Jedną z podstawowych funkcji PMO jest ustalenie standardów i praktyk przedsiębiorstwa zapewniających m.in. odpowiednią kontrolę skuteczności i efektywności realizacji projektów, wybór projektów wspierających realizację celów strategicznych firmy oraz zarządzanie nimi.

Istotnym elementem funkcjonowania PMO jest informowanie o rezultatach projektów członków kadry zarządczej, współpraca z zespołami projektowymi, a w szczególności z kierownikami projektów w celu zaadresowania i akcentowania istotnych kwestii. Procesy w PMO obejmują zarówno zarządzanie finansowe projektami, jak i proces kontroli, zapewniające ciągły nadzór nad realizacją przedsięwzięć w odniesieniu do zatwierdzonego budżetu, zaplanowanego czasu i zasobów.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT
• CIO "bumerangi": liderzy IT awansują, powracając
• 6 znaków ostrzegawczych, na które CIO powinni zwrócić uwagę w 2024 roku

Biorąc pod uwagę powyższe elementy, wskazujące na kompleksowość, złożoność i zmienność środowiska zarządzania projektami, istotnym etapem budowy PMO jest wdrożenie systemu informatycznego, który ma automatyzować realizację procesów funkcjonujących w ramach biura, w tym zapewnić odpowiednią komunikację i kontrolę skuteczności oraz efektywności realizacji przedsięwzięć. Takim systemem jest HP PPM Center.

Korzyści stosowania oprogramowania do zarządzania portfelem projektów

Oprogramowanie HP PPM Center automatyzuje i standaryzuje proces zarządzania portfelem projektów oraz zarządzania projektem w przedsiębiorstwie. Pomaga szybciej odpowiadać na zasadnicze pytania związane z procesem zarządzania portfelem projektów, takie jak:

• Czy realizujemy właściwe projekty?
• Czy inwestujemy w odpowiednie obszary zgodnie ze strategią przedsiębiorstwa?
• Czy dysponujemy wystarczającymi zasobami do realizacji wytyczonych przedsięwzięć?
• Jakie będą skutki (budżet, wykorzystanie zasobów) przyjęcia do realizacji konkretnego zbioru projektów?

Jak to działa?

System HP PPM ma budowę modułową. Na rysunku przedstawione przedstawione są wszystkie komponenty funkcjonalne wchodzące w skład systemu HP PPM. Moduły funkcjonalne korzystają ze wspólnej platformy usługowej, tzw. Foundation, która zapewnia między innymi dostęp do centralnego repozytorium danych w bazie Oracle czy usługi związane z zarządzaniem bezpieczeństwem i uprawnieniami.

Demand Management

Moduł Demand Management jest punktem, do którego trafiają wszystkie inicjatywy. Każda inicjatywa, która trafia do systemu HP PPM w postaci zgłoszenia, przetwarzana jest zgodnie ze zdefiniowanym dla danego typu zgłoszenia procesem (ang. workflow).

Zgłoszenia wprowadzane do systemu przez użytkowników są kategoryzowane. Inicjatywy strategiczne zgodnie z przypisanym procesem definiującym ich cykl życia podlegają wstępnej ocenie wykonywalności i ocenie finansowej. W kolejnych krokach następuje bardziej szczegółowa ich ocena i priorytetyzacja.

System HP PPM realizuje funkcje Portfolio Management, wspomagając proces podejmowania decyzji o włączeniu inicjatywy do portfela aktywnych przedsięwzięć na bazie wykonanej priorytetyzacji i porównania z innymi elementami portfela, takim jak inne inicjatywy czy aktywne projekty.

W obszarze Program Management Office system wspomaga zarządzanie aktywnymi projektami poprzez monitorowanie zasobów ludzkich, kosztów, aktualizację planów i budżetów oraz raportowanie postępu prac w projektach. W szczególnym przypadku, gdy mamy do czynienia z przedsięwzięciem związanym np. z wprowadzeniem poprawki do oprogramowania, system HP PPM nadzoruje proces wykonania testów poprzez integrację z HP Quality Center oraz może wykonać automatyczną instalację poprawki w środowisku produkcyjnym.

Project Management

Moduł Project Management jest w pełni funkcjonalnym i autonomicznym narzędziem do zarządzania projektami, całkowicie dostępnym za pomocą przeglądarki WWW. Wszystkie czynności wykonywane przez kierownika projektu, począwszy od planowania zapotrzebowania na zasoby, ustalania budżetu czy tworzenia planu prac w projekcie, a następnie wprowadzania aktualizacji, mogą być wykonane bezpośrednio w HP PPM Center. W repozytorium przechowywany jest oryginalny zatwierdzony plan projektu, tzw. baseline. Z upływem czasu, gdy zakres przedsięwzięcia podlega modyfikacjom, kierownik ma możliwość monitorowania zmian stanu projektu względem harmonogramu bazowego i kosztów w stosunku do tego, co jest w oryginalnym planie.

Mechanizm ten zapewnia kontrolę i zachowanie pełnej integralności projektu oraz wszystkich jego elementów. Dzięki zastosowaniu zestawienia widoku tabelarycznego z widokiem grafów Gantta, mamy możliwość kontrolowania bieżącego harmonogramu projektu oraz stopnia jego realizacji (rys. 2).

Portfolio Management

Moduł Portfolio Management wspomaga optymalne równoważenie portfela składającego się z inicjatyw oraz aktywnych projektów zgodnie z celami strategicznymi przedsiębiorstwa.