Wielka rzeka dokumentów

Jedynie 20 - 30% danych w firmie zapisanych jest w postaci liczb. Reszta zawarta jest w różnego typu dokumentach. Dlatego też połowa największych firm stosuje systemy workflow do obiegu dokumentów i rynek ten szybko rośnie.

Z danych Aberdeen Group wynika, że prawie połowa z 10 tys. największych światowych korporacji stosuje rozwiązania BPM. 20% ankietowanych firm korzysta z systemu workflow dostarczonego z systemem ERP, a 30% stosuje system workflow niezależnie od rozwiązania ERP. Narzędziami tego typu nie posługuje się mniej więcej połowa firm

Nic więc dziwnego, że rynek archiwizacji i przepływu dokumentów rozwija się szybko. Według niektórych szacunków światowy rynek oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów, workflow i BPM wzrasta rocznie o 20%. Jedną z przyczyn takiego stanu rzeczy jest fakt, że każdy dokument papierowy jest kopiowany średnio 10 - 15 razy, co angażuje aż 60% czasu pracy administracji w organizacji.

Zobacz również:



Systemy do zarządzania i archiwizacji (Document Management System) najczęściej stanowią integralną część oprogramowania BPM (Business Process Management). Rozwiązania wbudowane w systemy BPM mają o wiele większe możliwości niż zwykły obieg dokumentów. Automatyzują prace i przyporządkowują dokumenty procesom biznesowym. U podstaw powstania tych systemów legła właśnie praca z dokumentem, dlatego że BPM wywodzą się bezpośrednio z systemów DMS. Rozwiązania do przepływu dokumentów są podstawowym narzędziem do osiągania oszczędności w zarządzaniu procesami. Organizacje korzystające z takiego systemu notują znaczny spadek kosztów operacyjnych związanych ze skróceniem czasu wykonywania zadań, wyszukiwaniem dokumentów, efektywniejszą ich dystrybucją i weryfikacją oraz wyeliminowaniem czynności rutynowych i dublowanych. Istnieją jednak sytuacje, w których wdrożenia BPM i DMS są rozłączne. W dojrzałych organizacjach, w których świadomość odpowiedzialności za posiadane dokumenty jest na wyższym niż standardowy poziomie, implementacja BPM kończy się wraz z wdrożeniem systemu do zarządzania i archiwizacji dokumentów. W efekcie, w zależności od potrzeb organizacji, można w pierwszej kolejności zastosować system DMS.