlegają dostawcy, i odpowiedniego przygotowania na realizację różnych scenariuszy rozwoju relacji. Nie chodzi o działania powierzchowne, ale, jak wynika z wielu wypowiedzi, metodyczne i gruntowne zarządzanie tym obszarem. "Jednym z istotnych wyzwań, które stoją przed IT w Grupie Orlen, jest przygotowanie przyszłościowej architektury aplikacji informatycznych, umożliwiającej m.in. elastyczne zarządzanie portfolio rozwiązań i dostawców. Nasze działania mają po części związek z sytuacją na rynku, gdzie obserwujemy coraz częściej próby występowania dostawców IT z pozycji siły. Zdarza się, że pomimo wieloletnich relacji dochodzi do prób zmian warunków kontraktowych nabytych w przeszłości, w tym istotnego wzrostu cen świadczonych usług. Wynika to zapewne m.in. z rotacji osób odpowiedzialnych za sprzedaż i finanse po stronie dostawców. W pogoni za realizacją agresywnych celów nie są oni zainteresowani budowaniem długofalowych wzajemnych relacji biznesowych pomiędzy firmami" - mówi Marek Frąckiewicz, dyrektor Biura Informatyki, PKN Orlen. Elastyczność, niezależność i reguła ograniczonego zaufania to filary budowania pozycji w relacjach z dostawcami. "Takie zdarzenia są oczywiście wpisane we wzajemne, komercyjne relacje, jednak w sposób zdecydowany staramy się minimalizować możliwość wystąpienia w przyszłości związanych z tym zagrożeń. Mamy świadomość, że pełen komfort nie jest oczywiście możliwy, Mówiąc wprost, pojęcie silnej, partnerskiej relacji, rozumianej jako realizacja wspólnego celu, w praktyce nie istnieje. Dostawca i klient (w tej sytuacji - korporacyjne IT) mają własne, fundamentalne cele i o nie w pierwszej kolejności powinni dbać, bo za to odpowiadają przed zarządami spółek. To założenie bardzo pomaga racjonalizować wzajemne stosunki. A fundamentem bezpieczeństwa jest dość elastyczna architektura IT, połączona z odpowiednią polityką zarządzania portfelem dostawców" - mówi Marek Frąckiewicz.