Każdy wierzyciel któregoś dnia musi podjąć decyzję o windykowaniu swoich należności. Skąd wiadomo, że ten czas już nadszedł? Fachowcy zgodnie twierdzą: każdy moment jest odpowiedni. Liczy się przede wszystkim szybkość reakcji.

W relacjach B2B nie da się wyeliminować ryzyka przekroczenia terminu zapłaty. Najistotniejszym elementem ochrony pieniędzy jest czas. Dlaczego? Działania windykacyjne podejmowane szybko (30 - 60 dni) po terminie płatności są obciążone niższymi kosztami. "Czas, kiedy należy przekazać sprawy do windykacji, powinien wynikać z opracowanych procedur postępowania z transakcjami o odroczonym terminie płatności. Kontrolowanie swoich kontrahentów i szybka reakcja na brak płatności stanowią najlepsze zabezpieczenie pieniędzy przedsiębiorstwa. Wiadomo, że w procesie upadku firmy tylko pierwsi wierzyciele mają szanse na zaspokojenie roszczeń w całości, dla reszty przeważnie nie starcza" - mówi Wojciech Andrzejewski, prezes PRESCO. Niestety, wiele przedsiębiorstw z przekazaniem spraw do windykacji zwleka zbyt długo.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

Utrzymać relacje biznesowe

Na rynku działa wiele przedsiębiorstw, które świadczą usługi w tych samych segmentach. Powstające w ich portfelach wierzytelności często mogą być podobne pod względem wielkości zadłużenia czy charakteru zobowiązania. Istnieje jednak różnica pomiędzy wierzytelnościami dużych oraz średnich i małych podmiotów. "Często dwie na pozór podobne wierzytelności, z których jedna pochodzi z dużej firmy a druga z mniejszego podmiotu, różnią się istotnie - stwierdza Urszula Okarma, dyrektor Pionu Relacji z Klientami, KRUK SA. Zazwyczaj korporacje posiadają wypracowane know-how, które obejmuje wszystkie obszary działalności, w tym również sferę windykacyjną. W dużych przedsiębiorstwach najczęściej funkcjonują i posiadają proceduralny opis strategie windykacyjne, co pozwala tym podmiotom na prowadzenie procesu windykacji w sposób uporządkowany i systematyczny. "W przypadku bieżącej współpracy z dłużnikiem, który jest klientem bądź przestał już nim być, najważniejsze staje się utrzymanie właściwych relacji wierzyciel - dłużnik, prowadzących do jak najszybszej i możliwie jak najmniej kłopotliwej spłaty" - mówi Krzysztof Matela, prezes EGB Investments.

Zdążyć przed przedawnieniem...

Najskuteczniejszą i najprostszą receptą na zlikwidowanie zatorów płatniczych w sektorze B2B jest... zapobieganie im. Dla małej lub średniej firmy jedna bądź dwie nieuregulowane faktury są czasem równoznaczne z jej dalszym być albo nie być.

Jak więc zapobiegać? "Polega to na sprawdzeniu wiarygodności kontrahenta oraz standingu branży, w której działa" - mówi Krzysztof Borusowski, prezes firmy windykacyjnej Best z Gdyni. Ważne jest prawidłowe zabezpieczenie należności poprzez uzyskanie od kontrahenta odpowiednich zabezpieczeń oraz wynegocjowanie stosownych klauzul umownych. "Windykacja to nie tylko dochodzenie roszczeń już wymagalnych, ale także prewencja, na przykład audyt istniejących kontraktów, monitorowanie poziomu kredytu kupieckiego dla poszczególnych klientów itp." - stwierdza Wojciech Hetmaniuk, prezes firmy Raport.

Zdarza się jednak, że pomimo wnikliwej analizy przedsiębiorcy, prawidłowo skonstruowanej umowy czy skutecznie ustanowionych zabezpieczeń należność staje się zagrożona. Dlatego ważna jest również umiejętność odbierania sygnałów o zbliżającym się zagrożeniu niewypłacalności kontrahenta. Istotnym problemem jest przedawnienie roszczeń. "Zbliżający się termin przedawnienia stanowi największe ryzyko dla powodzenia skutecznej windykacji w przyszłości. W polskim systemie prawnym termin przedawnienia zależy od rodzaju zobowiązania i może wynosić od 6 miesięcy do nawet 10 lat" - mówi Krzysztof Borusowski.

Zlecenie windykacji powinno mieć miejsce najwcześniej po wyczerpaniu możliwości polubownego rozwiązania problemu zadłużenia przez przedsiębiorcę. "Ten sposób załatwiania sporów z dłużnikami minimalizuje koszty. Jednakże zlecenie windykacji nie powinno być obarczone zbyt dużą zwłoką, z uwagi na możliwość zaprzestania działalności nierzetelnego kontahenta, a często nawet ogłoszenia jego upadłości. W każdym przypadku zlecenie windykacji powinno nastąpić przed upływem terminu przedawnienia" - dodaje Krzysztof Borusowski.

Długi bez jakości

Większość wierzytelności sektora B2B jest objęta faktoringiem lub ubezpieczeniem. Przedsiębiorcy zdają sobie sprawę, jak ważne są tego typu działania. Jednak nie wszyscy. To właśnie ich wierzytelności najczęściej trafiają do firm windykacyjnych. "Odsetek zadłużeń pozostających w gestii firm windykacyjnych to wierzytelności, które nie zostały objęte faktoringiem lub ubezpieczeniem ze względu na zbyt wysokie ryzyko czy wierzytelności pochodzące z regresów" - wyjaśnia Paweł Trybuchowski, dyrektor Działu Operacyjnego Intrum Justitia. Niekiedy także powodem nieubezpieczania należności czy faktorowania ich są koszty - zdaniem wierzyciela zbyt wysokie. "Jakość spraw korporacyjnych otrzymywanych przez firmy windykacyjne jest niska, dlatego też istotnymi czynnikami sukcesu są szybkość reakcji i konsekwencja" - dodaje Trybuchowski. "Zobowiązania starsze najczęściej przekazywane są do obsługi firmie windykacyjnej" - potwierdza Urszula Okarma. W przypadku należności, które powinny trafić do windykatorów o wiele wcześniej, niż w praktyce czynią to niektóre przedsiębiorstwa, owa konsekwencja działań ma istotne znaczenie. To właściwie gwarancja, że firma odzyska swoje pieniądze od klienta. Nieprzestrzeganie złotej zasady "im szybciej, tym lepiej" naraża przedsiębiorstwa na znaczne koszty - stawki windykatorów rosną przecież w zależności od wieku wierzytelności. "Główne przyczyny stanowią wzrastający z upływem czasu poziom trudności windykacji oraz koszty wyegzekwowania należności" - wyjaśnia Urszula Okarma.