Archiwalne wyzwanie dla działów IT

W kwietniu br. gazety podały, że firma Sony jako ostatnia zaprzestaje produkcji dyskietek 3,5'. Informacja pozornie błaha, uzasadniona ekonomicznie i technologicznie, zapewne przez wielu została przyjęta ze zrozumieniem.



Czymże bowiem może taka dyskietka przyciągnąć zainteresowanie nabywców ze swą deklarowaną pojemnością 1,44 MB (czy Państwo to jeszcze pamiętają?) wobec powszechnie przecież już teraz dostępnych i tanich nośników, np. USB o pojemności co najmniej kilkadziesiąt razy większej. A jednak konsekwencje tego wykraczają poza zwyczajne signum temporis. Otóż liczba komputerów na świecie, zgodnie z oceną firmy Forrester, w 2008 r. przekroczyła 1 mld i rośnie w tempie 14% rocznie. Znakomita większość z nich ciągle jest wyposażona w napędy dyskietek 3,5", choć największe firmy zrezygnowały już z umieszczania napędów 3,5" w nowo produkowanych PC.

Postawmy teraz pytanie: ilu zwykłych użytkowników komputerów zdecydowało się w ciągu ostatnich kilkunastu lat zachować dla bezpieczeństwa kopię ważnych dla nich plików właśnie na takich dyskietkach? Jeszcze w 2009 r. sama firma Sony wyprodukowała około 12 mln sztuk i nie na magazyn przecież! Miliony z nas, jeżeli chcą ocalić dla przyszłości zebrane w przeszłości dane, muszą przystąpić do opracowywania planów ewakuacji starych danych ze starych nośników i przeniesienia ich na nośniki technologicznie nowsze. Proces czasami łatwy, a czasami przyprawiający o ból głowy. Niestety, podobna sytuacja, w większej skali, jest zwykle w firmach.

Zobacz również:



Prawo

Instytucje działające na podstawie Prawa bankowego, ale też i inne, w tym firmy prawa handlowego, obowiązuje szereg przepisów określających zasady zabezpieczania, archiwizacji i przechowywania dokumentów, elektronicznych zbiorów danych, nośników informacji. Podstawowym i najbardziej ogólnym dokumentem jest

Ustawa o rachunkowości z 1994 r. z późn. zm.

W art. 13 tej ustawy stwierdza się, że "(…) Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego (…). Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych". W późniejszych artykułach czas ten jest definiowany różnie dla różnych dokumentów, jednak najczęściej mowa jest o 5 latach.

Regulacje dla instytucji rynku kapitałowego są pod tym względem jeszcze bardziej rygorystyczne, ale przede wszystkim szersze. I tak zasady archiwizacji dokumentów, baz danych, a także nośników danych są dodatkowo określone w aż trzech aktach prawnych, czyli w:

rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 listopada 2009 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków technicznych i organizacyjnych dla firm inwestycyjnych, banków;

ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi;

ustawie z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych.

Moim celem nie jest analiza semantyczna tych dokumentów, powiem więc tylko, że obok dokładnego wyspecyfikowania rodzaju i zakresu danych, które podlegają archiwizacji, wszystkie one są zgodne w tym, że istotne dokumenty i zapisy elektroniczne instytucje te powinny przechowywać przez czas nie krótszy niż 5 lat od zakończenia roku, w którym powstały.

Rzeczywistość

Jaka jest jednak praktyka? Praktyka jest taka, że czas przechowywania jest zazwyczaj kompromisem między możliwościami informatyki a oczekiwaniami biznesu i księgowości, które zwykle sugerują przechowywanie ich w nieskończoność. Z biegiem lat możliwości działów IT w zapewnieniu sprawności elektronicznego archiwum maleją, ale i mniejsze są naciski biznesu. Coraz mniej osób jest zainteresowanych archiwaliami, aż w końcu któregoś dnia po 10, a czasami po więcej latach od zamknięcia systemu pojawia się wreszcie decyzja o ich likwidacji. Czy jednak IT rzeczywiście nie powinno zadbać o ich wieczne przechowywanie? Przypomnijmy sobie tylko ogromną kwerendę, jaką wykonały banki szwajcarskie pod koniec lat 90. ub. w. w poszukiwaniu martwych od 60 lat kont ofiar Holocaustu. Nie wiadomo dokładnie, jaki był skutek tych poszukiwań. Zapewne pełnej dokumentacji dla tak starych kont już nie było, ale i pewnie kwota 1,25 mld dolarów, którą banki te ostatecznie musiały zapłacić, wynikła również z braku możliwości pokazania poszukiwanych dokumentów.

Poszukiwania w takiej skali są oczywiście niezmiernie rzadkie, jednak nawet do 19 lat działająceo biura, w którym pracuję, wpływają z różną częstotliwością prośby instytucji o wyjaśnienie spraw niekiedy sprzed lat kilkunastu. Gdzie indziej bywa podobnie.