Jak zbudować efektywny IT governance?

Dla zobrazowania potrzeby i przykładowych efektów wprowadzenia IT governance przenieśmy się do jednego z przedsiębiorstw.

Dla zobrazowania potrzeby i przykładowych efektów wprowadzenia IT governance przenieśmy się do jednego z przedsiębiorstw.

Modelowy przykład

Ze względu na powszechność występujących w nim zjawisk może posłużyć jako studium przypadku. Poniżej znajdą Państwo opis tych zachowań:

Zobacz również:



Tabela 1. Matryca podejmowania decyzji w ramach IT governanceKliknij, aby powiększyćTabela 1. Matryca podejmowania decyzji w ramach IT governance
  • Menedżerowie poszczególnych linii biznesowych oczekiwali od IT bardzo szybkiej realizacji projektów i wprowadzania do eksploatacji nowych rozwiązań.
  • Menedżerowie poszczególnych linii biznesowych formułowali oczekiwania w zakresie rozwoju, mając na uwadze maksymalizowanie wyników jedynie tej części biznesu, za którą odpowiadali.
  • Menedżerowie IT dysponujący ograniczonymi zasobami i zdolnościami oczekiwali od biznesu (jako całości) określenia priorytetów realizacji poszczególnych inicjatyw, a także przeznaczania środków na ich realizację oraz eksploatację.
  • Menedżerowie IT oczekiwali od biznesu doprecyzowania oczekiwań w zakresie umożliwiającym ocenę i zdefiniowanie projektu.


Jedną z głównych przeszkód na drodze do poprawy dopasowania wartości dostarczanej przez IT do potrzeb biznesu był nie tylko brak zdefiniowanego systemu podejmowania decyzji, ale także brak informacji o strategii i celach strategicznych przedsiębiorstwa.

Bez odniesienia się do jasno sprecyzowanych celów strategicznych firmy niemożliwe było nadawanie priorytetów poszczególnym inicjatywom, gdyż każda z nich w oderwaniu od pozostałych realizowała cel tylko jednego z menedżerów. A zatem nie wiadomym było, czy i w jakim stopniu realizowała strategię organizacji.

Podjęto więc decyzję o zrealizowaniu przedsięwzięcia, którego efekty umożliwiłyby wprowadzenie między innymi skutecznego i efektywnego systemu oceny oraz wszelkich inicjatyw w zakresie IT. Prace podzielono na dwa etapy: analizy i projektowania.

Etap analizy

W tym etapie przeanalizowano strategię przedsiębiorstwa, funkcjonujące mechanizmy IT governance oraz zidentyfikowano luki dopasowania biznes-IT, wykorzystując mapę strategii, model dojrzałości dopasowania strategicznego oraz HP IT Governance Capability Model.

W efekcie prac etapu powstały:

  • mapa strategii, ilustrująca lukę dopasowania IT-biznes, wskazująca obszary wymaganych inwestycji oraz wspomagająca określanie priorytetów dla inwestycji i działalności operacyjnych w ramach IT;
  • analiza i ocena dojrzałości procesów odpowiedzialnych za dopasowanie IT-biznes;
  • propozycja zasad nadzoru IT, uwzględniająca najlepsze praktyki światowe i polskie, dopasowane do specyfiki przedsiębiorstwa.


Biorąc pod uwagę zidentyfikowany poziom dojrzałości poszczególnych domen IT governance, istotnych dla realizacji strategii, podjęto decyzje dotyczące celu i zakresu wprowadzania IT governance w przedsiębiorstwie.

Etap projektowania

Zgodnie ze zdefiniowanym w etapie analizy celem i zakresem wprowadzania IT governance w przedsiębiorstwie, w tym etapie określono zasady i zaprojektowano mechanizmy IT governance, obejmujące struktury podejmowania decyzji, dopasowania strategicznego i komunikacji.

Na podstawie danych uzyskanych w pierwszym etapie opracowano strategię IT, wykorzystując najlepsze praktyki światowe. Dokonano także doboru standardów, zbiorów dobrych praktyk i narzędzi do wdrożenia strategii, m.in. strategiczna karta wyników IT powiązana z mapą strategii.

W ramach prac przeprowadzano także warsztaty szkoleniowe z wybranych obszarów zarządzania i IT governance, zarówno dla menedżerów biznesowych, jak i IT (np. nadzór IT, strategiczna karta wyników IT, strategie zarządzania usługami IT, ekonomika usług IT, zarządzanie portfelem projektów i usług IT etc.).

Efekty

W wyniku przeprowadzonych prac wytworzono w przedsiębiorstwie zdolności niezbędne dla strategicznego planowania rozwoju IT opartego na optymalnym dopasowaniu IT do potrzeb biznesu.

Efektami prac były między innymi:
  • zdefiniowany system i procesy podejmowania decyzji w następujących domenach IT governance: zarządzanie strategiczne IT, zarządzanie portfelowe, zarządzanie popytem i podażą usług IT, model operacyjny IT;
  • zidentyfikowane elementy standardów i dobrych praktyk niezbędnych dla efektywnego wspomagania procesów podejmowania decyzji oraz monitorowania rezultatów realizacji tych decyzji;
  • strategia IT określająca między innymi wizję misji i cele IT w odniesieniu do celów przedsiębiorstwa, sposób organizacji IT, strategiczne dla budowy wartości przedsiębiorstwa zasoby i zdolności IT niezbędne dla efektywnej dostawy usług IT, mechanizmy IT governance oraz program transformacji IT.