W takich sferach, jak produkcja, dystrybucja czy finanse - rachunkowość zarządcza i sprawozdawcza - nie sposób wyobrazić sobie funkcjonowania nowoczesnej firmy bez korzystania z rozwiązań informatycznych. Podobne funkcje mogą pełnić systemy informatyczne w zakresie rozliczeń podatkowych.

Bardzo wiele działań, które prowadzą do określenia konsekwencji podatkowych danej transakcji, można przedstawić za pomocą algorytmów dających się wbudować w logikę systemu informatycznego. Wymaga to jedynie odpowiedniego zdefiniowania zakresu niezbędnych danych i informacji - przyjęcia określonych założeń logicznych oraz zdefiniowania formatów uzyskiwanych raportów.

Obserwacja praktyki gospodarczej prowadzi jednak do wniosku, że zdecydowana większość polskich przedsiębiorców nie przywiązuje wystarczającej wagi do roli, którą mogą pełnić systemy finansowo-księgowe przy wywiązywaniu się z obowiązków podatkowych. Powyższą tezę potwierdzają wyniki badania przeprowadzonego przez Ernst & Young w 2005 r., w którym zdecydowana większość polskich przedsiębiorstw przyznała, że wykorzystywany przez nie system informatyczny nie wspomaga skutecznego zarządzania ryzykiem podatkowym. W szczególności dokonując wyboru pomiędzy zarządzaniem wiedzą podatkową pracowników, procedurami wewnętrznymi oraz funkcjami podatkowymi systemów informatycznych, jedynie co dziesiąty ankietowany uznał funkcjonalność podatkową systemów informatycznych za najistotniejszy element w zarządzaniu ryzykiem podatkowym w przedsiębiorstwie. Dla większości firm jest to czynnik najmniej (62%) bądź średnio istotny (29%) w zarządzaniu tym ryzykiem.

Podatki w Excelu

Wyniki badań pokazują także, iż prawie 60% systemów informatycznych wykorzystywanych przez polskie firmy nie posiada funkcji umożliwiających kontrolę podejmowanych decyzji w zakresie podatkowych rozliczeń transakcji. W większości przypadków nie jest również możliwe sporządzenie deklaracji podatkowych wyłącznie w oparciu o raporty uzyskiwane z systemów informatycznych, co potwierdza 78% podatników podatku akcyzowego, ponad 76% ankietowanych podmiotów w zakresie CIT oraz ponad połowa podatników VAT.

Poszukując przyczyn takiego stanu rzeczy, można postawić kilka tez. Po pierwsze, podstawowym czynnikiem odpowiedzialnym za stosunkowo niewielkie wykorzystywanie systemów informatycznych w procesie zarządzania ryzykiem podatkowym jest brak świadomości w polskich firmach odnośnie możliwości współczesnych systemów informatycznych w zakresie rozliczeń podatkowych. Z tego względu, przy określaniu funkcjonalności wdrażanego systemu informatycznego, przedsiębiorcy nie wymagają od dostawców oprogramowania lub podmiotów wdrażających system, rozwiązań, które odpowiadałyby potrzebom ich spółek. W konsekwencji prowadzi to zwykle do wdrożenia standardowych funkcji, stanowiących najczęściej pochodną rozliczeń typowo księgowych, które zapewniają jedynie tzw. ogólną zgodność z przepisami podatkowymi, w niewielkim stopniu odpowiadającą specyfice danego przedsiębiorstwa. W dalszej kolejności należy wymienić takie czynniki, jak niewystarczające zaangażowanie osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe w proces przygotowania wdrożenia systemu czy też niedopracowanie polskich funkcji podatkowych w zagranicznych systemach finansowo-księgowych, które - z uwagi na przynależność polskich firm do grup międzynarodowych - są stosunkowo często przez nie wykorzystywane. Nie bez znaczenia mogą być również przyczyny zewnętrzne, niezależne od przedsiębiorców, takie jak np. korporacyjne zakazy ingerencji w posiadany system finansowo-księgowy.

Postępując w ten sposób, rodzimi przedsiębiorcy nie wykorzystują zatem w pełni możliwości, które oferują im systemy informatyczne. Sytuacja, w której rozliczenia podatkowe są w zdecydowanej większości prowadzone w arkuszu kalkulacyjnym lub ręcznie, pomimo wdrożenia systemu finansowo-księgowego kosztem tysięcy, a nieraz nawet milionów złotych, nie może być uznana za pożądaną. Współczesne systemy informatyczne, zwłaszcza tzw. zintegrowane systemy informatyczne klasy ERP, mogą wspierać proces rozliczeń podatkowych w podobnym zakresie jak w innych obszarach zarządzania przedsiębiorstwem. Wymaga to jedynie starannego dostosowania ich funkcjonalności podatkowej do potrzeb danej firmy. O tym, że jest to możliwe, przekonuje praktyka podatkowa państw zachodniej Europy, gdzie w znacznie większym stopniu niż w Polsce wykorzystuje się funkcjonalność podatkową systemów informatycznych przy dokonywaniu rozliczeń podatkowych.

Przed implementacją

Zarządzanie ryzykiem podatkowym przy wsparciu systemów informatycznych powinno zatem polegać na optymalnym z punktu widzenia działalności przedsiębiorstwa zdefiniowaniu algorytmów podatkowych systemów informatycznych. Właściwie skonfigurowany system informatyczny w zakresie podatków pozwala na zminimalizowanie ryzyka popełnienia błędu w czasie wykonywania operacji księgowych, na oszczędność czasu, redukcję kosztów oraz zwiększenie kontroli podejmowanych decyzji podatkowych. Powstaje tylko pytanie: jak tego dokonać? Odpowiedź na powyższe pytanie będzie uzależniona od etapu, na którym znajduje się informatyzacja firmy.

Najwłaściwszym momentem do zaprojektowania funkcjonalności podatkowej systemu informatycznego jest okres poprzedzający jego wdrożenie. Wykorzystywanie w praktyce funkcji podatkowych systemów informatycznych jest bowiem w znacznym stopniu uzależnione od właściwego zdefiniowania, już w fazie przygotowania specyfikacji wdrażanego systemu, wymogów, które powinien on spełniać w zakresie rozliczeń podatkowych. Z tego względu, przed wdrożeniem systemu konieczne jest określenie funkcji podatkowych, które, biorąc pod uwagę specyfikę przedsiębiorstwa, należy zautomatyzować. Wymaga to aktywnego udziału specjalistów podatkowych nie tylko w procesie wdrożenia, ale już w przygotowaniu specyfikacji funkcji podatkowych przed złożeniem zamówienia lub podpisaniem umowy z dostawcą systemu. Brak aktywności na tym etapie prowadzi najczęściej do wdrożenia standardowych opcji, a w konsekwencji - konieczności manualnej modyfikacji danych generowanych przez system informatyczny dla celów podatkowych.

W dalszej kolejności niezbędna jest asysta przy tworzeniu tych funkcji podatkowych oraz przy ich wdrożeniu. W tej fazie należy zwrócić uwagę nie tylko na strukturę danych wejściowych, ale również na format sprawozdań i raportów generowanych przez system. Odpowiednie zdefiniowanie tworzonych raportów może w znacznym zakresie uprościć przygotowywanie deklaracji podatkowych, minimalizując jednocześnie ryzyko popełnienia błędów. Proces ten powinien zostać zakończony testowaniem zaimplementowanego systemu pod kątem zgodności z prawem wdrożonych funkcji podatkowych oraz odpowiednim przeszkoleniem personelu.

Usprawnienia systemu

W przypadku natomiast, gdy system informatyczny został już wdrożony, należy dążyć do usprawnienia jego funkcjonalności podatkowej. Jest to szczególnie istotne w okresie stabilizacji systemu, gdy możliwość ingerencji w jego strukturę jest stosunkowo duża. W tym celu konieczne jest przeprowadzenie analizy systemu w celu stwierdzenia istniejących w nim braków lub nieprawidłowości. Na podstawie wyników tej analizy można określić te obszary rozliczeń podatkowych, które powinny podlegać automatyzacji.

Należy jednocześnie podkreślić, że działaniom dotyczącym usprawnienia funkcji podatkowych systemu informatycznego powinny towarzyszyć inne kroki w zakresie zarządzania ryzykiem podatkowym w przedsiębiorstwie. Ma to szczególne znaczenie w tych obszarach, gdzie, ze względu na złożony charakter transakcji, wymagający uczestnictwa "czynnika ludzkiego", wprowadzenie automatycznych procedur w systemie informatycznym byłoby utrudnione albo zbyt kosztowne. W takiej sytuacji należy dążyć do stworzenia procedur wewnętrznych wspomagających rozliczenia dokonywane przez system. Tego rodzaju działania powinny uzupełniać szkolenia pracowników, dostosowane do ich indywidualnych potrzeb oraz zakresu powierzonej im odpowiedzialności.

Dodatkowo należy zaznaczyć, że wdrożone systemy informatyczne, nawet o najbardziej zaawansowanych opcjach podatkowych, bez stałej modyfikacji pozwalającej sprostać zmieniającemu się otoczeniu prawnemu, nie dadzą pożądanych rezultatów w zakresie automatyzacji rozliczeń podatkowych. Bez względu na rodzaj systemu informatycznego, niezbędne jest zatem konsekwentne dostosowywanie go do zmieniającej się rzeczywistości.

Podsumowując, polskie przedsiębiorstwa nie odkryły jeszcze w pełni możliwości współczesnych systemów informatycznych w zakresie rozliczeń podatkowych. Pomimo ponoszonych znacznych kosztów wdrożeń tych systemów, nie osiągają zamierzonych rezultatów w obszarze zarządzania ryzykiem podatkowych. Niewątpliwie ten stan rzeczy powinien się zmienić, aby poprzez efektywne wykorzystywanie posiadanych lub wdrażanych systemów informatycznych zredukować koszty prowadzonej działalności oraz zminimalizować istniejące ryzyko podatkowe.

Autor jest menedżerem w zespole zarządzania ryzykiem podatkowym Ernst & Young.