Automatyzacja czynności związanych z masowymi płatnościami, zarządzanie pieniędzmi zgromadzonymi na rachunkach w wielu krajach, błyskawiczna informacja dotycząca kosztów związanychz danym rodzajem operacji bankowych i wiele innych potrzeb zgłaszanych przez duże korporacje, w efekcie zrodziły bankowość transakcyjną.

Choć rynek bankowości transakcyjnej nie jest wytworem ostatnich lat, to właśnie ona przyniosła najwięcej zmian. Po pierwsze, dlatego że zmieniają się globalne potrzeby przedsiębiorstw. Po drugie, do instytucji finansowych i przedsiębiorstw szeroko weszła informatyka. Zautomatyzowane procesy, błyskawicznie obsługiwane przez systemy informatyczne, zastąpiły ludzi i przyniosły wymierne zmniejszenie kosztów u obu stron - w korporacjach i bankach.

Narzędzie dla międzynarodowych korporacji

Coraz więcej firm, i to nie tylko ponadnarodowych korporacji, prowadzi działalność na skalę międzynarodową. Ta ekspansja występuje w obu kierunkach - przedsiębiorstwa zagraniczne są obecne w Polsce, a nasze operują w Europie, Azji, Ameryce Północnej, Ameryce Południowej i Afryce, choć z mniejszą intensywnością. Z tego powodu potrzebują instrumentów, które pozwolą im zarządzać środkami finansowymi w wielu krajach. Klienci muszą natychmiast wiedzieć, ile pieniędzy mają na poszczególnych rachunkach, w jaki sposób je optymalnie wykorzystać, być może trzeba je zgromadzić na jednym rachunku, jak zorganizować płatności z tych rachunków. Może przecież być tak, że w jednym kraju na koncie jest spora nadwyżka, bo akurat spłynęły pieniądze od kontrahenta, a w innym występuje niedobór, choć trzeba zapłacić terminowe zobowiązania. Co zrobić, żeby to zbilansować?

Nie ma większego problemu, kiedy przedsiębiorstwo korzysta tylko z jednego, globalnego banku, który oferuje jeden system bankowości elektronicznej. Wtedy ruchy na kontach przebiegają bez zakłóceń. Jednak w praktyce firmy powierzają prowadzenie swoich finansów kilku bankom o różnych systemach elektronicznych, a to już opóźnia wszelkie operacje oraz przepływ informacji.

Druga sprawa to możliwość realizacji płatności. Dla spółki najbardziej korzystna jest następująca sytuacja: firma składa dyspozycję płatności w lokalnej placówce, a ta zrealizuje ją w miejscu wskazanym przez klienta, np. centrala spółki X ma rachunek w Warszawie, a pieniądze chce wypłacić w Pradze. Składa polecenie przelewu i nic więcej jej nie obchodzi. Zadaniem banku jest to, żeby płatność została zrealizowana na czas i dotarła na właściwy rachunek. Do tego m.in. celu banki powołały w ramach działalności korporacyjnej departamenty transakcyjne.

"Jeżeli bank chce obsługiwać dużych, korporacyjnych klientów, musi dysponować odpowiednimi systemami umożliwiającymi zarządzanie środkami finansowymi w wielu krajach, w trybie on-line szybko i sprawnie"- mówi Marta Olejniczak, dyrektor zarządzający Departamentem Bankowości Transakcyjnej Banku Pekao SA. "Jesteśmy w Unii Europejskiej. Nasze przedsiębiorstwa inwestują na zagranicznych rynkach i doskonale się orientują, czego można wymagać od instytucji bankowych" - włącza się Błażej Szczecki, dyrektor Biura Zintegrowanej Obsługi Klienta Korporacyjnego w Banku Pekao SA - "Zatem jeśli mamy sprostać globalnej konkurencji, musimy nadążać za ogólnoświatowymi trendami".

Bank Pekao SA jest liderem na polskim rynku w obsłudze klientów korporacyjnych. Po połączeniu z BPH obsługuje obecnie ponad 15 tys. podmiotów, którym proponuje narzędzia umożliwiające zarządzanie finansami w czasie rzeczywistym oraz narzędzia do zarządzania bezpośrednio z Polski środkami rozproszonymi na rachunkach w różnych zakątkach świata. Poza Bankiem Pekao SA podobne usługi proponuje jeszcze kilka innych banków. Tych, które są częścią międzynarodowych grup finansowych.

Zautomatyzowane operacje

Kolejną potrzebą, którą sygnalizują klienci korporacyjni, jest automatyzacja procesów. Z jednej strony oszczędza się w ten sposób pieniądze, z drugiej minimalizuje ludzkie błędy. "Jeśli w danym dniu na konta klienta spływają setki, a nawet tysiące drobnych płatności, np. od użytkowników telewizji kablowych czy sieci komórkowych odbiorca musi je prawidłowo i bez zwłoki zaksięgować" - wyjaśnia Marta Olejniczak. Żeby w tej sytuacji bezbłędnie i szybko zaksięgować wpłaty, banki proponują automatyczne wczytywanie płatności według ustalonych kodów. W ten sposób w systemach obu stron znajduje się od razu jednoznaczna informacja. Nie ma obaw, że księgująca płatność osoba źle odczyta nazwisko albo adres nadawcy. "Każdy odbiorca naszego klienta - mówi Marta Olejniczak - a klientem może być wspomniany operator sieci telekomunikacyjnej, ma swój indywidualny kod zawarty w numerze rachunku. Wpłacając pieniądze w dowolnej formie (np. kasa jakiegokolwiek banku, przelew realizowany na poczcie, e-przelew) na właściwy rachunek, nadawca jest natychmiast rozpoznawany przez system bankowy, a operacja automatycznie księgowana - u nas, w banku i w systemie klienta. Proces trwa błyskawicznie i odbywa się bez udziału ludzi".

"Trend, o którym mówimy, zaczął się od masowych dystrybutorów różnych usług, np. telefonii, energii czy telewizji kablowych" - tłumaczy Błażej Szczecki. "Obecnie obserwujemy zainteresowanie ofertą również wśród mniejszych firm. Zaczynają z tej usługi korzystać np. spółdzielnie mieszkaniowe, sieci sklepów, które mają masowe płatności gotówkowe."

Automatyzacja i informatyzacja dotyczą coraz większej liczby usług bankowych. Na początku klienci mieli dostępne tylko salda na rachunkach, później mogli dodatkowo wykonywać elektroniczne płatności, następnym etapem była aktualizacja sald kilka razy dziennie, teraz rachunki są online. Firmy mogą samodzielnie "wgrać" do systemu wszelkie płatności bez ręcznego wypisywania setek dokumentów. Mogą zaimportować wyciągi i dodatkowo je rozksięgować według indywidualnych numerów swoich odbiorców. Bankowość transakcyjna umożliwia rozksięgowywanie płatności również według rodzajów operacji, np. wymianę walut, depozyty, przelewy płacowe, osobno płatności od kontrahentów korporacyjnych i detalicznych, ponieważ każdy rodzaj transakcji można "okodować" systemem cyfr. W ten sposób można też wydzielić rodzaje kosztów, np. od odsetek, od płac etc. Automatyzacja staje się coraz bardziej drobiazgowa i umożliwia na życzenie przedsiębiorstwa wydzielenie w jego w systemie finansowo-księgowym wskazanych rodzajów transakcji.

Minusem zindywidualizowanej automatyzacji jest coraz większe związanie danego przedsiębiorstwa z konkretnym bankiem. W razie awarii, a ta może się zdarzyć w każdej firmie, dostęp do kont jest niemożliwy. Poza tym, samo rozwiązanie współpracy jest nie tylko czasochłonne ale i obarczone sporym ryzykiem. "Faktycznie, bankowość transakcyjna mocno związuje klienta z bankiem poprzez wzajemne dopasowanie systemów, formatów wymiany danych, indywidualny sposób obsługi bieżących transakcji" - uważa Marta Olejniczak. "Jednak w praktyce raczej się nie zdarza, żeby jakąś korporację obsługiwał tylko jeden bank".

Zarządzanie finansami

System informatyczny przedsiębiorstwa zintegrowany z systemem bankowym ma jeszcze jedną zaletę: umożliwia samodzielne zarządzanie pieniędzmi zgromadzonymi na różnych rachunkach, rozproszonych w różnych częściach kraju i świata. Przedsiębiorstwo może np. maksymalnie wykorzystywać zgromadzone w danym momencie na wszystkich kontach pieniądze. Wystarczy na koniec dnia na jednym rachunku zgromadzić wszystkie środki na lokacie, żeby zarobić na odsetkach. Oczywiście tym większy przychód, im więcej pieniędzy jest w danym dniu do dyspozycji. Przykład? Lokujemy 10 mln zł na jednodniowej lokacie i następnego dnia mamy ok. 1400 zł więcej. Jeżeli proces odbywa się codziennie i przebiega automatycznie, w ciągu roku możemy mieć dodatkowy przychód ok. 450 - 500 tys. zł. Kwota z odsetek zależy oczywiście od zgromadzonej każdego dnia sumy oraz wysokości oprocentowania lokaty pomniejszonej o koszty bankowe.

Spółka może też optymalizować operacje na kontach, odsetki czy koszty. System bankowy, poza obsługą płatności i rozksięgowywania wpłat, może też głębiej wchodzić w system finansowo-księgowy klienta, np. zarządzać fakturami. "Jeżeli płatność za daną fakturę akceptowana jest przez centralę firmy, np. w Warszawie, a sam dokument znajduje się w oddziale w Białymstoku, wystarczy, że księgowa w oddziale wejdzie w system informatyczny, wpisze kwotę i podepnie pod nią fakturę, a księgowa w centrali, wchodząc w ten sam system, ją zaakceptuje i wyśle do realizacji. Przelew zostanie wykonany" - wyjaśnia Marta Olejniczak.

Customer service

Centralizacja i globalizacja przepływów pieniężnych w spółkach, automatyzacja i elektronizacja operacji bankowych oraz zarządzanie finansami wymusiły na bankach wydzielenie odpowiednio przeszkolonych specjalistów do codziennej współpracy z klientami korporacyjnymi, którzy mają coraz większe wymagania i oczekiwania w zakresie szybkości i precyzji informacji. Chcą, żeby pracownik banku był dostępny "na żądanie", ponieważ problem, który się pojawił, wymaga, według nich, rozwiązania tu i teraz. Zadaniem specjalisty jest również utrzymywanie prawidłowych relacji i diagnozowanie bieżących potrzeb obsługiwanej przez bank spółki.

"Wydzielenie w naszym banku specjalnego działu, dedykowanego do opieki posprzedażowej, wynikało z potrzeb sygnalizowanych przez korporacje" - mówi Błażej Szczecki. "Okazało się, że po stronie klientów i bankowości transakcyjnej nastąpiła taka specjalizacja, że także przy bieżących operacjach kontakt i wsparcie fachowców są nieodzowne".