Czymże bowiem może taka dyskietka przyciągnąć zainteresowanie nabywców ze swą deklarowaną pojemnością 1,44 MB (czy Państwo to jeszcze pamiętają?) wobec powszechnie przecież już teraz dostępnych i tanich nośników, np. USB o pojemności co najmniej kilkadziesiąt razy większej. A jednak konsekwencje tego wykraczają poza zwyczajne signum temporis. Otóż liczba komputerów na świecie, zgodnie z oceną firmy Forrester, w 2008 r. przekroczyła 1 mld i rośnie w tempie 14% rocznie. Znakomita większość z nich ciągle jest wyposażona w napędy dyskietek 3,5", choć największe firmy zrezygnowały już z umieszczania napędów 3,5" w nowo produkowanych PC.

Postawmy teraz pytanie: ilu zwykłych użytkowników komputerów zdecydowało się w ciągu ostatnich kilkunastu lat zachować dla bezpieczeństwa kopię ważnych dla nich plików właśnie na takich dyskietkach? Jeszcze w 2009 r. sama firma Sony wyprodukowała około 12 mln sztuk i nie na magazyn przecież! Miliony z nas, jeżeli chcą ocalić dla przyszłości zebrane w przeszłości dane, muszą przystąpić do opracowywania planów ewakuacji starych danych ze starych nośników i przeniesienia ich na nośniki technologicznie nowsze. Proces czasami łatwy, a czasami przyprawiający o ból głowy. Niestety, podobna sytuacja, w większej skali, jest zwykle w firmach.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT
• CIO "bumerangi": liderzy IT awansują, powracając
• 6 znaków ostrzegawczych, na które CIO powinni zwrócić uwagę w 2024 roku

Prawo

Instytucje działające na podstawie Prawa bankowego, ale też i inne, w tym firmy prawa handlowego, obowiązuje szereg przepisów określających zasady zabezpieczania, archiwizacji i przechowywania dokumentów, elektronicznych zbiorów danych, nośników informacji. Podstawowym i najbardziej ogólnym dokumentem jest

• Ustawa o rachunkowości z 1994 r. z późn. zm.

W art. 13 tej ustawy stwierdza się, że "(…) Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego (…). Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych". W późniejszych artykułach czas ten jest definiowany różnie dla różnych dokumentów, jednak najczęściej mowa jest o 5 latach.

Regulacje dla instytucji rynku kapitałowego są pod tym względem jeszcze bardziej rygorystyczne, ale przede wszystkim szersze. I tak zasady archiwizacji dokumentów, baz danych, a także nośników danych są dodatkowo określone w aż trzech aktach prawnych, czyli w:

• rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 listopada 2009 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków technicznych i organizacyjnych dla firm inwestycyjnych, banków;

• ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi;

• ustawie z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych.

Moim celem nie jest analiza semantyczna tych dokumentów, powiem więc tylko, że obok dokładnego wyspecyfikowania rodzaju i zakresu danych, które podlegają archiwizacji, wszystkie one są zgodne w tym, że istotne dokumenty i zapisy elektroniczne instytucje te powinny przechowywać przez czas nie krótszy niż 5 lat od zakończenia roku, w którym powstały.

Rzeczywistość

Jaka jest jednak praktyka? Praktyka jest taka, że czas przechowywania jest zazwyczaj kompromisem między możliwościami informatyki a oczekiwaniami biznesu i księgowości, które zwykle sugerują przechowywanie ich w nieskończoność. Z biegiem lat możliwości działów IT w zapewnieniu sprawności elektronicznego archiwum maleją, ale i mniejsze są naciski biznesu. Coraz mniej osób jest zainteresowanych archiwaliami, aż w końcu któregoś dnia po 10, a czasami po więcej latach od zamknięcia systemu pojawia się wreszcie decyzja o ich likwidacji. Czy jednak IT rzeczywiście nie powinno zadbać o ich wieczne przechowywanie? Przypomnijmy sobie tylko ogromną kwerendę, jaką wykonały banki szwajcarskie pod koniec lat 90. ub. w. w poszukiwaniu martwych od 60 lat kont ofiar Holocaustu. Nie wiadomo dokładnie, jaki był skutek tych poszukiwań. Zapewne pełnej dokumentacji dla tak starych kont już nie było, ale i pewnie kwota 1,25 mld dolarów, którą banki te ostatecznie musiały zapłacić, wynikła również z braku możliwości pokazania poszukiwanych dokumentów.

Poszukiwania w takiej skali są oczywiście niezmiernie rzadkie, jednak nawet do 19 lat działająceo biura, w którym pracuję, wpływają z różną częstotliwością prośby instytucji o wyjaśnienie spraw niekiedy sprzed lat kilkunastu. Gdzie indziej bywa podobnie.