Przestrzeń do myślenia

W pewnej firmie zatrudniającej 150 pracowników wszystkie meble zostały wyposażone w kółka, aby je swobodnie przemieszczać. Wprowadzono tam także "namioty do spania", w których pracownicy mogą uciąć drzemkę lub odpocząć. Trzy miejsca do spania ulokowano w pobliżu filtrów powietrza, które wydają usypiający dźwięk. Firma ta we współpracy z Kansas City Art. Institute wystawia w biurze dzieła sztuki młodych studentów.

W pewnej firmie zatrudniającej 150 pracowników wszystkie meble zostały wyposażone w kółka, aby je swobodnie przemieszczać. Wprowadzono tam także "namioty do spania", w których pracownicy mogą uciąć drzemkę lub odpocząć. Trzy miejsca do spania ulokowano w pobliżu filtrów powietrza, które wydają usypiający dźwięk. Firma ta we współpracy z Kansas City Art. Institute wystawia w biurze dzieła sztuki młodych studentów.

udzi zawsze przyciągały miejsca, które zaspokajały ich potrzebę piękna i spokoju. Najdroższe nieruchomości znajdują się nad morzem, w kurortach górskich, w pobliżu lasów. Dlatego pewne kurorty alpejskie są zawsze pełne turystów, ławki w parku zajęte, a niektóre ogródki piwne pełne turystów. Dokładnie ta sama zasada, która dotyczy miejsc wypoczynku, obowiązuje także w miejscach pracy i nauki. Ludzie, których działania wymagają ciągłego uczenia się i koncentracji, chcą pracować w miejscach, które temu najbardziej sprzyjają. Już 100 temu ojciec zarządzania Frederic W. Taylor mówił, że obowiązkiem pracodawcy jest dostarczenie pracownikowi narzędzi potrzebnych do wykonywania tej pracy. Obecnie głównym narzędziem pracy jest mózg, więc pracodawca zamiast dostarczać narzędzi, powinien tworzyć najbardziej sprzyjające warunki. Zwiększenie produktywności pracowników wiedzy to największe z wyzwań, przed jakimi stoją szefowie korporacji w XXI wieku.

Zobacz również:



Projektowanie przestrzeni pracy

Firma oparta na wiedzy to nie tylko nowoczesna infrastruktura informatyczna udostępniona inteligentnym pracownikom zamkniętym w boksach biurowych. Nowoczesne miejsce pracy powinno stwarzać warunki do myślenia i uczenia się tzn.:
  1. Powinno posiadać jeden lub więcej zacisznych zakątków, w którym mo- żna poczuć, że się jest "z dala" od biura, wyciszyć, zebrać myśli, oddać refleksji.


  2. Musi mieć miejsce energizujące - wystrój wnętrza, muzyka w tle, kolory itd. powinny inspirować. Zaleca się by wystrój tego wnętrza był zmieniany co kilkanaście miesięcy. Miejsce powinno powodowac pozytywne skojarzenia - na ścianach można zamieścić dowcipy, wiadomości z życia gwiazd, zdjęcia pracowników z dowcipnymi komentarzami itd.


Ważne jest rozgraniczenie pomiędzy jakością miejsca pracy dla zespołów i dla pracy indywidualnej. Miejsce, które sprzyja pracy zespołowej, zwykle nie jest najlepsze dla pracy indywidualnej. Przygotowanie takich dwóch pomieszczeń nie powinno się wiązać z wydatkiem większym niż kilkanaście tysięcy złotych. Rentowność tej inwestycji można oszacować, pytając pracowników, jak wpłynęła na ich produktywność w pracy.

Z badań firmy Steelcase wynika, że ponad 70% wiedzy zdobywa się w miejscu pracy w sytuacjach nieformalnych (tzn. NIE w trakcie szkoleń), prawie 80% innowacji w firmach jest wynikiem dobrej komunikacji pracowników oraz że można skutecznie reorganizować pracę ludzi w biurze, odpowiednio aranżując oświetlenie, zieleń i elementy artystyczne. Z badań wiadomo także, że:

  • tylko 36% badanych organizacji dysponuje przestrzenią do wymiany pomysłów w biurze;


  • chociaż 99% ankietowanych zgadza się, że informacja jest ważna do wykonywania ich pracy, tylko 36% twierdzi, że ma dostęp do informacji;


  • 23% osób ma zastrzeżenia do stanowiska pracy i uważa, że nie sprzyja ono myśleniu w pracy.


Typologia pracowników

Znamy pojęcie segmentacji rynku. Marketing wewnętrzny stosowany przez działy HRM wprowadził koncepcję segmentacji na obszar pracowniczy. Jeśli chodzi o preferencje dotyczące miejsca pracy, ludzie różnią się od siebie. W firmie myślącej poważnie o zwiększeniu produktywności pracowników wiedzy należy stworzyć typologię pracowników ze względu na rodzaj ruchów i sposób przemieszczania się w biurze. Niektórzy pracownicy wolą mieć wszystkie dokumenty rozłożone na płaskich powierzchniach. Inni chowają wszystko do szuflady. Niektórzy chcą mieć możliwość natychmiastowego kontaktu wzrokowego i głosowego z pracownikami, a inni wolą prywatność. Jeżeli zastanowimy się nad obecną świadomością kwestii rozplanowania biura wśród kadry zarządczej z potencjalnym wpływem na produktywność pracy, okaże się, że możliwości są tutaj ogromne.

Od mebli do zarządzania wiedzą

W nowoczesnych firmach opartych na wiedzy - paradoksalnie - zapomina się o znaczeniu czynników materialnych. Autostrada do sukcesu w zarządzaniu wiedzą prowadzi przez siedzibę mózgu każdego pracownika wiedzy, czyli przez jego ciało. Amerykański producent mebli biurowych Steelcase postanowił w ramach swojej strategii marketingowej, że nie będzie sprzedawać wyłącznie mebli, lecz także wiedzę, jak organizować fizyczną przestrzeń do pracy. Wyróżniono cztery podstawowe rodzaje przestrzeni do nauczania ze względu na stopień współpracy z nauczycielem (sale wykładowe dają niski stopień współpracy) oraz stopień współpracy miedzy uczniami (małe stoliki rozrzucone po sali są przykładem organizacji przestrzeni, gdzie uczniowie mogą wspólnie się uczyć).

Firma Steelcase analizuje także inne aspekty pracy ludzi, np. przeprowadziła badanie dotyczące znaczenia przerwy na lunch w życiu pracowników; okazało się, że w roku 2005 pracownicy spędzali 14% mniej czasu na przerwie na lunch (31 minut w porównaniu do 36 minut w roku 1996). Powodem jest chęć szybszego opuszczenia miejsca pracy - presja czasu w miejscu pracy. Tylko 3% badanych skraca czas lunchu, aby zrobić wrażenie na szefie.

Meble biurowe i inne fizyczne atrybuty miejsca pracy zmuszają ludzi do interakcji, stymulują umysł do kreatywnego działania, uspokajają itd. Chociaż nikt nie wątpi w przewagę "dobrze zaprojektowanego" biura, to niewielu pracodawców podchodzi do problemu w sposób kompleksowy. A szkoda, bo dobrze zaprojektowane biuro kosztuje w sumie mniej lub tyle samo co biuro źle zaprojektowane.

Inteligentne zarządzanie przestrzenią biurową powinno brać pod uwagę również negatywne skutki złego rozplanowania biura. Chodzi o straty w produktywności pracowników spowodowane nieplanowanym odrywaniem ich od pracy bądź dekoncentrowaniem. Jeśli biurko jest położone w pobliżu wejścia do biura, to z natury rzeczy trzeba się liczyć z utratą produktywności pracownika.

Dobrze zaprojektowana przestrzeń powinna służyć następującym celom:

  1. Być atrakcyjnym miejscem pracy.


  2. Przyciągać uwagę klientów, będąc częścią strategii budowy wizerunku firmy.


  3. Ułatwiać dzielenie się wiedzą.


  4. Sprzyjać budowie zaufania wśród pracowników.


  5. Stymulować kreatywność.


  6. Umożliwiać koncentrację na pracy.


  7. Ułatwiać przemieszczanie się po biurze.


  8. Skracać czas wykonywania procesów biznesowych.


  9. Budować poczucie przynależności i lojalności wśród pracowników.


  10. Szanować prywatność i indywidualność pracowników.


Biuro samo w sobie jest kompromisem: pracownicy decydują się, że 1/3 lub więcej swojego czasu będą spędzać w tym, a nie w innym miejscu. W samym biurze ścierają się przeciwstawne koncepcje dotyczące projektowania przestrzeni. Oto najważniejsze dylematy:

Przestrzeń zamknięta czy otwarta?

Przestrzeń otwarta ułatwia komunikację, a zamknięta sprzyja koncentracji i poczuciu prywatności. Oba rozwiązania na swój sposób sprzyjają kreatywności. Największą prywatność dają zamknięte gabinety, a najmniejszą biura typu open space. Niektóre firmy znalazły kompromis: British Airways, Ford i Boeing tworzą w biurach "główne arterie", nieformalne "kąciki spotkań", szerokie hole w pobliżu ciągów komunikacyjnych, kuchnie lub bary kawowe oraz specjalne pomieszczenia zaprojektowane do pracy zespołowej (np. Steelcase).

Jedno miejsce czy swoboda wyboru?

Niektórzy pracodawcy decydują się na zwielokrotnienie przestrzeni biurowej w stosunku do rzeczywistej liczby pracowników tak, aby mogli oni każdego dnia wybrać sobie miejsce, w którym chcą pracować. Istnieje tam zarówno przestrzeń otwarta, jak i miejsca gwarantujące poczucie prywatności. Firmy, takie jak Accenture, Fidelity i Compaq, wprowadzają koncepcję activity-based planning approach, która daje pracownikom dostęp do małych, zacisznych biur ("jaskiń") zbudowanych wokół "przestrzeni publicznej". Firma Merrill Lynch, wspiera swoich ekspertów, pozwalając im pracować od jednego do pięciu dni w tygodniu, komunikując się za pomocą Internetu. Sun Microsystems zbudował technologię, która pozwala ludziom pracować w każdym miejscu na świecie o każdej porze. Jednak zbytnie poleganie na technologii informatycznej w komunikacji z pracownikami także zmniejsza produktywność. Każdy wirtualny zespół powinien mieć możliwość odbywania okresowych spotkań.

Biuro statyczne czy dynamiczne?

Wiele firm eksperymentuje z możliwością rearanżacji wnętrz. W firmach Oxygen Media i SEI Investments meble można przemieszczać wraz z komputerami, a w Monsanto zbudowano nawet namiot mieszczący 45-osobowy zespół.