Platforma pełna energii

Firma z branży paliwowej nie toleruje błędów przy wprowadzaniu danych i dba o perfekcyjną jakość obsługi klientów - dział IT musi zapewnić jej do tego odpowiednie narzędzia.

Dominik Jarczyk, koordynator IT i ERP w Slovnaft Polska SA.Dominik Jarczyk, koordynator IT i ERP w Slovnaft Polska SA. Dział IT Slovnaftu Polska SA ma niewielu pracowników, a wyzwań jest bardzo dużo. Na początku w firmie funkcjonowały systemy rozproszone, które obsługiwały poszczególne działy, powodowało to opóźnienia w sprawozdawczości. Pracownicy dublowali swoje działania, wielokrotnie wprowadzając te same dane do różnych systemów. Konieczne było ciągłe monitorowanie jakości danych w celu eliminacji błędów.

Wielkie porządki

"Zaangażowanie w proces rozproszonych komórek organizacyjnych powodowało, że dane spływały z opóźnieniem, wydłużało to cały proces zamykania sprawozdań. Niezbędna stała się reorganizacja sposobu przetwarzania i przepływu danych" - mówi Dominik Jarczyk, koordynator IT i ERP w Slovnaft Polska SA. Wówczas powstała koncepcja projektu, który połączy wszystkie podsystemy w spójną całość. Stało się oczywiste, że najlepszą bazą dla takiego rozwiązania będzie system klasy ERP, który umożliwi nam zbudowanie platformy internetowej B2B.

Zobacz również:

  • Kto ponosi winę za postęp?


Wybrano ofertę firmy IFS Poland, na wdrożenie systemu IFS Applications. Umowę podpisano w maju 2002 r., a system zaczął w pełni działać w roku 2003. Pozwolił na integrację wszystkich obszarów działania spółki, dane były wprowadzane już tylko jednorazowo w miejscu powstawania, udało się uporządkować rachunkowość zarządczą, zautomatyzować rozliczanie kosztów i kontrolę przepływów finansowych.

Jednym z największych wyzwań było zidentyfikowanie problemów specyficznych dla branży obrotu paliwami. "Slovnaft Polska stosuje politykę efektywności, musi dokładnie znać koszty poszczególnych partii towaru, żeby precyzyjnie wyliczać marżę. Dla twórców rozwiązania wyzwaniem była obsługa kilku jednostek paliwa, które nie miały stałych współczynników przeliczania (uzależnione np. od temperatury)" - wyjaśnia Dominik Jarczyk. Konieczne było m.in. wprowadzenie mechanizmów umożliwiających ścisłą ewidencję obrotu paliwami (wchodzą tu w grę dane i współczynniki, takie jak: mkw w 15 st. C, litr rzeczywisty, gęstość z atestu, gęstość zmierzona, tony). W tej branży trzeba także sprostać bardzo wysokim wymaganiom formalnoprawnym, a więc unikać błędów. System musi pozwalać na rozliczanie specyficznych podatków, takich jak opłata paliwowa czy akcyza.

"Największym wrogiem podczas wdrożenia była presja czasu i sporo problemów do rozwiązania, jednak całość działań przebiegła sprawnie" - stwierdza Dominik Jarczyk.

Klienci w centrum uwagi

Dla firmy handlowej, takiej jak Slovnaft Polska, najważniejszą kwestią są dobre relacje z klientami. Dlatego jako kolejny etap projektu dział biznesowy i dział IT wspólnie przygotowały koncepcję stworzenia platformy internetowej B2B, która wraz z systemem CRM umożliwiła utrzymanie bardzo wysokiej jakości obsługi klientów. Zapadła decyzja o stworzeniu wraz z IFS platformy WEB.

Był to produkt innowacyjny w branży dystrybucji paliw, "z tego, co wiem, żaden z naszych konkurentów do tej pory nie posiada takiego rozwiązania" - podkreśla Dominik Jarczyk.