Pierwsze kroki nowicjusza

Czy trudno jest być nowym dyrektorem finansowym w firmie? Od czego zacząć pracę? Jak poradzić sobie z natłokiem informacji? Jak uniknąć błedów? oto rady doświadczonych kolegów.

Czy trudno jest być nowym dyrektorem finansowym w firmie? Od czego zacząć pracę? Jak poradzić sobie z natłokiem informacji? Jak uniknąć błedów? oto rady doświadczonych kolegów.

Początki zawsze są trudne, a dla dyrektora finansowego szczególnie, bo od pierwszych dni musi on sprawnie zarządzać swoim działem. Zmiana na tym stanowisku nie może wywołać przestoju w działaniu zaplecza finansowego organizacji. Dlatego ktoś, kto obejmuje tę funkcję, musi się do niej dobrze przygotować. "Od dyrektora finansowego oczekuje się więcej niż od zwykłego specjalisty, który przeważnie ma nad sobą kogoś, kto jest w stanie poprowadzić go na początku" - mówi Edyta Piekarska, menedżer w Randstad Financial Staffing, jednostce zajmującej się doradztwem personalnym w obszarze finansów i księgowości. "Dyrektor finansowy ma nad sobą jedynie zarząd, czasami może mu pomóc ktoś z działu finansowego centrali firmy, ale to nie jest regułą. Dlatego ważne jest, by przed rozpoczęciem pracy dyrektor finansowy jak najwięcej wiedział, czego się od niego oczekuje. Jak zarząd czy właściciel firmy widzi jego rolę w organizacji, jakie są jego najważniejsze zadania, jaka była przeszłość organizacji i działu finansowego, którym ma kierować? Ważne jest także, aby dokładnie poznać przyczyny odejścia poprzednika i ewentualnie dlaczego nie udało mu się odnieść sukcesu na tym stanowisku".

Zobacz również:



Nie tylko wskaźniki

Zdaniem Igora Kowalskiego, dyrektora finansowego IFS CEE, nowicjusz na tym stanowisku powinien zacząć pracę od dokładnej analizy stanu, jaki zastał, i nie chodzi tylko o rachunek wyników, wskaźniki czy inne zagadnienia finansowe. Równie ważne jest zapoznanie się z tym, jak działają inne działy i jakie są zależności w firmie. "W wielu jednostkach gospodarczych finanse są tylko jednym z fragmentów działalności spółki. I choć ważne, nie są pępkiem świata" - podkreśla.

Mariusz Olszanka, dyrektor finansowy grupy SPF i Net Premium, uważa, że bardzo dużo zależy od doświadczenia zawodowego nowego dyrektora finansowego. Jeśli przychodzi z konkurencji, z tej samej branży, jest w stanie szybko zorientować się w działaniu nowej firmy. Jeśli natomiast jest to dla niego całkiem nowa branża, ma więcej pracy, bo musi poznać jej specyfikę, dowiedzieć się, na jakie cele zorientowane jest przedsiębiorstwo, jakie są wymagania właścicieli i zarządu. "Przez pierwszy kwartał nowy dyrektor finansowy dostaje bardzo dużo informacji, często jest nimi wręcz przytłoczony, ma wiele zadań, mnóstwo pilnych bieżących rzeczy. Należy je poukładać i wyznaczyć priorytety" - tłumaczy Mariusz Olszanka. Radzi, aby najpierw przejrzeć umowy pod kątem przepływów finansowych, poznać marże, terminy rozliczeń, sprawdzić sprawy podatkowe, zbadać, czy nie ma zagrożeń. Firma nie może bowiem stracić płynności finansowej.

Zwolennikiem praktycznego działania, ale i rozmawiania ze współpracownikami jest Marcin Wower, dyrektor finansowy Mieszko SA. "Dyrektor finansowy musi rozumieć biznes, w którym pracuje. Mam tu na myśli samo przedsiębiorstwo, ale również jego otoczenie rynkowe. Procesy zachodzące w firmie najlepiej poznawać nie zza biurka, wczytując się godzinami w dokumenty, ale poprzez kontakty z ludźmi. Na początek więc proponowałbym spotkania i efektywne słuchanie. Ludzie są nieocenionym źródłem wiedzy o firmie, a zwłaszcza o jej problemach. O ile to możliwe, warto byłoby spotkać się z poprzednikiem. Zadać mu kilka prostych pytań, a uzyskane odpowiedzi zweryfikować w rozmowach z tymi, którzy pozostali w firmie". Jego zdaniem, najpierw trzeba postawić diagnozę sytuacji, a dopiero później opracować receptę. Dalszy ciąg zdarzeń jest już tylko kwestią ustalenia priorytetów. To zaś zależy od warsztatu pracy delikwenta, jego umiejętności delegowania zadań, organizacji pracy etc.

Po wstępnym zapoznaniu się z firmą dyrektor finansowy musi zmierzyć się z codziennymi obowiązkami zarządzania działem finansowym. "Warto ustalić, za co jest się odpowiedzialnym, później sprawdzić przepływy finansowe, systemy mierzenia najważniejszych wyników" - wylicza Mariusz Olszanka. "Dział finansowy świadczy dla przedsiębiorstwa usługę doradczą, oprócz kontroli przepływów, rozliczenia firmy z fiskusem, ZUS-em itp. Na podstawie informacji finansowej są podejmowane decyzje dotyczące bieżącej realizacji planu, poziomu inwestycji oraz strategiczne, takie jak przejęcia fuzje. Ważne jest poznanie sposobów zarządzania w firmie: przez cele czy przez wyniki, czy np. poprzez ROI. Później należy ustalić priorytety i zaproponować własny plan" - wylicza Mariusz Olszanka.

Budowanie relacji

Edyta Piekarska radzi nowym dyrektorom finansowym, by starali się poznać oczekiwania, jakie firma ma wobec nich, także w dłuższej perspektywie. "Na niektórych rzeczach trzeba się skupić od zaraz, inne rozpatrywać w perspektywie pół roku, roku". Jej zdaniem ważne jest też samo wprowadzenie nowego dyrektora do firmy. Najlepiej, by zrobił to dyrektor generalny. Dobrze, aby nowy dyrektor od razu poznał wszystkich członków swojego zespołu oraz kierowników liniowych, dyrektorów, którzy są na podobnym szczeblu w organizacji. Dobrze jest ustalić zasady współpracy i komunikacji z własnym zespołem i z innymi działami. Są to bardzo istotne zagadnienia, które zaniedbane na początku, mogą przynieść później wiele nieporozumień.

Wszyscy doświadczeni dyrektorzy finansowi również podkreślają znaczenie tak zwanego czynnika ludzkiego. "Nowa osoba na tak ważnym stanowisku postrzegana jest jako potencjalne zagrożenie w firmie, bo ma wpływ na budżety, na sposób wynagradzania" - twierdzi Mariusz Olszanka. "Nie należy więc negować tego, co zostało zrobione do tej pory. Trzeba rozsądzić, co jest ważne, co było robione właściwe, a co trzeba zmienić. Zawsze należy pracownikom wszystko wytłumaczyć, uzasadnić".

Edyta Piekarska zwraca uwagę na to, jak bardzo zwłaszcza nowemu dyrektorowi finansowemu potrzebne są umiejętności z dziedziny HR: "Im więcej spędza czasu ze swoim zespołem, tym szybciej pozna podwładnych, zobaczy, czym się zajmują i jakie mają problemy. Powinien starać się szybko zorientować, jakie obszary należy poprawić, czy są potrzebne na przykład szkolenia dla pracowników. Być może któryś z jego podwładnych marzył o funkcji dyrektora finansowego i teraz jest sfrustrowany, że stanowisko to powierzono menedżerowi spoza firmy. Nowy dyrektor finansowy powinien szybko poznać aspiracje swoich pracowników i drogi ich kariery".

Igor Kowalski kładzie nacisk na budowanie relacji z innymi działami: "Nowy dyrektor finansowy powinien pamiętać, że wszystkie działy w przedsiębiorstwie muszą tworzyć jedną, zintegrowaną całość. Obszar finansów jest bardzo ważny, ale zazwyczaj nie jest on główną działalnością przedsiębiorstwa. Dyrektor finansowy, który o tym zapomni, może znaleźć się w sytuacji, gdy finanse będą działać w oderwaniu od całej organizacji. Jednak choć finanse są działem służebnym, nie mogą być naginane wbrew określonym zasadom i normom, gdyż prowadzi to do patologii. Dlatego rolą dyrektora jest znalezienie złotego środka. Trzeba pamiętać, że dla ludzi spoza finansów słownictwo finansowe może być niezrozumiałe. Dyrektor finansowy musi starać się swój język dostosować do tego, jakim mówi szeregowy pracownik działu sprzedaży czy marketingu. W kontaktach zewnętrznych jest mu już zdecydowanie łatwiej, bo zwykle mówi takim samym językiem jak audytor czy przedstawiciel instytucji finansowej".

Ostrożnie ze zmianami

Mariusz Olszanka uważa, że dobrze jest na początku powstrzymać się od wprowadzania radykalnych zmian: "Przestrzegam przed wprowadzaniem zmian od razu po objęciu stanowiska dyrektora finansowego. Nagłe zmiany źle się kojarzą i mogą wpływać negatywnie na funkcjonowanie firmy. Należy unikać działania w stylu syndyka masy upadłościowej. Przystosowywanie się dyrektora finansowego do nowej pracy trwa od trzech do sześciu miesięcy. Po pierwszym kwartale można już mieć jakiś obraz sytuacji i wypracować swoją wizję. Przez pierwsze miesiące najlepiej dużo słuchać i niewiele robić. Trzeba uporządkować bieżącą działalność finansową, wyznaczyć priorytety, a później dopiero szukać sposobu, jak tworzyć wartość dla firmy. Ważne jest, aby dyrektor finansowy nie kojarzył się tylko z cięciem kosztów, z szukaniem oszczędności za wszelką cenę. Pracownikom wydawać się to może tylko przeszkodą, niedogodnością, nawet jeśli jest potrzebne i w przyszłości dobrze firmie posłuży".

Przed stereotypem finansisty, a raczej bezdusznego strażnika finansów, przestrzega także Igor Kowalski: "Na początek potrzebna będzie dobra komunikacja i jasne określenie celów, a potem konsekwencja we wprowadzaniu zmian. Niezbędne będzie też uzyskanie wsparcia ze strony zarządu spółki. Ale żeby te zadania wykonać jak należy, trzeba dobrze poukładać relacje ze wszystkimi. Musimy walczyć ze stereotypami, dbać o swój wizerunek i o wizerunek finansów wewnątrz organizacji. Musimy otworzyć się na ludzi, edukować ich, bo to oni na co dzień prowadzą procesy biznesowe mające wpływ na wynik finansowy, tak po stronie kosztów, jak i przychodów. Ja w tym celu uciekam się do różnych sposobów, czasem wyjściem jest opowiedzenie dowcipu z morałem. Warto mieć parę w zanadrzu, gdyż one na długo zapadają w pamięć".