Windykacja w firmie czy usługa zewnętrzna?

Przeterminowane należności, brak reakcji kontrahentów na monity dotyczące uregulowania zobowiązań mogą doprowadzić firmę do utraty płynności finansowej. Lekiem na tę sytuację jest utworzenie odrębnego działu windykacyjnego lub zlecenie tej usługi na zewnątrz.

Przeterminowane należności, brak reakcji kontrahentów na monity dotyczące uregulowania zobowiązań mogą doprowadzić firmę do utraty płynności finansowej. Lekiem na tę sytuację jest utworzenie odrębnego działu windykacyjnego lub zlecenie tej usługi na zewnątrz.

Powiedzenie: lepiej zapobiegać, niż leczyć, znajduje doskonałe przełożenie na niesolidnych klientów i kontrahentów. Zapobiegać, znaczy w tym przypadku: ubezpieczyć się na wypadek kłopotów z odzyskaniem należnych pieniędzy. Co jednak zrobić, kiedy w grę wchodzi druga sytuacja? Czy zaangażować etatowych pracowników do ścigania dłużników, czy lepiej zlecić to zadanie firmie zewnętrznej?

Zobacz również:



Najprostsza odpowiedź brzmi: warto przekazywać windykację na zewnątrz wtedy, kiedy taka usługa mniej kosztuje niż budowa własnego działu. Zbadanie relacji między sumą odzyskanych kwot pomniejszonych o koszty firmy windykacyjnej a różnicą między kwotami odzyskanymi przez służby wewnętrzne i ich kosztami powinno dać menedżerom wstępną orientację, co bardziej się opłaca. Ostateczną odpowiedź da policzenie pozostałych kosztów - etatów, szkoleń, zakupu narzędzi IT. Ale to nie wszystko. Menedżerowie muszą jeszcze uwzględnić kwestie wizerunkowe firmy oraz psujące się relacje ze swoimi klientami i kontrahentami. Ponadto wszystkie elementy, które stanowią koszty stałe własnego pionu, mogą przełożyć się na cenę produktów i wpłynąć na konkurencyjność oferty przedsiębiorstwa, co też przekłada się na pieniądze.

Tymczasem zlecenie usługi na zewnątrz dla należności przeterminowanych do 60 dni kosztuje zaledwie kilka procent. Powyżej tego okresu dużo więcej - kilkadziesiąt, ale też wyegzekwowanie po tym terminie długu jest dużo bardziej skomplikowane. Prowizje firm windykacyjnych zmieniają się w zależności od wielkości roszczeń, przy czym ostatnio realnie spadły nawet dwu-, trzykrotnie.

Wśród zalet outsourcingu fachowcy wymieniają m.in. brak kosztów stałych i możliwość zaplanowania, na podstawie danych historycznych, kosztów zmiennych. Twierdzą, że firma może skupić się na realizacji core biznesu, nie kłopocząc się o monitorowanie spływu należności. Lepsze przepływy finansowe, optymalizacja czasu ściągania pieniędzy od dłużników, wyższe KPI uzależnione od wielkości zatrudnienia, większa skuteczność firmy zewnętrznej wynikająca z posiadanego know how, doświadczenia oraz konkurencji nakazują poważnie rozważyć decyzję o zleceniu tego zadania na zewnątrz.

W przypadku dochodzenia należności od kontrahentów zagranicznych rzecz wygląda inaczej, bo faktury najczęściej nie opiewają na drobne kwoty. Dziś większość przedsiębiorstw zamiast martwić się po fakcie, od razu ubezpiecza swoje transakcje eksportowe, co obniża nieco ich rentowność, ale i tak w razie kłopotów jest lepszym, skuteczniejszym i tańszym rozwiązaniem. Windykowanie w obcym kraju wymaga bowiem przeprowadzenia procesu sądowego oraz znalezienia kancelarii prawnej, która w imieniu polskiego klienta zajmie się wyegzekwowaniem wyroku. A to kosztuje dużo więcej niż ubezpieczenie.

Outsourcing na plus
Krzysztof Klejnowski, menedżer Działu Sprzedaży i Marketingu, Intrum Justitia

Rynek zarządzania wierzytelnościami rozwija się i specjalizuje w błyskawicznym tempie. Największe firmy na rynku oferują całe pakiety zintegrowanych usług: monitoring należności, windykację polubowną, windykację sądową, zakup portfeli wierzytelności, długoterminowe nadzorowanie wierzytelności. Usługi podlegają również specjalizacji w podziale na sektory biznesowe. Podmioty zlecające do obsługi windykacyjnej masowe wierzytelności konsumenckie - spłaty rat kredytów, polis ubezpieczeniowych, rachunków za usługi telekomunikacyjne, dostarczanie energii elektrycznej, wody, gazu, opłat czynszowych itd. - praktycznie nie mogą już poprawnie funkcjonować bez zewnętrznych, fachowych usług windykacyjnych. W sektorze należności biznesowych na pierwszy plan wysuwają się wiedza oraz doświadczenie specjalistów zatrudnionych w firmie windykacyjnej i kancelarii prawnej prowadzących postępowania na drodze polubownej i sądowej.

Profesjonalna firma windykacyjna w dłuższym horyzoncie uzyskuje zawsze wyższą efektywność windykacji niż przedsiębiorca, dlatego że dysponuje doświadczeniem i fachową wiedzą, posiada specjalistyczne narzędzia IT, stosuje różne, odpowiednie do każdego przypadku narzędzia windykacyjne, gwarantuje zgodność podjętych działań z prawem, ma dostęp do specjalistycznych baz danych, a także, co nie jest bez znaczenia, nie pozostaje w bezpośredniej relacji biznesowej z dłużnikiem.

Jak wykazują wyniki badania satysfakcji przeprowadzonego przez Intrum Justitia, klienci w przeważającej części akcentują plusy współpracy z zewnętrzną firmą windykacyjną, polegające na długoterminowej efektywności ekonomicznej, wysokiej jakości usług, przejrzystości procesu windykacyjnego, dostępność różnego rodzaju analiz i raportów oraz zachowaniu dobrego imienia klienta na rynku. Te elementy zaczynają być podkreślane jako równie ważne jak cena usługi, która do niedawna była podstawowym kryterium wyboru firmy zewnętrznej.


Delikatna kwestia polityczna
Maciej Poprawski, dyrektor Biura Sprzedaży i Obsługi Polis, KUKE

Na polskim rynku działa kilka firm, które oferują ubezpieczenie transakcji eksportowych. Jednak tylko my ubezpieczamy je od ryzyka politycznego. Obejmuje ono takie zdarzenia, jak: wybuch poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej działań wojennych, powstania, rewolucji itp., czy ogłoszenie powszechnego moratorium płatniczego przez państwo, do którego produkty są eksportowane. Z perspektywy bezpiecznej i unijnej Europy zagrożenie wywołane zdarzeniami politycznymi wydaje się nierealne, ale działalność handlowa polskich eksporterów nie dotyczy tylko partnerów europejskich. Ubezpieczamy np. eksport towarów do takich państw, jak: Turkmenistan, Azerbejdżan czy San Marino. Poza towarami, ubezpieczamy też inwestycje bezpośrednie prowadzone za granicą. Ochroną ubezpieczeniową objęte są wartość inwestycji bezpośredniej oraz kwoty zwrotu z inwestycji, np. zysku do podziału, dywidend, tantiem. Umowa ubezpieczenia może być zawarta na wiele lat, maksymalnie na 15 lat, co pozwala przedsiębiorcy na ostateczne zamknięcie procesu uruchomienia nowego przedsiębiorstwa.