Efektywny portfel

W firmach zorientowanych na projekty jednym z najpoważniejszych problemów jest zwykle nadmiar podjętych inicjatyw w stosunku do możliwości.

W firmach zorientowanych na projekty jednym z najpoważniejszych problemów jest zwykle nadmiar podjętych inicjatyw w stosunku do możliwości.

Termin zarządzanie portfelem po raz pierwszy został użyty w 1950 r. przez noblistę Harry'ego Markowitza, który opracował klasyczny model zarządzania ryzykiem w ramach portfolio aktywów. Zauważył on, że można zdywersyfikować ryzyko, zarządzając całościowo akcjami i obligacjami. Model został później wykorzystany w zarządzaniu portfelem projektów.

Zobacz również:



Nadmiar projektów

Największe i najpopularniejsze problemy z portfelami projektów to: zbyt wiele aktywnych projektów; złe projekty, które nie przyniosą wartości firmie; projekty niezwiązane z celami strategicznymi oraz niezrównoważony portfel. Ten ostatni problem może oznaczać zbyt duże nakłady po stronie dostaw i za małe po stronie rynku, zbyt duży nacisk na rozwój bez dostatecznego nacisku na badania itd.

Wiele projektów ma niezdefiniowany lub niejasny zwrot z inwestycji. Sporo firm posiada projekty, które nie zostały usankcjonowane przez kierownictwo. Często projektów jest tyle, że nie daje się nimi płynnie zarządzać. Poszczególne inicjatywy muszą konkurować między sobą o uzyskanie potrzebnych zasobów, co powoduje opóźnienia i nierealizowanie założeń strategicznych firmy.

Oszczędności

Zarządzanie portfelem projektów daje pewność, że wszystkie projekty są zgodne z zamierzeniami organizacji. Jerald I. Kendall i Steven C. Rollins wyliczają, że jeśli w roku fiskalnym wartość projektu wynosi 50 mln USD, ciągłe monitorowanie możliwości przyspieszenia działania i ewentualnych zagrożeń powinno przynieść ok. 10% oszczędności. Ponadto, dzięki dokładnemu wglądowi i centralnemu zarządzaniu portfelem projektów można zyskać 10% oszczędności na przejrzystości projektów, 6% dzięki redukcji ogólnych wydatków w całym portfelu, 5% dzięki wczesnej rezygnacji z nieudanych projektów.

Menedżerowie mogą grupować kilka inicjatyw w jednym portfelu, który odpowiada segmentowi działalności, produktowi czy linii produktów. Te wysiłki mają służyć szerszemu celowi - wsparciu całej strategii biznesowej firmy. Kierownicy muszą nieustannie wybierać między konkurującymi inicjatywami, zarządzać inwestycjami w projekty, decydować, które zasługują na kontynuację.

Nowe struktury

Wdrożenie praktyk zarządzania portfelem projektów to transformacja, która zwykle wymaga rozwinięcia nowych umiejętności, zdefiniowania i wypełnienia nowych zasad do identyfikowania portfeli. Wymaga również stworzenia struktury, która dostarczy planowania, kontynuowania obranego kierunku, wglądu i kontroli wszystkich projektów. Tu właśnie potrzebne jest zarządzanie projektami.

W tym celu trzeba zdefiniować strategię biznesową firmy, określić i skonstruować strukturę portfela. Dobra struktura zarządzania pozwala na analizowanie zarówno typów pracy, jak i planowanie oraz doglądanie działań. Definiuje role zbiorowe i indywidualne i łączy je ze strukturą zarządzania. Kadra kierownicza może w każdej chwili mieć wgląd w całe portfele, odpowiednio przydzielać zasoby i dostosowywać projekty, aby przynosiły jak najwyższe zwroty, korzystać z raportów, które obejmują cele projektów, koszty, agendy, osiągnięcia, zasoby, ryzyko i inne czynniki.

IT ułatwia

Zarządzanie portfelem projektów wymaga wielu szczegółowych informacji. Coraz więcej dostawców oprogramowania oferuje rozwiązania IT upraszczające budowanie portfela projektów i pozwalające na sprawne zarządzanie nimi z poziomu centralnego i szczegółowego oraz wgląd na wszystkich etapach. Dają także możliwość łatwego zarządzania przepływami finansów i zasobów.

Dawniej projekty były akceptowane i później zarządzane niezależnie. Były oceniane jako całość na poziomie zarządu, dopiero gdy trzeba było sporządzić roczne raporty. Jednak rynki stale ewoluują i firmy w coraz większym stopniu potrzebują ogólnego spojrzenia, aby móc doglądać projektów w czasie rzeczywistym i mieć pewność, że wszystkie przedsięwzięcia współpracują ze sobą zgodnie z wyznaczonymi przez firmę celami.