Zarządzanie projektami to stosunkowo nowa metoda w organizacji przedsiębiorstw. Co ciekawe, wywodzi się z przedsięwzięć wojskowych. Jak wiele innych rzeczy wymyślonych i opracowanych na potrzeby armii, choć także stosowana często w budownictwie, zwłaszcza przy tworzeniu dużych konstrukcji, to i ten pomysł na zarządzanie projektami wg obecnie propagowanego modelu ma swój początek w czasie II wojny światowej. Wśród zastosowań znajdują się: projekt Manhattan, związany z wyprodukowaniem bomby atomowej, budowa rakiety balistycznej przenoszącej ładunki jądrowe polaris, konstrukcja bomby wodorowej. Nowym impulsem do sięgnięcia po tego rodzaju metody zarządzania było odkrycie tranzystora i postęp w dziedzinie komputerów, który zapewnił gwałtowny wzrost mocy obliczeniowych. Jednak stopniowo, jak to wcześniej bywało z innymi wynalazkami wojskowymi, tą nowinką zainteresowały się firmy cywilne. Pierwsze pozamilitarne zastosowania związane były z uruchomieniem pod koniec lat 40. amerykańskiego planu Marshalla. Sukces tego sposobu organizacji pracy bierze się między innymi stąd, że można go stosować zarówno w wielkich firmach, jak i małych, kilkuosobowych zespołach. Project Management sprawdza się praktycznie w każdej branży.

Projekty to sposób na osiągnięcie celów organizacyjnych. Wraz z bieżącą działalnością reprezentują one aktywność, która wprawia organizacje w ruch. Dostarczają produktów i usług, które satysfakcjonują klientów i właścicieli firmy. Z biegiem czasu zarządzanie projektami i portfelami projektów zadomowiło się właściwie we wszystkich dziedzinach biznesu. Działania poparte dobrze i profesjonalnie zaplanowanym projektem mają coraz większy wpływ na wynik finansowy przedsiębiorstwa, zwłaszcza teraz, w czasie ogólnie panującego światowego kryzysu. Ma to przełożenie na TCO (Total Cost of Ownership), czyli całkowity koszt posiadania i utrzymania danego rozwiązania bądź usługi. Bez względu na to, czy uważamy je za duże zadania, czy też za złożone operacje, projekt to każda praca wykonywana z myślą o realizacji celu w ograniczonym czasie i przy skończonych kosztach. Kiedy zmieniamy sposób, w jaki pracują ludzie, zarządzamy projektem. Kiedy wprowadzamy do sprzedaży nowy produkt, zarządzamy projektem premiery rynkowej. W ramach projektów powstają i zmieniają się produkty, wydarzenia, procesy i organizacje. Może to polegać na tworzeniu nowej sieci telefonii komórkowej, budowie platformy naftowej, łączeniu dwóch systemów energetycznych, rozpoczynaniu nowego programu szkoleniowego czy tworzeniu nowego produktu. Z powodu wyzwań dzisiejszej ekonomii na skutek ogólnoświatowego kryzysu istnieje konieczność ograniczania budżetów oraz zasobów ludzkich, dlatego też kierownictwo wielu firm zmuszane jest do optymalizowania wydajności projektów, jak również działań zespołów projektowych, realizujących przedsięwzięcia. Ponadto zespoły te oraz pracownicy coraz częściej znajdują się w geograficznym rozproszeniu, co obliguje firmy do szukania rozwiązań, które zagwarantowałyby im możliwość jednolitej pracy w ramach całego przedsiębiorstwa. W obliczu obu tych wyzwań niezwykle istotne jest znalezienie metod zwiększających sprawność i skuteczność zarządzania zasobami. W związku z tym wiele firm zwraca się w kierunku technologii, widząc w niej rozwiązanie pozwalające na uproszczenie i zwiększenie efektywności procesów biznesowych oraz zautomatyzowanie organizacji pracy.

Liczba projektów kończących się niepowodzeniem rośnie w alarmującym tempie. Więcej niż połowa wszystkich projektów przekracza założony budżet bądź termin realizacji. W dużej części niepowodzenia te wynikają z braku spójnych mechanizmów zarządzania projektami oraz z natury przeprowadzanych działań. Ze względu na nieprzewidywalną naturę działań oraz ich efektów, realizowane procesy - o ile istnieją - często są niezaplanowane, a wzorce najlepszych procedur postępowania trudne do zidentyfikowania i wykorzystania. Wiedząc ponadto, że członkowie zespołów projektowych, podobnie jak partnerzy i klienci, z którymi zespoły te współpracują, są często rozproszeni po różnych przedsiębiorstwach, widoczny staje się fakt, że sukces przedsięwzięcia zależy od jasno zdefiniowanych procesów oraz skutecznego zarządzania.

Działalność biznesowa, bazująca na wiedzy, boryka się z kilkoma charakterystycznymi dla siebie trudnościami. Głównym wyzwaniem jest wykorzystanie zasobów. Im większe przedsiębiorstwo lub zespół projektowy, tym trudniej uzyskać informację o tym, które z osób pracujących przy określonych projektach są obecnie dostępne oraz czy ich umiejętności odpowiadają wymogom realizowanej pracy. Ponadto w wielu firmach prowadzone działania rozdzielone są pomiędzy pracowników wewnętrznych, wirtualne zespoły robocze, partnerów oraz stałych podwykonawców, co jeszcze bardziej utrudnia zarządzanie pracami i ich koordynację. Ograniczenia, jakim poddawane są budżety firm, zmuszają ludzi do wykonywania większej pracy przy zastosowaniu mniejszych środków.