Zarządzanie przynoszące efekty

W Polsce firmy zarządzające nieruchomościami komercyjnymi dopiero uczą się fachu. Wielu młodych menedżerów kształci się w tym kierunku za granicą, by potem przywieźć know how do kraju. Z ich usług korzysta coraz więcej firm.

W Polsce firmy zarządzające nieruchomościami komercyjnymi dopiero uczą się fachu. Wielu młodych menedżerów kształci się w tym kierunku za granicą, by potem przywieźć know how do kraju. Z ich usług korzysta coraz więcej firm.

Utrzymanie nieruchomości należących do przedsiębiorstwa siłami własnych pracownikach rzadko kiedy sprawdza się na rynku. Po pierwsze koszty, po drugie niepotrzebne zaangażowanie pracowników w działanie nie będące core biznesem firmy. Rozwiązanie nasuwa się samo - outsourcing administracji nieruchomości. Coraz więcej firm zaczyna uświadamiać sobie, jakie możliwości i korzyści może im przynieść przekazanie zarządzania nieruchomościami wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej.

Zobacz również:



Sztuka redukowania kosztów

Nie ma standardowego wzoru na zarządzanie nieruchomościami. Każdy budynek jest na tyle specyficzny, że wymaga indywidualnego podejścia. Sprawne zarządzanie zależy przede wszystkim od umiejętności zarządcy i jego wiedzy. A z tą ostatnią jest w Polsce z roku na rok coraz lepiej. Odpowiadając na potrzeby rynku, niektóre wyższe uczelnie otworzyły nowe kierunki studiów, na których młoda kadra specjalizuje się w zarządzaniu nieruchomościami.

Wynajem nieruchomości komercyjnych to często ważne źródło dochodów ich właścicieli. Stąd tak duże znaczenie wyboru dobrego zarządcy, który nie tylko będzie odpowiadał za utrzymanie budynku w należytym stanie, ale będzie również optymalizował dochody z zarządzania i poszukiwał jednocześnie nowych źródeł przychodów, a także umiejętnie redukował koszty eksploatacji nieruchomości. Najlepsi facility menedżerowie potrafią bowiem zredukować koszty nieruchomości nawet o kilkadziesiąt procent. W jaki sposób? Najprostszą metodą jest wykorzystanie efektu skali. Firmy zarządzające, które w swoim portfelu posiadają wiele umów o zarządzanie, składa zamówienia na usługi niemalże hurtowo. Dzięki temu może uzyskać znacznie niższe ceny niż zarządca pojedynczej nieruchomości.

Maksymalne wykształcenie

Współcześni zarządcy w niczym nie przypominają gospodarzy domów sprzed wielu lat. Dziś są to osoby wykształcone, posiadające wiedzę z zakresu ekonomii, zarządzania, księgowości, marketingu, systemów IT. Nieodzowna jest również znajomość technicznego funkcjonowania budynku (instalacje, zabezpieczenia, plany awaryjne) oraz szeroka wiedza z zakresu prawa, znajomość architektury i budownictwa. Dodatkowym atutem facility menedżera jest znajomość nauk społecznych, w szczególności psychologii, co znacznie pomaga mu w kontaktach z najemcami i pozwala lepiej rozumieć ich potrzeby. I najważniejsze - zarządca musi posiadać licencję uprawniającą go do wykonywania tego zawodu. Obecnie w Polsce taką licencję posiada blisko 13 tysięcy osób.

Facility menedżer nie powinien zajmować się więcej niż jednym budynkiem, inaczej jego działania stają się mniej efektywne. Dlaczego? Musi być tak naprawdę cały czas na miejscu, by w miarę szybko reagować na wszelkie problemy.

Liczą się referencje

Dobry zarządca powinien ogarnąć wszystkie aspekty codziennego funkcjonowania powierzonej mu nieruchomości i... być odpornym na stres. Jest wiele sytuacji, które mogą zaskoczyć - awarie klimatyzacji, niesprawny system wentylacyjny itp. Osoby zarządzające muszą koordynować naprawy, czasem zwracając się o ich wykonanie gwarancyjne do firm, które budowały dany budynek. Do obowiązków zarządcy należą też takie, wydawałoby się, prozaiczne czynności, jak sprawdzanie stanu technicznego łazienek czy ochrona klientów odwiedzających budynek. Umiejętne nadzorowanie tych czynności znacznie wpływa na budowanie wizerunku zarządcy, a pośrednio właściciela obiektu. Przy wszystkich tych czynnościach obowiązuje jedna reguła - zarządcy nie widać, ale ma on dbać o to, by pewne rzeczy były widoczne.

Jak wybrać odpowiednią firmę? Najważniejsza zasada - cena usługi facility managementu jest tu najmniej istotna. Bardziej liczy się to, jakie portfolio ma zbudowane firma i jakie ma referencje. Nie mniej ważna jest elastyczność firmy - czy potrafi ona skonfigurować taki zakres usług, który będzie dla wynajmującego odpowiedni.

Full service
Współczesny facility menedżer nie skupia się jedynie na generowaniu zysków dla właścicieli nieruchomości poprzez umiejętne zarządzanie liczbą pustostanów czy ściąganiem czynszu. Liczą się też elementy, które wpływają na zwiększenie poziomu satysfakcji najemców. Catering na życzenie, organizacja imprez czy rozbudowany system IT służący pomocą najemcom - to tylko niektóre z propozycji firm FM.


Podstawowy zakres działań facility managementu
Obsługa administracyjna • Sprawozdawczość finansowo-księgowa • Planowanie strategiczne i operacyjne • Kalkulacja kosztów i analiza ekonomiczna • Organizacja obligatoryjnych przeglądów • Organizacja napraw, remontów i modernizacji • Nadzór nad utrzymywaniem czystości obiektów • Organizacja recepcji • Nadzór nad bieżącą obsługą techniczną • Organizacja ochrony obiektu


Zagrożenia outsourcingu zarządzania
Rynek zarządzania nieruchomościami jest w Polsce jeszcze w fazie rozwoju, a to oznacza brak sprecyzowanych standardów co do jakości i zakresu usług. Niektóre elementy, traktowane przez polskich zarządców jako wartości dodane, w krajach o dłuższej historii zarządzania mogą być w pakiecie podstawowym. Inną kwestią budzącą wątpliwości jest cena usług. Nieruchomości oddawane do administrowania firmom zewnętrznym stanowią majątek o znacznej wartości, niewielka jeszcze konkurencja w branży powoduje, że cena usług zarządzania jest zawyżana.


Za co płacimy?
Koszt zarządzania nieruchomością składa się z dwóch podstawowych elementów: stawki za metr kwadratowy zarządzanej powierzchni (ustalanej indywidualnie) oraz opłat związanych z funkcjonowaniem budynku - ochrona, firmy sprzątające, konserwacja techniczna, prowadzenie księgowości itp.