Czy sześć miesięcy po wdrożeniu to dobry czas, by zacząć liczyć korzyści z projektu? Aby odpowiedzieć na to pytanie, przyjrzeliśmy się trzem firmom, w bezpośredni lub pośredni sposób związanych z branżą spożywczą.

Zakład Farm Frites w Lęborku to jedna z najnowocześniejszych wytwórni frytek w Europie. Ciągły rozwój produkcji wpłynął na decyzję o wdrożeniu nowego systemu do obsługi magazynu AIM (Advanced Inventory Management). Rozwiązanie miało zastąpić dotychczasowe oprogramowanie, które nie było w stanie sprostać błyskawicznemu rozwojowi Farm Frites.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT
• CIO "bumerangi": liderzy IT awansują, powracając
• 6 znaków ostrzegawczych, na które CIO powinni zwrócić uwagę w 2024 roku

Jak się robi frytki?

Proces produkcji zaczyna się od pobrania surowców z magazynów. Ziemniaki, przyprawy i olej wędrują na linię produkcyjną, na której powstają frytki. Ziemniaki są cięte, przyprawiane i smażone. Gotowy produkt trafia do opakowań i w takiej postaci jest sprzedawany odbiorcy końcowemu. Opakowane frytki układa się na paletach i wprowadza do systemu. Na etapie rejestracji produkcji drukowane są etykiety logistyczne, które przykleja się na palety. Transport frytek odbywa się w temperaturze -18 stopni Celsjusza. Palety dostarczane są do centrum sprzedaży, zwanego mroźnią. Skład obsługiwany jest za pomocą terminalu radiowego. Z mroźni palety pobierane są na zlecenie sprzedaży oraz rozlokowywane do zewnętrznych magazynów.

Firma na potrzeby produkcji pozyskuje ponad 150 tys. ton ziemniaków, z których produkuje rocznie ponad 70 tys. ton frytek. Potwierdzenie jakości oferowanych wyrobów stanowią certyfikat zgodności systemu jakości z normą ISO 9002 oraz system analizy punktów krytycznych HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point). Inne posiadane przez firmę certyfikaty: ISO 14001, BRC (British Retail Consortium), IFS oraz EurepGap.

Ciąg dalszy sprawdzonych rozwiązań

Firma Farm Frites praktycznie od początku swojej działalności korzystała z systemów informatycznych wspomagających cały proces produkcji. W miarę upływu lat stosowane rozwiązania stały się niewystarczające i nieefektywne. Kierownictwo przedsiębiorstwa podjęło decyzję o ujednoliceniu działania systemu poprzez zastąpienie poprzedniej wersji systemu MFG/PRO i systemu magazynowego Qguar rozwiązaniem AIM w ramach pakietu aplikacji QAD. "Po przekalkulowaniu kosztów postanowiliśmy nie aktualizować starego systemu, tylko zainwestować w zupełnie nową wersję aplikacji QAD eB2, która wydawała się bardzo obiecująca" - mówi Dariusz Wierzbicki, szef IT, Farm Frites. Dyrektor Wierzbicki mówi, że system firmy QAD funkcjonuje w Farm Frites od 1994 r. Odpowiada za obsługę magazynowania, sprzedaży i finansów. W tym czasie firma skutecznie wprowadzała nowe wersje oprogramowania. W 1998 r. została wprowadzona wersja 8.5F, która dopasowała system do zmian, jakie nastąpiły w polskim prawodawstwie. W 2004 wdrożono wersję eB2 i system magazynowania AIM.

"Przejście aplikacji QAD do wersji eB2 technicznie nie stwarzało większych problemów. Przy implementacji AIM postanowiliśmy zmienić dotychczasowy system skanerów umieszczonych na rampie na skanery radiowe działające online, które są bardziej wydajne i niezawodne" - mówi Dariusz Wierzbicki. Aby system działał poprawnie, do nowych skanerów zastosowano też nowe oprogramowanie kompatybilne z AIM. "Koszty zmiany na skanery radiowe były niewiele wyższe, a skanery na rampie miały tą wadę, że działały w trybie offline i paleta oznaczona jako zablokowana nie była uwzględniania przez system, co prowadziło do częstych pomyłek przy załadunku i konieczności rozładowywania ciężarówek" - tłumaczy Dariusz Wierzbicki. Potwierdza to także Tomasz Zapalski, Project Manager z firmy QAD, mówiąc, że korzystanie ze skanerów online przekłada się na czysty zysk biznesowy. Dzięki nim każda transakcja jest rejestrowana w miejscu powstania, przez co zostaje uzyskana większa kontrola nad przepływem materiałowym w zakresie wyrobów gotowych.

Przygotowanie i wdrożenie

Przygotowanie procedur zajęło 11 miesięcy i po starannych testach osiągnięto cel wdrożenia. Główne wyzwanie w projekcie polegało na uporządkowaniu magazynu firmy przed wprowadzeniem skanerów online, co prowadziło do poprawnego działania systemu. "Poprzedni system tolerował nieprecyzyjne rejestry towarów, ponieważ jego poziom szczegółowości odnosił się jedynie do odpowiedniej liczby palet, nie różnicując ich, np. na numery" - mówi Tomasz Zapalski. "Wersja systemu eB2 w porównaniu do poprzedniej wersji charakteryzuje się lepszym interfejsem, który może być łatwo modyfikowany przez pracowników i użytkowników systemu. Przykładem jest stworzenie systemu elektronicznej wymiany danych EDI, za którego pomocą pracownicy są w stanie odczytywać i automatycznie przesyłać do systemu zamówienia od części kontrahentów. System jest dobrze przemyślany, lepiej udokumentowany technicznie, a więc łatwiejszy w użytkowaniu" - podsumowuje Dariusz Wierzbicki.

Stare obszary, nowe korzyści

System QAD w firmie obejmuje obszary obsługi klienta, księgowości, magazynu i zakończenia procesu produkcji, czyli przyjęcia towaru z obszaru produkcji do magazynu. Korzyści płynące z wdrożenia nowego systemu AIM oraz wprowadzenia wersji eB2 polegają na zwiększeniu efektywności i skróceniu czasu wykonywania operacji w zakresie obsługi finansów. Kolejne usprawnienia polegają na wydajniejszym zarządzaniu logistyką (wysyłka i przesunięcia) oraz ograniczeniu kosztów i ujednoliceniu środowiska systemowego w firmie. Atutem jest również możliwość wdrażania dodatkowych modułów i implementowanie własnych rozwiązań tworzonych przez pracowników na bazie obowiązującego systemu.

Zeelandia w Polsce

Zeelandia to producent surowców do produkcji piekarskiej i cukierniczej. Firma jest częścią międzynarodowej, wywodzącej się z Holandii grupy Koninklijke Zeelandia. Została założona w 1900 r. w Zierikzee przez H.J. Doelemana, a w ciągu blisko stu lat rozwinęła się w międzynarodową grupę oferującą komponenty do produkcji piekarskiej i cukierniczej na całym świecie. W Polsce Zeelandia działa od 1992 r.; do 1997 r. posługiwała się nazwą Super Bake. Zeelandia Polska zatrudnia ponad 90 osób, jej obroty wyniosły w 2006 r. 65 mln zł. Firma posiada certyfikat HACCP.

Wszystko zaczęło się w Polsce. Zeelandia Polska chciała zmienić swój system ERP na bardziej efektywny. Lokalny zarząd miał całkowitą swobodę w procesie wyboru i wdrożenia nowego rozwiązania. Po zakończeniu wdrożenia oddział w Czechach zainteresował się wzrostem wydajności w Polsce. Kolejne zapytanie przyszło z Rumunii. Rozwiązanie iScala, które tam funkcjonuje, zostało wprowadzone już w Czechach, Słowacji i Rumunii; trwa wdrożenie w Niemczech. Od 1995 r. Zeelandia Polska korzystała z systemu klasy MRP I, pracującego pod systemem operacyjnym DOS. Z biegiem czasu system został obudowany wieloma dodatkowymi, satelitarnymi aplikacjami. Tymczasem, gdy zatrudnienie w firmie podwoiło się, a jej obroty wzrosły siedmiokrotnie, system ten przestał się sprawdzać. Dodatkową barierą była jego zamknięta architektura.

"Nasze systemy korzystały z wielu technologii, funkcjonowały, opierając się na różnych bazach danych. Powodowało to trudności w łączeniu informacji pochodzących z różnych źródeł i zmuszało do ciągłych aktualizacji i transformacji danych. W nocy przygotowywaliśmy ‘migawki' systemu MRP, potem dane normalizowaliśmy do uniwersalnego formatu. Dopiero następnego dnia były one widoczne dla innych aplikacji" - mówi Maciej Zakrzewski, dyrektor finansowy Zelandii, odpowiedzialny za wybór i wdrożenie systemu. Taki stan rzeczy sprawiał, że korzystanie z wszystkich rozwiązań informatycznych było wyjątkowo kosztowne i uciążliwe oraz nie wspomagało pracy przedsiębiorstwa.

Zarząd firmy zdecydował o wdrożeniu nowego systemu ERP, który bardziej odpowiadałby jej potrzebom. Zeelandia posiada zakład produkcyjny, centrum dystrybucyjne pod Poznaniem oraz 10 oddziałów na terenie całej Polski. Nowy system musiał zapewnić śledzenie partii produktów i obsługę magazynu wysokiego składowania wraz z obsługą kwarantanny na wybrane pozycje. Ponadto miał umożliwiać połączenie terminalowe wszystkich regionalnych biur sprzedaży oraz pracę zdalną na jednej centralnej instalacji, a także otwarcie na rozwiązania mobilne. Kolejną ważną cechą była możliwość udostępnienia klientom wiedzy technologicznej za pośrednictwem internetu (opisy produktów, receptury, kalkulacje, atesty jakościowe). Pod uwagę brano również doświadczenie w branży spożywczej producenta i firmy wdrażającej oraz wysoki poziom wiedzy konsultantów odpowiedzialnych za przeprowadzenie projektu. "Braliśmy pod uwagę oferty siedmiu dostawców - dwóch polskich, z których jeden system był tzw. rozwiązaniem szytym na miarę, a drugi rozwiązaniem z ‘półki', który nie posiadał w pełni zintegrowanych funkcji obsługi magazynu i produkcji" - wyjaśnia Mariusz Glaza, szef działu IT w Zeelandia Polska.

Zeelandia wyznaczyła sobie cele i najważniejsze kryteria wyboru rozwiązania, a następnie przystąpiła do procesu wyboru systemu ERP, który ostatecznie trwał około 6 miesięcy. Firma wybrała model wyboru "od ogółu do szczegółu", eliminując poszczególne rozwiązania bądź firmy wdrożeniowe, aż do stworzenia krótkiej listy firm, które były w stanie sprostać stawianym wymaganiom. Ostatecznie Zeelandia wybrała rozwiązanie Epicor iScala - głównie ze względu na funkcjonalności, które w standardowej wersji zaspokajała większość wymagań, takich jak: zaawansowane wsparcie logistyki, zarządzanie magazynem wysokiego składowania, a także obsługę kwarantanny na wybrane pozycje, zarządzanie zapotrzebowaniem oraz planowanie produkcji dostosowane do specyfiki firmy i możliwość śledzenia partii produktów. Ponadto rozwiązanie zapewniło połączenie terminalowe wszystkich regionalnych biur sprzedaży i pracę zdalną na jednej centralnej instalacji.

Szybkie korzyści

Dariusz Wierzbicki, szef IT, Farm Frites

Jeśli w ciągu czterech do sześciu miesięcy po wdrożeniu nie ma wyraźnych korzyści z projektu, to znaczy, że gdzieś musiał być błąd. W naszym przypadku pierwsze efekty uzyskaliśmy po trzech miesiącach. Początkowo widoczna poprawa dała się zauważyć w wydajności pracy. Nie zwiększając liczby pracowników, byliśmy w stanie zwiększyć o połowę ilość towarów przechodzących przez naszą rampę załadowczą w ciągu dnia. Wzrosła również dokładność załadunków. Praktycznie nie występują już przypadki, gdy na samochód jest ładowany towar inny niż zamówiony lub towar zablokowany (np. przeznaczony do wysyłki do innego klienta). Dodatkowo nowa wersja systemu daje się w łatwy sposób modyfikować do naszych potrzeb, dzięki temu w zeszłym roku niewielkim nakładem środków uruchomiliśmy interfejs pomiędzy MFG/PRO i SAP R/3.