Lustro procesów

Przygoda z automatyzacją zarządzania procesami to nie sprint, to raczej maraton - przekonuje Vick Vaishnavi z BMC Software w rozmowie z CIO Magazynem Dyrektorów IT .

CIO: Zacznę banalnie. CIO musi bardzo dobrze uzasadniać wszelkie inwestycje w IT. Tym bardziej obecnie. W jaki sposób CIO może przekonywać swojego CFO albo CEO, że inwestycja w automatyzację zarządzania procesami jest potrzebna?

- Moim zdaniem powinien skupić się na trzech kwestiach, dzięki którym szybko odnajdzie wspólny język ze strażnikami firmowego budżetu. Automatyzacja zarządzania procesami pozwoli po pierwsze, na redukcję poziomu ryzyka niepowodzeń projektów. To zawsze chwyta, a przy tym nietrudno zilustrować to liczbami. Po drugie, automatyzacja ułatwia zarządzanie zmianą, stanowiące niebagatelne wyzwanie w warunkach rynkowych, które wymagają nieustannego dostosowywania się do zmiennych okoliczności. Po trzecie, ułatwia i czyni zdecydowanie tańszym zarządzanie zgodnością z regulacjami prawnymi. Po czwarte, nadaje płynność procesowi wprowadzania produktu na rynek. Po piąte wreszcie, automatyzacja czyni tańsze i bardziej racjonalne zarządzanie kontaktem z klientami.

Zobacz również:



To wizja wszechobecnej roli automatyzacji procesów, która ma przecież swoje ograniczenia.

- Zgoda, są warunki brzegowe dla adaptacji tego rozwiązania. Po pierwsze, odpowiedni potencjał umiejętności ludzi pracujących

w danej firmie wyrażający się w opanowaniu zagadnień technologicznych. Po drugie, jakość zarządzania procesami w firmie, poczynając od ich zdefiniowania i nadania przejrzystości ich ogólnemu schematowi. Następnym elementem jest ogólny poziom dojrzałości organizacji pod względem jej gotowości do adaptacji, elastyczność.

Do automatyzacji droga prowadzi przez doskonalenie wewnętrzne. To zwieńczenie rozwoju organizacji?

- Tak może się wydawać, ale przecież sama automatyzacja służy doskonaleniu. Z naszych doświadczeń z klientami wynika, że początkiem myślenia o zastosowaniu automatyzacji jest ocena poziomu rozwoju organizacji. Prowadzi ona z grubsza do dwóch scenariuszy: jeśli firma jest niedojrzałą strukturą, automatyzacja jest potrzebna do usprawniania, doskonalenia procesów. Jeśli organizacja reprezentuje dojrzały etap rozwoju, wówczas z reguły w automatyzacji postrzega się narzędzie do nadania procesom większej elastyczności. Dlatego po te rozwiązania sięgają klienci

z obu grup firm: dojrzałych i niedojrzałych.

Jakie zatem obszary w firmie najczęściej są od razu gotowe do objęcia automatyzacją?

- Zdecydowanie najszybciej i najłatwiej wchodzić z automatyzacją

w obszar zarządzania i wykonywania zmian. Swoje w zarządzaniu IT zrobiły poczynione w ostatnich latach duże inwestycje, postępujące szybko upowszechnienie ITIL. Procesy są w dużej mierze ustandaryzowane. Najgorzej jest z tzw. ostatnią milą, realizacją zaplanowanego procesu. Tam właśnie jest miejsce na automatyzowanie. Drugi dobrze rozpoznany obszar to zarządzanie konfiguracją. Kwestia zarządzania licencjami, umowami SLA, urządzeniami itd. Proces zbierania i porządkowania dokumentacji można powierzyć zautomatyzowanym regułom. Trzeci wreszcie obszar to release management.

A najbardziej obiecujące obszary rynku dla wdrożeń automatyzacji procesów biznesowych?

- Trudno je wyodrębniać z kategorii geograficznych albo sektorowych. Przedstawia się to raczej tak: szukamy firm, gdzie funkcjonuje ukonstytuowane formalnie IT. Jego pracę musi cechować duża zmienność. Dobrze, jeśli przy tym w gestii pozostaje duża liczba różnorodnych platform, urządzeń. Konsekwencją tego jest złożoność, komplikacja. Z reguły samo firmowe IT dochodzi do przekonania, że masa krytyczna pozostająca pod jej zarządem została przekroczona

i potrzeba wyjaśnienia i uproszczenia schematu. Dlatego właśnie nie mówimy o rynkach dojrzałych i niedojrzałych do adaptacji automatyzacji procesów. To raczej indywidualna kwestia danej firmy, w której pod ciężarem tempa i zakresu zmian, złożoności i innych wyzwań związanych np. ze spełnianiem regulacji IT mówi: dość, potrzebna zmiana sposobu działania. Decyduje zatem kontekst biznesowy.

Czy automatyzacja jest także opcją dla mniejszych firm albo np. start-upów?

- Istnieją rozwiązania modularne. Nie trzeba i nie można przecież inwestować w rozwiązania ponad stan. Przede wszystkim należy inwestować, w przenośni i w dosłownym znaczeniu, w jakość procesów. Cała przygoda z automatyzacją zarządzania procesami to nie sprint, to maraton.

Dziękuję za rozmowę.